Firma o rozproszonej strukturze – jak dbać o komunikację w takim przedsiębiorstwie?

Współczesne firmy działają w środowisku pełnym nieprzewidywalnych zagrożeń. Awarie technologiczne, cyberataki czy błędy ludzkie mogą w kilka minut zatrzymać istotne procesy biznesowe. Dlatego niezbędny jest plan ciągłości działania, który jasno określa sposób reagowania w sytuacjach awaryjnych. Taki dokument stanowi podstawę skutecznego zarządzania kryzysowego i chroni przed utratą danych, reputacji oraz zaufania Klientów.

Plan ciągłości działania – podstawa stabilności organizacji

Każda firma, niezależnie od branży, powinna posiadać plan ciągłości działania, który określa sposób reagowania w razie przestojów lub awarii. Dokument ten tworzy spójny system reagowania i odtwarzania procesów krytycznych. Ważne, aby nie ograniczał się jedynie do teorii – powinien być regularnie testowany i aktualizowany.

W artykule omawiającym zarządzanie ryzykiem w erze pracy hybrydowej zwracamy uwagę, że elastyczność organizacji zależy od tego, jak szybko potrafi ona przywrócić najważniejsze procesy po ich zakłóceniu. Plan ciągłości działania stanowi podstawę tej zdolności, zapewniając bezpieczeństwo operacyjne nawet w nieprzewidywalnych warunkach.

Elementy skutecznego planu ciągłości działania firmy

Dobry plan ciągłości działania firmy powinien obejmować analizę ryzyka, opracowanie scenariuszy awaryjnych i określenie ról w zespole kryzysowym. Konieczne jest też wskazanie priorytetów operacyjnych, dzięki którym przedsiębiorstwo może działać nawet w ograniczonych warunkach.

W ramach planu należy przeanalizować:

• potencjalne źródła zagrożeń – awarie infrastruktury, błędy ludzkie, cyberataki czy katastrofy naturalne;
• istotne procesy i zasoby – systemy informatyczne, dokumenty, dane Klientów oraz łańcuchy dostaw.

Jak wskazaliśmy w opracowaniu o przechowywaniu dokumentów księgowych, integralną częścią planu powinna być strategia przechowywania i ochrony dokumentacji, zarówno w formie papierowej, jak i cyfrowej.

Plan ciągłości działania IT i znaczenie infrastruktury technologicznej

Plan ciągłości działania IT obejmuje procedury odtworzenia systemów informatycznych, serwerów oraz baz danych po awarii. Wiele organizacji lekceważy ten aspekt, dopóki nie doświadczy utraty danych lub przerwy w dostępie do systemów.

Plan ciągłości działania systemu informatycznego powinien określać:

• sposób tworzenia i odtwarzania kopii zapasowych;
• zabezpieczenia przed cyberatakami i utratą danych;
• odpowiedzialność zespołów IT w sytuacjach awaryjnych.

W artykule opisującym rodzaje i przykłady ataków hackerskich przedstawiliśmy, jak różnorodne mogą być zagrożenia cyfrowe. Wdrożenie solidnego planu IT pozwala minimalizować ryzyko utraty ciągłości działania w wyniku cyberincydentu.

Plan zapewnienia ciągłości działania a zarządzanie ryzykiem

Plan zapewnienia ciągłości działania ma sens jedynie wtedy, gdy jest oparty na rzetelnej analizie ryzyka. Organizacja musi znać swoje słabe punkty – zarówno w strukturze technicznej, jak i w procesach ludzkich. Analiza ryzyka powinna być procesem ciągłym, dostosowywanym do zmian w otoczeniu i technologii.

W praktyce plan ten uwzględnia zagrożenia techniczne oraz błędy organizacyjne i prawne. Ważne jest także uwzględnienie wymagań regulacyjnych dotyczących bezpieczeństwa danych.

W opracowaniu poświęconym bezpieczeństwu danych w organizacji wyjaśniamy, jak skuteczne zarządzanie informacjami wzmacnia odporność operacyjną.

