Archiwizacja dokumentacji

Iron Mountain Polska to uznany lider w obszarze zarządzania informacją, archiwizacji oraz digitalizacji dokumentów.

Od wielu lat aktywnie wspieramy organizacje w zakresie przechowywania dokumentów, digitalizacji zasobów, automatyzacji procesów administracyjnych, ochrony danych oraz profesjonalnego zarządzania dokumentacją papierową i cyfrową. Naszym głównym celem jest wspieranie firm w spełnianiu wymogów dotyczących przechowywania dokumentacji zgodnie z przepisami Archiwum Państwowego.

Świadczymy profesjonalne usługi w zakresie kompleksowej organizacji procesu zarządzania archiwum, w tym także możliwość wynajmu wydzielonych przestrzeni magazynowych pełniących funkcję archiwum zakładowego, zgodnych z najwyższymi standardami branży.

Iron Mountain Polska posiada 13 centrów logistycznych, oferujących nowoczesne powierzchnie magazynowe przystosowane do bezpiecznego przechowywania dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami. Posiadamy także własną flotę kurierską.

Dodatkowo firma dysponuje jednym z największych Centrów Digitalizacji dokumentów w Europie, zlokalizowanym w Radomiu. W 2024 roku obiekt został wyróżniony prestiżowym tytułem Center of Digital Excellence.

Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji

Instytucje sektora publicznego są zobowiązane do przechowywania dokumentów przez okres wskazany w przepisach, a następnie do przekazania materiałów archiwalnych do właściwego Archiwum Państwowego lub przekazania pozostałej dokumentacji do brakowania. Kierownicy jednostek odpowiadają za ich odpowiednie zabezpieczenie, ewidencję i klasyfikację. Dokumentacja w składnicach akt podlega ochronie przed zniszczeniem, jest udostępniana i rejestrowana, a jej brakowanie nadzoruje Archiwum Państwowe. Materiały archiwalne muszą być przechowywane zgodnie z obowiązującymi standardami.

Koszt adaptacji, wyposażenia oraz obsługi przez podmiot publiczny własnego archiwum o pojemności około 1 000 metrów bieżących dokumentacji wynosi min. 200 000 zł jednorazowej inwestycji, która nie obejmuje kosztów związanych z comiesięcznym utrzymaniem tej przestrzeni. Alternatywą na optymalizację kosztów i minimalizację ryzyka jest wynajem specjalistycznej, w pełni zabezpieczonej powierzchni magazynowej, której miesięczny koszt wynosi ok. 2 500 zł.

Strefa zamknięta proponowana przez Iron Mountain jest zgodna z wymaganiami Archiwum Państwowego. Z powodzeniem przechodzimy cykliczne kontrole ze strony AP.

Profesjonalna archiwizacja i przechowywanie dokumentów

Jako Iron Mountain posiadamy nowoczesne, w pełni wydzielone strefy magazynowe zaprojektowane z myślą o bezpiecznym i zgodnym z przepisami przechowywaniu dokumentacji – zarówno archiwalnej, jak i niearchiwalnej oraz osobowo-płacowej.

Najwyższy standard zabezpieczeń

Nasze centra archiwizacyjne spełniają wszelkie wymagania określone przez obowiązujące przepisy prawa, w tym rozporządzenie Ministra Kultury z dn. 15 lutego 2005 roku. Wynajmowane pomieszczenia, pełniące funkcję składnicy akt lub archiwum zakładowego, są wydzielone niepalnymi ścianami oraz wyposażone w system kontroli dostępu, który pozwala na identyfikację i rejestrowanie osób wchodzących. Powierzchnia ta pozostaje do Państwa dyspozycji w dowolnie obranym modelu współpracy.