7 fordeler med konsolidering av gamle arkiver

Å rydde opp i gamle papirarkiv kan være en skremmende utfordring. Det kan innebære arbeid med tusenvis, eller til og med titusenvis, av mapper som er spredt utover ulike steder. Dokumenter kan være lagret lokalt i egne arkivsentre, arkivrom, i ansattes skrivebord og i arkivskap. Dette danner et komplekst nettverk av dokumenter, noe som gjør det vanskelig å forstå hva du har og nesten umulig å ta informerte og forsvarlige beslutninger om hvert enkelt dokument.

Hvorfor hindrer spredte arkivdokumenter fremgangen din?

Selv om mange organisasjoner har prioritert å rydde opp i eldre arkiver, vedvarer problemet, og overoppbevaring er fortsatt en utfordring, spesielt når arkivet er spredt på ulike steder og lagret hos forskjellige leverandører. Denne fragmenteringen kan hemme oppryddingsprosjekter, hindre effektivitet, drive opp kostnader og øke risikoen for manglende etterlevelse. Det betyr at tid kastes bort på å finne frem feilplasserte, spredte eller utilgjengelige dokumenter, noe som har en direkte innvirkning på produktiviteten og forsinker kritisk beslutningstaking.

For å komme videre og støtte organisasjonens digitale initiativer, er det å adressere og fatte beslutninger om eldre papirarkiv ikke bare en mulighet, men en nødvendighet. Papirdokumentene må gjennomgås, sorteres, organiseres, digitaliseres for enkel tilgang, og til sist destrueres når kravene til etterlevelse er oppfylt.

7 store fordeler ved konsolidering av arkiver

Å konsolidere og rydde opp i papirarkivene er mer enn en effektivisering av arkivholdet: Det er snakk om å få en strategisk fordel. Slik kan konsolidering være til nytte for organisasjonen:

1. Bedre oversikt og kontroll: Konsolidering gir en sentralisert oversikt over hele arkivbeholdningen. Med forbedret oversikt får man bedre kontroll over informasjonen, noe som betyr at dokumenter kan finnes raskt og enkelt ved behov, og det blir enkelt å ta beslutninger om bevaring eller destruering.
2. Reduserte kostnader: For å redusere arkivkostnadene skal man kun ta vare på det som er nødvendig for å oppfylle kravene til etterlevelse. Dette begynner med at man kjenner til hva man har, og tar informerte og forsvarlige beslutninger om hva som må beholdes, hva som kan digitaliseres og hva som kan destrueres. Med riktig strategi for konsolidering og opprydding kan man lage en plan for disse strategiske beslutninger hvert år, og gjennomføre en bærekraftig kostnadsreduksjon.
3. Redusere risiko: Overoppbevaring av papirarkiv kan føre til mulige utfordringer med etterlevelse og i driften. Når alle dokumentene er samlet på ett sted, er det lettere å fatte beslutninger om hvordan de skal håndteres, og å oppfylle samsvarsforpliktelser.
4. Økt effektivitet: Et godt organisert arkiv gir tilgang til informasjon raskt og effektivt, noe som gir økt produktivitet.
5. Få fart på den digitale transformasjonen:Å eliminere papirdokumenter er et viktig skritt på den digitale transformasjonsreisen. Uten dette, forblir man avhengig av en praksis som har gått ut på dato.
6. Forberedelser for KI: Organisering og tilgjengeliggjøring av data er avgjørende for bruk av kunstig intelligens (KI). Når man rydder opp papirdokumentene dine, kan man fatte strategiske beslutninger om hva som skal digitaliseres. Dette bør være i et format som støtter avansert analyse.
7. Fokus på viktige initiativer: Ved å konsolidere og eliminere gamle, fysiske arkiver, frigjøres verdifull tid og ressurser som kan rettes mot å bevege organisasjonen fremover og oppnå målene man har satt seg.

Din partner for konsolidering og opprydding av gamle arkiver

Iron Mountain tilbyr en konsolidert og helhetlig metode for å hjelpe organisasjoner med å rydde opp i sine fysiske arkiver, uavhengig av sted. Med innovative løsninger som vår Smart Suite Solutions-portefølje og Clean Start, kan man få ryddet opp i arkivene én gang for alle.

Arkiver som oppbevares eksternt?
Konsolider arkivene med Iron Mountain og dra nytte av vår Smart Suite Solutions-portefølje for å rydde opp i arkivbeholdningen. Denne løsningspakken er spesielt utviklet for å hjelpe til med å ta informerte og forsvarlige beslutninger om hva du skal beholde, digitalisere eller destruere.

Arkiver som oppbevares lokalt?
Med Clean Start-prosessen vil en representant fra Iron Mountain vurdere arkivet på stedet og gi anbefalinger som sparer omkostninger, reduserer risiko og oppfyller samsvarsmål.

Etter hvert som organisasjoner ser mot fremtiden, er det avgjørende å rydde opp i og kvitte seg med papirbaserte dokumenter. Ved å samarbeide med eksperter som Iron Mountain, kan man rydde opp i de gamle papirarkivene, redusere kostnader og fokusere på det som virkelig er viktig – kjernemålene.

Er dere klare til å konsolidere og komme i gang med oppryddingsprosjektet?

Kontakt oss i dag for å få vite om hvordan vi kan være til hjelp.