Elektroniczna archiwizacja dokumentów. Jak wyglądają przepisy? Co należy wiedzieć?

Coraz częściej  archiwizacja dokumentów przenosi się do świata cyfrowego. Taki sposób zarządzania dokumentami pozwala zaoszczędzić miejsce i ułatwić pracownikom dostęp do dokumentacji z każdego miejsca na ziemi. Podobnie jak tradycyjna archiwizacja danych w firmie, elektroniczna również podlega odpowiednim przepisom. Zobacz, o czym musisz pamiętać, gdy chcesz zlecić elektroniczną archiwizację dokumentów Twojej firmy.

Archiwizacja dokumentów elektronicznych – co to jest i na czym polega?

W każdej firmie – niezależnie od wielkości – obowiązuje archiwizacja dokumentów, ponieważ muszą one być dostępne do wglądu dla różnych instytucji prawnych, np. Urzędu Skarbowego. Elektroniczna archiwizacja dokumentów to proces, który polega na przeniesieniu wszystkich dokumentów papierowych do archiwów cyfrowych tak, aby były one łatwo dostępne dla wyznaczonych pracowników. Do takich dokumentów wliczają się różnego rodzaju umowy, faktury, rachunki, które dokumentują współpracę między podmiotami.

Ile trwa elektroniczna archiwizacja dokumentów?

Czas trwania elektronicznej archiwizacji dokumentów zależy od ilości dokumentacji, stopnia jej uporządkowania oraz wybranego modelu digitalizacji. Proces ten trwa od kilku dni do kilku tygodni – wszystko bazuje na wielkości zasobów oraz poziomie automatyzacji działań.

Jeśli masz do czynienia z dużym archiwum historycznym w formie papierowej, konieczne będzie wcześniejsze przygotowanie dokumentów, czyli segregacja i czyszczenie. Niezbędne okazuje się także przystosowanie dokumentów do skanowania i ich opis metadanymi, co ma bezpośredni wpływ na efektywność wyszukiwania w przyszłości. Szczególnie czasochłonna jest digitalizacja materiałów niejednorodnych lub zniszczonych.

Przygotuj się na następujące etapy:

• wstępna analiza zasobu i ustalenie formatu docelowego;
• klasyfikacja dokumentów według typów i kategorii archiwalnych;
• skanowanie przy użyciu sprzętu o odpowiedniej rozdzielczości;
• indeksowanie i integracja z systemem zarządzania dokumentacją;
• testowe wdrożenie oraz walidacja poprawności danych.

Cały proces archiwizacji danych w firmie powinien być realizowany zgodnie z normami bezpieczeństwa i przepisami regulującymi elektroniczną archiwizację dokumentów.

Elektroniczna archiwizacja dokumentów – przepisy

1. Kodeks pracy – art. 94 pkt 9b
2. Ustawa z dnia 9 września 1994 r. o rachunkowości
3. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług

Ustawy zakładają, że:

• dokumenty przechowywane w sposób elektroniczny powinny być uporządkowane chronologicznie, aby w każdej chwili można było odnaleźć potrzebny dokument,
• digitalizacja archiwum powinna zostać przeprowadzona na trwałych i bezpiecznych nośnikach, a co za tym idzie – dostęp do nich powinien być ograniczony do zaufanych osób,
• firma, która decyduje się na elektroniczną archiwizację dokumentów, powinna także regularnie tworzyć kopie zapasowe dokumentów, aby w razie awarii nie utracić żadnych istotnych danych.

Pamiętaj też, że jeśli zmieniasz dokumentację swojej firmy z papierowej na elektroniczną, musi ona posiadać podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczną.

Sprawdź również: Kategoria archiwalna A/B/BC/BE – co oznacza?

Dlaczego warto zdecydować się na archiwizację dokumentacji elektronicznej?

Archiwizacja dokumentacji elektronicznej to obecnie standard w nowoczesnym zarządzaniu informacją, szczególnie przy dużych i zróżnicowanych zasobach danych. Przechodząc na cyfrowy model, zyskujesz większą kontrolę nad dostępem, bezpieczeństwem oraz jakością obiegu dokumentów.

