Hva er arkivering?

Arkivering er en viktig del av informasjonshåndteringen, og handler om systematisk bevaring, organisering og beskyttelse av data over lengre tid. Både fysiske dokumenter og digital informasjon bør organiseres i sikre arkiver slik at viktig informasjon er lett tilgjengelig ved behov, og samtidig lagres i henhold til gjeldende lover og regler. Arkivering handler altså ikke bare om administrasjon, men er også viktig for å oppfylle juridiske krav, beskytte virksomhetens historie og forbedre informasjonsflyten i hele organisasjonen.

Hvorfor er arkivering viktig?

Mange organisasjoner håndterer store mengder informasjon daglig, og uten en tydelig arkivstruktur kan dokumenter lett gå tapt eller bli vanskelig å finne. Velfungerende arkivforvaltning gjør det mulig å lagre informasjon på en effektiv måte, som sikrer både tilgjengelighet og sikkerhet. Arkivering er også viktig for å overholde ulike lover som GDPR, bokføringsloven og arkivloven, som regulerer hvor lenge ulike typer dokumenter skal lagres og hvordan de skal håndteres.

En gjennomtenkt arkiveringsstrategi kan dessuten bidra til økt effektivitet ved å redusere mengden unødvendig informasjon innad i organisasjonen, og sette klare retningslinjer for hva som skal lagres, digitaliseres eller destrueres.

Ulike typer arkivering

Arkivering kan skje på ulike måter avhengig av bedriftens behov og hvilken type informasjon som skal oppbevares. De to hovedmetodene er fysisk arkivering og digital arkivering.

• Fysisk arkivering innebærer at dokumenter blir oppbevart i papirformat, enten i bedriftens egne lokaler eller i sikre arkivanlegg som ofte leveres av en ekstern part. Fysisk arkivering er fortsatt vanlig i virksomheter som må ta vare på store mengder originaldokumenter, for eksempel juridiske avtaler eller pasientjournaler.
• Digital arkivering innebærer at dokumenter og data blir lagret elektronisk, ofte i et e-arkiv eller et skybasert system. Digital arkivering gjør det mulig å finne riktig informasjon raskt, samtidig som det reduserer behovet for fysisk lagringsplass.

For mange bedrifter er den beste løsningen en kombinasjon av fysisk og digital arkivering. Ved å skanne inn viktige dokumenter og lagre dem digitalt, kan man redusere papirhåndteringen, samtidig som visse originaldokumenter fremdeles kan bevares fysisk ved behov.

Hva innebærer effektiv arkivering?

For å lykkes med arkiveringen kreves en tydelig struktur og gjennomtenkte rutiner. For å utvikle en effektiv arkiveringsstrategi, bør man starte med noen grunnleggende trinn:

1. Kartlegging av informasjon – Identifiser hvilke dokumenter og filer som må arkiveres, både fysisk og digitalt.
2. Klassifisering – Del informasjonen i ulike kategorier avhengig av type, for eksempel regnskap, kontrakter, HR-dokumenter og juridiske dokumenter.
3. Lagring og sikkerhet – Sørg for at informasjonen blir lagret på en måte som beskytter den mot tap, uautorisert tilgang, ulykker og skader.
4. Etterlevelse og oppbevaringstid – Følg gjeldende lover og forskrifter for hvor lenge ulike dokumenter må oppbevares og når de kan destrueres.
5. Tilgjengelighet og søkbarhet – Sørg for at informasjonen er enkel å finne når den trengs, enten via digitale søkeverktøy eller godt organiserte fysiske arkiver.

Iron Mountain – eksperter på arkivering

Det kan være tidkrevende og komplisert å administrere arkivering på egen hånd, spesielt for bedrifter som håndterer store mengder informasjon eller må følge strenge regelverk. Iron Mountain tilbyr helhetsløsninger innen både fysisk og digital arkivering, noe som gjør det enkelt for bedrifter å håndtere dokumentene sine på en trygg og effektiv måte.

Vi kan hjelpe til med alt fra sikker lagring av fysiske dokumenter i våre moderne arkivanlegg til skanning og digital arkivering som optimerer informasjonshåndteringen. I tillegg tilbyr vi råd og støtte til lovoverholdelse, for å sikre at all arkivering blir utført i tråd med gjeldende regelverk.

Trenger dere hjelp med arkivering?

Enten dere ønsker å effektivisere den digitale arkiveringen eller finne en sikker løsning for fysiske dokumenter, kan Iron Mountain bistå. Kontakt oss i dag, så skreddersyr vi den beste arkiveringsløsningen for din bedrift!