7 korzyści wynikających z konsolidacji przechowywanych dokumentów

Porządkowanie papierowych dokumentów może stanowić poważne wyzwanie. Bardzo często zdarza się, że firmy mają do czynienia z tysiącami, a nawet dziesiątkami tysięcy dokumentów rozproszonych w różnych lokalizacjach. Dokumenty te mogą być przechowywane w siedzibie, biurze, w pomieszczeniach magazynowych, na biurkach pracowników czy w szafach. Takie podejście znacząco utrudnia kontrolę nad zasobami oraz niemal wyklucza możliwość podejmowania świadomych i w pełni uzasadnionych decyzji dotyczących każdego z nich.

Dlaczego rozproszone dokumenty stanowią istotną barierę dla działalności operacyjnej?

Mimo że wiele organizacji uznaje porządkowanie swojej dokumentacji za priorytet, problem ten nadal się utrzymuje, a przechowywanie dokumentów pozostaje poważnym wyzwaniem – zwłaszcza w przypadku, gdy zasoby archiwalne są rozproszone w wielu lokalizacjach lub przechowywane u różnych dostawców usług. Takie podejście istotnie utrudnia i ogranicza efektywność operacyjną, powoduje wzrost kosztów oraz zwiększa ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych, a w efekcie zgodności z obowiązującymi przepisami (compliance). Ponadto wymaga znacznej ilości czasu przeznaczonej na poszukiwanie zagubionych, rozproszonych lub niedostępnych dokumentów, co negatywnie wpływa na produktywność oraz spowalnia proces podejmowania strategicznych decyzji biznesowych.

Aby móc skutecznie realizować i wspierać cyfrowe inicjatywy Państwa organizacji, konieczne jest podjęcie racjonalnych działań związanych z dokumentacją papierową oraz podejmowanie uzasadnionych decyzji dotyczących tych zasobów. Dokumenty papierowe powinny zostać przejrzane, poddane selekcji, uporządkowane według ustalonych reguł oraz zdigitalizowane – jeśli istnieje taka potrzeba biznesowa w celu ułatwienia dostępu, a ostatecznie zniszczone zgodnie z obowiązującymi regulacjami.

7 korzyści wynikających z konsolidacji przechowywanych dokumentów

Konsolidacja oraz uporządkowanie papierowych zasobów to nie tylko usprawnienie zarządzania obiegiem dokumentów, ale przede wszystkim zdobycie przewagi konkurencyjnej na rynku. Poniżej przedstawiamy kilka argumentów dot. korzyści:

1. Zwiększenie kontroli i transparentności: Konsolidacja zapewnia scentralizowany nadzór nad wszystkimi dokumentami. Dzięki zwiększeniu transparentności możliwa jest skuteczna kontrola obiegu informacji, szybki i łatwy dostęp oraz usprawnienie procesu podejmowania decyzji.
2. Redukcja kosztów: Aby obniżyć koszty, należy przechowywać wyłącznie te dokumenty, które są niezbędne zgodnie z obowiązującymi przepisami (compliance). Proces ten zaczyna się od pełnej identyfikacji zasobów oraz podejmowania świadomych i uzasadnionych decyzji dotyczących dokumentów, które należy zachować, zdigitalizować lub zniszczyć. Dzięki odpowiedniej strategii porządkowania i konsolidacji można opracować coroczny plan działania, co pozwoli na trwałą redukcję kosztów.
3. Minimalizacja ryzyka: Przechowywanie dokumentów bez odpowiedniej strategii może prowadzić do potencjalnych problemów ze zgodnością oraz działalnością operacyjną. Gdy wszystkie dokumenty znajdują się w jednym miejscu, podejmowanie decyzji dotyczących ich dalszego zarządzania staje się łatwiejsze i pozwala skuteczniej realizować obowiązki związane z przestrzeganiem wymogów prawnych.
4. Zwiększenie efektywności: Dobrze zorganizowane zarządzanie obiegiem dokumentów umożliwia szybki i sprawny dostęp do informacji, co przekłada się na wzrost produktywności.
5. Przyspieszenie transformacji cyfrowej: Eliminacja papierowych dokumentów stanowi kluczowy etap na drodze do cyfrowej transformacji. Bez tego kroku organizacja nie jest w stanie rozwijać się na konkurencyjnym runku.
6. Gotowość na wdrożenie sztucznej inteligencji: Odpowiednie zarządzanie danymi i łatwość ich udostępnienia są kluczowe dla projektów związanych ze sztuczną inteligencją (AI). Porządkując dokumentację papierową, można podejmować strategiczne decyzje dotyczące tego, które zasoby należy zdigitalizować oraz w jakim formacie, aby wspierać zaawansowane analizy.
7. Skupienie na kluczowych inicjatywach: Konsolidacja i wyeliminowanie fizycznych zasobów, uwalnia cenny czas, który można przeznaczyć na rozwój organizacji i realizację jej strategiczny celów biznesowych.

Iron Mountain to zaufany Partner w przeprowadzeniu konsolidacji i porządkowaniu dokumentacji

Firma Iron Mountain oferuje zintegrowane i kompleksowe podejście wspierające organizacje w uporządkowaniu fizycznych dokumentów, niezależnie od miejsca ich przechowywania. Dzięki innowacyjnym rozwiązaniom m.in. Clean Start zwiększamy efektywność operacyjną naszych Klientów.

Dokumenty przechowywane poza siedzibą Twojej organizacji?
Skonsoliduj przechowywanie papierowych dokumentów z firmą Iron Mountain i skorzystaj z naszych rozwiązań, aby uporządkować swoje zasoby. Nasze usługi zostały opracowane z myślą o wspieraniu organizacji w podejmowaniu świadomych decyzji dotyczących tego, które dokumenty należy zachować, zdigitalizować lub zniszczyć.

Dokumenty przechowywane w Twojej organizacji?
W ramach programu Clean Start przedstawiciel firmy Iron Mountain dokona oceny dokumentacji przechowywanej w Twojej organizacji i przedstawi rekomendacje mające na celu obniżenie kosztów, ograniczenie ryzyka związanego z naruszeniem bezpieczeństwa danych oraz zalecenia zapewniające zgodności z obowiązującymi regulacjami.

W obliczu przyszłych wyzwań, rośnie znaczenie uporządkowania i ograniczenia papierowej dokumentacji. Współpraca z ekspertami Iron Mountain pozwala na skuteczne uporządkowanie dokumentacji, obniżenie kosztów oraz skoncentrowanie się na tym, co najważniejsze czyli realizacji kluczowych celów strategicznych.

Gotowi na konsolidację i uporządkowanie dokumentacji papierowej?

Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się, jak możemy pomóc.