Archiwum – wymagania techniczne i zasady, które firma musi spełnić.

Archiwum firmy jest kluczowym elementem zarządzania informacją i powinno spełniać określone wymagania techniczne oraz zasady. W tym artykule omówimy fundamentalne standardy i procedury, które każda organizacja powinna wdrożyć, aby zapewnić skuteczność, bezpieczeństwo i dostępność zgromadzonych danych.

Pomieszczenie archiwum – wymagania techniczne

Wymagania techniczne archiwum firmowego:

Warunki środowiskowe

Archiwum ulokuj w suchym i przewiewnym miejscu. Dzięki temu dokumenty nie będą wilgotne i nie spleśnieją.

Bezpieczeństwo

Zainstaluj systemy alarmowe oraz wprowadź kontrolę dostępu przed wejściem do archiwum (np. na odcisk palca). Zabezpiecz również materiały w zakresie działania czynników zewnętrznych (w tym pożaru, powodzi lub szkodników). Dopilnuj, aby archiwum miało odpowiednią powierzchnię i wyposażenie, ułatwiające przechowywanie poufnych materiałów. Dobrym rozwiązaniem będą dodatkowe regały, wytrzymałe segregatory oraz pojemniki.

Katalogowanie

Dokumenty powinny być odpowiednio posegregowane i skatalogowane (np. konkretnymi datami). Wówczas np: w razie kontroli skarbowej odnajdziesz je w ciągu kilku minut.

Kondycja materiałów

Regularnie kontroluj stan dokumentów. Materiały, które uległy zniszczeniu lub są narażone na zniszczenie, powinny być odpowiednio zabezpieczone (np. w usłudze chmurowej), ewentualnie odrestaurowane.

Prawo i polityka prywatności

Dostosuj archiwum do obowiązujących przepisów prawnych dotyczących przechowywania dokumentów oraz ochrony danych osobowych.

Pomieszczenie archiwum – wymagania ppoż

Wymagania przeciwpożarowe dla pomieszczeń archiwalnych są ściśle określone przepisami i mają na celu zapewnienie maksymalnej ochrony przechowywanych dokumentów. Jako osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo zadbaj o odpowiednie warunki konstrukcyjne, instalacyjne oraz organizacyjne. Pomieszczenie archiwum powinno znajdować się w wydzielonej strefie pożarowej, która spełnia określoną odporność ogniową ścian i stropów.

Zapamiętaj!

Zastosowanie materiałów nierozprzestrzeniających ognia oraz odpowiednio zaprojektowanego systemu sygnalizacji pożaru znacząco ogranicza ryzyko rozprzestrzenienia się ognia.

Zwróć szczególną uwagę na:

• zastosowanie drzwi o klasie odporności ogniowej EI 60 lub wyższej;
• zapewnienie systemu detekcji dymu, zgodnego z normą PN-EN 54;
• wydzielenie archiwum konstrukcją REI 120 lub lepszą;
• unikanie przechowywania materiałów łatwopalnych w bezpośrednim sąsiedztwie dokumentów;
• wyposażenie w gaśnice przewidziane dla pożarów grupy A;
• zastosowanie instalacji tryskaczowej lub gaszenia gazowego.

Ważnym aspektem jest także kontrola dostępu, eliminująca ryzyko przypadkowego naruszenia zasad bezpieczeństwa pożarowego.

Archiwum zakładowe – wymagania techniczne archiwum zakładowego i technicznego a zalety archiwizacji zewnętrznej Iron Mountain

Organizując archiwum zakładowe/firmowe rozważ możliwość korzystania z archiwizacji zewnętrznej.

Zdecydowanie się na tego typu rozwiązanie pozwala zmniejszyć potrzeby utrzymania własnego archiwum firmowego. Wiąże się to z licznymi oszczędnościami oraz gwarancją profesjonalnego zarządzania dokumentacją.

W Iron Mountain oferujemy usługi archiwizacji dokumentów, która obejmuje m.in.:

• przechowywanie,
• zarządzanie,
• zabezpieczanie dokumentacji.

Dzięki temu, możesz być pewien, że Twoje dokumenty są bezpieczne, a dostęp do nich jest szybki i wygodny.

Przetestuj: Usługi zewnętrznego przechowywania dokumentacji.

Usługa eVault

Usługa eVault to rozwiązanie umożliwiające przechowywanie danych elektronicznych w bezpieczny i kontrolowalny sposób. Specjaliści Iron Mountain dokładają wszelkich starań, aby Twoje dane były skrupulatnie chronione. Przeprowadzamy regularne backupy i aktualizujemy nasze systemy zgodnie z najnowszymi standardami rynkowymi.

eVault pozwala na efektywne zarządzanie powierzonymi zasobami cyfrowymi oraz papierowymi – wypróbuj już dziś!

Aplikacja eVault Record Management

Aplikacja eVault to krok w kierunku mobilnych użytkowników. Jest dostosowana do tabletów, smartfonów, umożliwiając szybki dostęp do przechowywanych materiałów, zarządzanie nimi, a także monitorowanie ich stanu i historii z dowolnego miejsca na świecie. To kompleksowe narzędzie do zarządzania danymi ułatwiające prace archiwizacyjne.

