Modernizacja procesów i pozbycie się papieru w konsulacie

Rozwiązanie Iron Mountain Paperless Consulate to kompleksowy pakiet usług usprawniających procedury konsulatów, poprawiających obsługę klienta i zapewniający zgodność z przepisami.

Konsulaty zazwyczaj świadczą szereg usług związanych z rejestracją ludności dla obywateli mieszkających za granicą. Podobnie jak inne urzędy publiczne ambasady muszą radzić sobie ze starą dokumentacją, zazwyczaj sporządzaną ręcznie i przechowywaną w postaci fizycznej, która z upływem czasu spowodowała gwałtowny rozrost fizycznych archiwów i utrudniła wyszukiwanie informacji.

Niedawna pandemia wirusa COVID-19 wywarła ogromną presję na urzędy, ambasady i konsulaty, by zdalnie wydawać, odnawiać i weryfikować dokumenty obywateli.

Wyzwania

Duże archiwa fizyczne stwarzają problemy związane z ochroną prywatności i bezpieczeństwem ze względu na brak możliwości łatwego stosowania zasad przechowywania w czasie rzeczywistym w odniesieniu do dużych ilości ważnych dokumentów, co może narazić ambasady i konsulaty na potencjalne naruszenie danych, a przez to kary. Ponadto duża liczba wniosków o kopie akt, spraw i przesyłek oraz poleganie na ręcznej, osobistej obsłudze spowodowały długi czas oczekiwania, a w niektórych przypadkach przerwanie świadczenia usług.

Rozwiązanie

Pozbądź się papieru

Dzięki rozwiązaniom firmy Iron Mountain można wykorzystać inicjatywę Unii Europejskiej na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności do realizacji własnej strategii transformacji cyfrowej. Możemy zdigitalizować dużą ilość fizycznych dokumentów znajdujących się w archiwach i przechowywać je w cyfrowym repozytorium.

Konsolidacja nieruchomości

Trudno jest zarządzać polityką przechowywania danych w przypadku dokumentacji fizycznej. Możemy pomóc w ustaleniu, jakie dokumenty należy zachować, a jakie można bezpiecznie zniszczyć. Umożliwi to spełnienie wymagań prawnych i jednocześnie uwolni cenną przestrzeń.

Poprawa jakości usług dla obywateli

Dzięki naszym rygorystycznym procesom postępowania z dokumentami zawsze wiadomo, gdzie w danej chwili znajdują się zasoby fizyczne i cyfrowe, a informacje są dostępne w dowolnym miejscu i czasie. Pozwala to zwiększyć wydajność pracowników i zapewnić lepszą obsługę obywateli.

Korzyści

• Wykorzystanie inicjatywy na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności Unii Europejskiej (UE) w celu przyspieszenia transformacji cyfrowej.
• Spełnienie wytycznych UE dotyczących digitalizacji.
• Konsolidacja nieruchomości
• Poprawa obsługi i zadowolenia obywateli.
• Wdrożenie pełnego łańcucha nadzoru w całym procesie zarządzania informacją, dzięki czemu wszystkie działania są możliwe do skontrolowania i prześledzenia.
• Ochrona treści i zarządzanie nią z możliwością dostosowania się do przyszłych potrzeb.
• Poprawa dokładności zaświadczeń dla obywateli, w tym dokumentów pisanych odręcznie, a także przyspieszenie usług świadczonych przez ambasadę (np. wniosek o paszport, dokumentacja dotycząca podróży w nagłych wypadkach itp.).