Wdrożenie archiwizacji elektronicznej warto rozważyć z uwagi na:

• szybszy dostęp do danych – dokumenty są dostępne w ciągu kilku sekund, niezależnie od miejsca (jeśli masz odpowiednie uprawnienia i połączenie z systemem);
• redukcję fizycznych zasobów – oszczędzasz miejsce w biurze, eliminując konieczność przechowywania papierowych teczek (szczególnie istotne przy długoterminowej retencji danych);
• możliwość integracji z systemami ERP i DMS – dokumentacja może być automatycznie klasyfikowana, przetwarzana i udostępniana;
• większe bezpieczeństwo danych – dostęp ograniczony tylko do wybranych użytkowników, szyfrowanie oraz regularne kopie zapasowe (zapewniające ciągłość działania w razie awarii);
• łatwiejsze spełnianie wymogów prawnych – elektroniczna archiwizacja dokumentów wspiera zgodność z przepisami m.in. o rachunkowości, RODO i Kodeksie pracy (dzięki uporządkowanemu i kontrolowanemu środowisku);
• optymalizację kosztów operacyjnych – zmniejszasz wydatki związane z drukiem, przechowywaniem i zarządzaniem dokumentacją papierową (również w kontekście usług zewnętrznych);
• spójność i centralizacja danych – wszystkie informacje są gromadzone w jednej strukturze logicznej.

Archiwizacja elektroniczna – skorzystaj z pomocy fachowców

Iron Mountain może pomóc Twojej firmie zatroszczyć się o digitalizację archiwum. Zapewniamy bezpieczne i profesjonalne usługi, które możesz wykorzystać w wielu działach Twojej firmy. Poznaj nasze sposoby na elektroniczną archiwizację dokumentów i sprawdź, który z nich będzie najlepiej pasował do potrzeb Twojego przedsiębiorstwa.

Skanowanie i digitalizacja dokumentów

Dobrze wiemy, że praca z dokumentami w wersji elektronicznej jest znacznie poręczniejsza. Nie musisz wchodzić do archiwum i przerzucać wielu kartonów z lekko wyblakłymi kartkami. Dzięki naszej usłudze skanowania i digitalizacji dokumentów:

• szybko i bez problemu znajdziesz odpowiednie dokumenty i udostępnisz je wybranym pracownikom,
• jeśli dodatkowo wybierzesz usługę kancelarii (digital mailroom) i przekierujesz tradycyjną pocztę do naszych placówek, to my ją dla Ciebie zdigitalizujemy,
• scentralizujesz dostęp do wszystkich zasobów, dzięki czemu ich wykorzystanie będzie zdecydowanie uproszczone,
• uwolnisz przestrzeń z ogromnych ilości papierowych dokumentów.

Możesz mieć pewność, że informacje będą odpowiednio zaszyfrowane, a więc nikt niepowołany nie będzie miał do nich dostępu.

Polecana lektura: Na czym polega i co oznacza ekstrakcja danych?

eVault – zarządzanie zasobami cyfrowymi

Ta usługa pozwoli Ci na kompleksową obsługę zasobów cyfrowych Twojej firmy, a w tym ewidencję korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Zapewniamy skanowanie dokumentacji pracowniczej, finansowej, technicznej i wielu innych rodzajów. Na proces zarządzania dokumentami z eVault składa się kilka punktów:

• odbiór dokumentów papierowych z siedziby Klienta,
• porządkowanie i kategoryzowanie,
• skanowanie,
• skanowanie do wybranego formatu pliku,
• indeksowanie (poprzez opis obrazu dokumentu wskazanymi indeksami lub za pomocą kodów kreskowych),
• eksportowanie do systemów informatycznych,
• tworzenie kopii zapasowych.

System eVault usprawnia nawigację po wszelkiego rodzaju dokumentach elektronicznych. Możesz je w dowolnej chwili i wybranym przez siebie miejscu przeglądać, udostępniać, a także raportować. Jeśli jednak potrzebujesz formy papierowej dokumentu, zawsze możesz zlecić wyszukanie jej w naszych archiwach oraz dostawę we wskazane miejsce.

Archiwizacja dokumentacji elektronicznej zdecydowanie z Iron Mountain!

Elektroniczna archiwizacja dokumentów powinna być przede wszystkim bezpieczna i niezawodna. Warto zwrócić się po pomoc do wyspecjalizowanych podmiotów, które mają w tym obszarze znaczne doświadczenie. Powierz elektroniczną archiwizację dokumentów Twojej firmy Iron Mountain, korzystaj ze zdigitalizowanego archiwum dokumentów i zrób więcej miejsca w swoim biurze!