Skuteczny plan ciągłości działania a rola dokumentacji i danych

Dane to podstawowy zasób każdej organizacji, dlatego plan ciągłości działania firmy powinien jasno definiować sposób postępowania z dokumentacją w razie incydentu. Wiele firm nadal opiera się na papierowych archiwach, które w sytuacjach awaryjnych stają się trudne do odtworzenia.

Proces cyfryzacji, wsparty przez centralne repozytorium i bezpieczne przechowywanie danych, znacząco podnosi efektywność planu. Dzięki temu możliwe jest szybkie odtworzenie dokumentacji i zapewnienie jej dostępności dla Klientów oraz pracowników.

Skanowanie dokumentów i repozytorium – bezpieczna cyfryzacja zasobów

W Iron Mountain wspieramy organizacje za pomocą skanowania dokumentów i repozytorium  – usługi umożliwiającej np: digitalizację akt, umów i dokumentów operacyjnych. Cyfrowe repozytorium stanowi zabezpieczenie w razie utraty oryginałów papierowych.

Ze względu na centralizację dostępu do plików i wdrożenie odpowiednich poziomów uprawnień organizacja może działać efektywniej i bezpieczniej. W sytuacji awaryjnej cyfrowe dokumenty są dostępne natychmiast. To rozwiązanie wspiera realizację planu ciągłości działania na poziomie operacyjnym.

eVault – kompleksowe zarządzanie zasobami cyfrowymi

Usługa eVault – zarządzanie zasobami cyfrowymi to system umożliwiający ochronę i przywracanie danych w sposób zgodny z polityką bezpieczeństwa firmy. Dzięki zautomatyzowanym kopiom zapasowym i pełnej kontroli nad dostępem przedsiębiorstwo minimalizuje ryzyko utraty informacji.

Rozwiązanie wspiera plan ciągłości działania IT, gwarantując, że nawet w przypadku awarii sprzętu dane pozostają bezpieczne. eVault pozwala również na szybkie przywrócenie procesów biznesowych, co ma bezpośredni wpływ na stabilność operacyjną firmy.

InSight Intelligent Document Processing – automatyzacja w służbie bezpieczeństwa

Kolejnym narzędziem wspierającym odporność organizacji jest InSight Intelligent Document Processing. Rozwiązanie to automatyzuje przetwarzanie i kategoryzację dokumentów, eliminując błędy ludzkie oraz usprawniając przepływ informacji.

Za sprawą automatyzacji procesów firmy mogą utrzymać ciągłość działania nawet przy ograniczonych zasobach kadrowych. Systemy InSight, takie jak InSight Digital Experience Platform, zapewniają też łatwiejsze odzyskiwanie danych i pełną zgodność z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa informacji.

Plan ciągłości działania firmy w praktyce – jak możemy pomóc w Iron Mountain?

W Iron Mountain wspieramy przedsiębiorstwa w tworzeniu skutecznych strategii odporności operacyjnej. Oferujemy rozwiązania cyfrowe, a także usługi doradcze w zakresie zarządzania ładem informacyjnym. Pomagamy analizować procesy, definiować ryzyka i budować struktury zarządzania informacjami.

W konsekwencji Klienci zyskują pewność, że ich plan ciągłości działania opiera się na solidnych podstawach – zarówno technologicznych, jak i organizacyjnych.

Ciągłość działania firmy – klucz do zaufania i stabilności

Skuteczny plan nie tylko chroni dane i systemy, ale też buduje zaufanie wśród Klientów, partnerów i pracowników. Organizacje mające dobrze opracowany plan ciągłości działania systemu informatycznego zyskują przewagę konkurencyjną – mogą działać nieprzerwanie, nawet w warunkach kryzysowych.

Chcesz skorzystać ze wsparcia Iron Mountain? Skontaktuj się z nami pod numerem 801 800 802 lub wyślij wiadomość poprzez formularz kontaktowy.