Odsłuchaj webinar dotyczący zarządzania dokumentami. Poznaj rozwiązania, o których nie wie Twoja konkurencja!

Zalety korzystania z usług Iron Mountain

Korzystanie z usług Iron Mountain to:

• bezpieczeństwo i ochrona danych – Iron Mountain gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa w zakresie przechowywanych danych i dokumentów;
• oszczędność czasu i kosztów– outsourcing pozwala zredukować koszty związane z przechowywaniem dokumentacji oraz zaoszczędzić czas pracowników;
• profesjonalizm i doświadczenie – korzystając z usług Iron Mountain, zyskujesz dostęp do wiedzy i doświadczenia specjalistów w dziedzinie zarządzania dokumentami.

Kliknij tutaj i sprawdź studium przypadku (case study). Dowiedz się, jak urząd miejski zdigitalizował procesy administracyjne. Iron Mountain uprościł cały proces obiegu informacji. Proces digitalizacji 11 tysięcy teczek uwolnił kilkaset metrów, które szefowie wykorzystali na nowe miejsca pracy. Nasi eksperci zmniejszyli również ryzyko zagubienia materiałów poprzez prawidłowe oznaczenia oraz zagwarantowali stały dostęp do niezbędnych dokumentów pracownikom zdalnym.

Jakie są ogólne wymagania techniczne dla pomieszczenia archiwum?

Pomieszczenie archiwum powinno zapewniać bezpieczne i stabilne warunki długoterminowego przechowywania dokumentacji, zarówno w formie papierowej, jak i cyfrowej. Musisz kierować się normami technicznymi oraz przepisami, które obejmują konstrukcję, środowisko wewnętrzne i zabezpieczenia instalacyjne.

Poniżej znajdziesz podstawowe wymagania techniczne, które musisz spełnić, projektując lub adaptując przestrzeń archiwalną:

• wydzielenie konstrukcyjne – archiwum powinno być zlokalizowane w oddzielnym pomieszczeniu, o ścianach i stropach o odporności ogniowej minimum REI 120 (co oznacza, że elementy muszą zachować nośność, szczelność i izolacyjność przez 120 minut);
• odpowiednia temperatura i wilgotność powietrza – warunki wewnętrzne należy utrzymywać na poziomie 16–20°C oraz 45–60% RH (dla dokumentów papierowych);
• brak instalacji wodno-kanalizacyjnych nad i w obrębie archiwum – ryzyko zalania dokumentów musi być całkowicie wyeliminowane (dotyczy to także przechodzących przez strop instalacji z pomieszczeń powyżej);
• zabezpieczenie przed promieniowaniem UV – światło dzienne i sztuczne nie może powodować degradacji dokumentów (np: zastosuj filtry UV lub oprawy bezemisyjne);
• system wentylacji mechanicznej lub klimatyzacji – wskazany do utrzymania stałych parametrów mikroklimatu (z uwzględnieniem filtracji powietrza);
• ochrona przed dostępem osób nieuprawnionych – drzwi do archiwum powinny być zamykane, najlepiej z kontrolą dostępu (np. kody, karty zbliżeniowe, systemy RFID);
• posadzka bezpyłowa i łatwa do czyszczenia – wskazana dla zachowania czystości mikrobiologicznej (preferowane są wykładziny antystatyczne i odporne na środki dezynfekujące);
• brak urządzeń generujących drgania i pole elektromagnetyczne – ważne szczególnie przy przechowywaniu nośników cyfrowych (zaleca się lokalizowanie archiwum z dala od transformatorów, serwerowni i wind).

Prowadzenie archiwum – podsumowanie

Pomieszczenie przeznaczone na archiwum musi spełniać szereg specjalistycznych wymagań, aby zapewnić maksymalne bezpieczeństwo i optymalne warunki przechowywania dokumentów oraz danych. Istotne są przede wszystkim:

• stabilność warunków środowiskowych (w tym kontrola temperatury i wilgotności);
• systemy przeciwpożarowe i zabezpieczenia antywłamaniowe;
• kontrola dostępu oraz monitorowanie (aby zminimalizować ryzyko nieautoryzowanego dostępu);
• optymalizacja przestrzeni;
• zarządzanie i indeksacja dokumentów (w kontekście efektywności operacyjnej).

Pamiętaj, aby szukać najnowocześniejszych rozwiązań i zamiast regularnie inwestować w poprawę wymagań technicznych archiwum, zdecyduj się na digitalizację i cyfryzację w archiwach zewnętrznych, które są bezpieczne, dostępne dla pracowników zdalnych oraz intuicyjne. Dzięki temu wygospodarujesz przestrzeń operacyjną, która pozwoli zatrudnić nowe osoby do pracy lub zaoszczędzisz dodatkowe fundusze pomocne w rozwoju Twojej firmy.

Sprawdź również: Jak podejść do archiwizacji dokumentów firmy?