Stø kurs mot digitalisering: 3 utfordringer knyttet til arkiver og informasjonshåndtering

Her er tre viktige utfordringer når du staker ut kursen mot en digital fremtid:

1. Gjør noe med papirarkivet

Det kan være flere grunner til at en bedrift ikke får ryddet opp i arkivene sine, alt fra lite ressurser eller dårlig oversikt til at selve oppryddingen vil være enormt stor og krevende. Manglende arkivkoder, ukjent innhold og et sammensurium av filer gjør prosessen enda vanskeligere, slik at både oppryddingen – og oversikten – blir satt på vent. Et arkiv som bare støver ned, gir uansett samme resultat: Du kan ikke ta trygge, forsvarlige beslutninger, og det blir også vanskelig å fokusere på andre viktige oppgaver. Du vil dessuten kunne pådra deg unødvendige kostnader og risikoer. Det å forstå hva du har, og ta smarte beslutninger om arkivforvaltning, er fortsatt en av de største utfordringene dagens informasjonsledere står overfor.

2. Ta beslutninger som forbedrer tilgjengeligheten og gir drivkraft til AI-motoren

Konseptet med et papirløst kontor har eksistert i flere tiår, men det er fortsatt mange bedrifter som ikke har innført det. Manglende strategi og lite ressurser forsinker ofte prosessen og virker demotiverende, noe som gjør en papirløs arbeidshverdag enda mer uoppnåelig. Løsningen er heller ikke å «digitalisere alt». Med et nyansert syn på digitalisering og fokus på tilgang, juridiske prosesser, AI og andre viktige faktorer, er det enklere å velge rett ut fra bedriftens budsjett og mål – slik at du ikke viderefører den dårlige oversikten fra papirarkivene til et digitalt format.

Som vi alle vet revolusjonerer AI raskt måten bedrifter driver virksomhet på. Effekten AI har på data og Information Governance påvirker hele tiden informasjonslandskapet. Bedrifter rundt om i verden bruker AI og avanserte analyseverktøy til å nyttiggjøre seg sine verdifulle data. Ved å velge strategisk hvilke dokumenter som skal digitaliseres, kan ansvarlige for bedriftens arkiver benytte seg av AI for å sikre større innsikt og mer nøyaktige resultater.

3. Rydd opp i digitale data

Bedrifter over hele verden sliter med eksponentiell datavekst, slik at det nå er enda mer data enn det var med papirarkiver. Mange av disse dataene – enten de er strukturerte eller ustrukturerte – er ofte overflødige, foreldede og trivielle/forbigående. Disse dataene opptar ikke bare verdifull lagringsplass, men hindrer også effektiv informasjonshåndtering, noe som fører til økte kostnader, sikkerhetssårbarheter og svekket beslutningstaking.

Det er viktig å gå systematisk til verks for å oppnå ryddige og brukbare data, der du blant annet klassifiserer dataene, sletter og arkiverer overflødige data, forstår dataforsyningskjeden og klargjør data for AI-bruk. Dette er noe du kan gjøre allerede når du rydder i papirarkivet. Et ryddig papirarkiv gir tross alt et ryddigere digitalt arkiv.

Arkivere, beskytte og forvalte: Grunnlaget for å lykkes

Veien til en optimalisert digital fremtid kan være nærmere enn du tror. Selv om det kan virke krevende, dukker det også opp nye muligheter når du får oversikt over arkivene og tar i bruk ny teknologi.

Iron Mountain er din samarbeidspartner når du skal arkivere, beskytte, forvalte og forvandle bedriftens viktigste verdier. Ta en titt på Iron Mountain's Smart Records Cleanup Suite og se hvordan vi kan hjelpe deg med å rydde i arkivet.