Analiza biznesowa – pierwszy krok ku optymalizacji procesów w organizacji

Analiza biznesowa to sposób myślenia o firmie w kategoriach efektywności, kosztów i wartości. W dobrze funkcjonujących organizacjach jest pierwszym krokiem w zakresie transformacji. Wymieniony proces nazywamy również punktem wyjścia do usprawnień opartych na rzeczywistych danych. Poprawnie przeprowadzona analiza biznesowa pozwala eliminować nieefektywne działania, zrozumieć potrzeby Klienta i lepiej wykorzystywać zasoby.

Analiza biznesowa – co to jest i kiedy warto ją przeprowadzić?

Analiza biznesowa to proces identyfikowania potrzeb marki i proponowania rozwiązań, które odpowiadają na te potrzeby. Obejmuje zarówno analizę stanu obecnego, jak i rekomendacje zmian. Może dotyczyć całej organizacji lub tylko wybranego działu.

Stosuje się ją w różnych momentach – przy wdrażaniu nowych systemów, reorganizacji, fuzjach, automatyzacji procesów czy redukcji kosztów. Największą wartość daje w momencie, gdy jest prowadzona regularnie i systematycznie.

Analiza biznesowa – jak przeprowadzić krok po kroku?

Proces ten obejmuje konkretne etapy.

1. Zdefiniowanie celów – na tym etapie określa się, co organizacja chce osiągnąć.
2. Zmapowanie procesów – identyfikacja i opis aktualnych działań operacyjnych.
3. Analiza danych – ocena efektywności, kosztów, zasobów i ryzyk.
4. Opracowanie rekomendacji – wskazanie konkretnych zmian i propozycji rozwiązań.
5. Wdrożenie i monitorowanie – implementacja i mierzenie rezultatów.

Każdy z wymienionych etapów wymaga zaangażowania zarówno analityków, jak i osób decyzyjnych. Priorytetowa jest też współpraca z działami IT i compliance, zwłaszcza gdy planowane są zmiany systemowe lub digitalizacja.

Digitalizacja a optymalizacja procesów

Digitalizacja pozwala uzyskać pełen obraz danych, szybciej analizować procesy i sprawniej zarządzać informacją. Firmy, które cyfrowo przetwarzają dane, zyskują na czasie, redukują koszty i minimalizują ryzyko błędów.

Digitalizacja wpisuje się w analizę biznesową, ponieważ:

• ułatwia dostęp do danych historycznych i bieżących;
• pozwala weryfikować efektywność działań niemal w czasie rzeczywistym;
• wspiera decyzje strategiczne dzięki wiarygodnym danym.

Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule na temat analizy biznesowej w IT.

Co zyskuje firma dzięki analizie biznesowej?

Zastosowanie analizy biznesowej wpływa na wiele obszarów działalności. Organizacje, które ją stosują, zyskują:

• wyższą efektywność operacyjną – dzięki identyfikacji niepotrzebnych procesów;
• większą przejrzystość działań – procesy są lepiej opisane i zrozumiałe;
• szybsze reagowanie na zmiany rynkowe – dzięki zwinności procesowej;
• lepsze dopasowanie rozwiązań IT do potrzeb użytkowników;
• mocniejszą pozycję konkurencyjną.

W dłuższej perspektywie przekłada się to na lepsze doświadczenie Klienta, a także na większą odporność organizacji na zmiany gospodarcze. W tym kontekście warto zajrzeć również do naszej publikacji o przewadze konkurencyjnej.

Iron Mountain InSight – zarządzanie informacją z jednej platformy

W ramach Iron Mountain InSight Content Management oferujemy platformę umożliwiającą centralne zarządzanie dokumentami i danymi. Łączy źródła cyfrowe i papierowe, udostępniając dane w uporządkowanej i łatwej do analizy formie.

Zapamiętaj!

Analiza procesów nie wymaga żmudnego przeszukiwania różnych repozytoriów, ponieważ wszystkie informacje znajdują się w jednym miejscu.

InSight Intelligent Document Processing – automatyzacja w służbie analizy

Rozwiązanie InSight Intelligent Document Processing wykorzystuje sztuczną inteligencję do automatycznego rozpoznawania, klasyfikowania i przetwarzania dokumentów. Dla firm oznacza to możliwość szybszego zbierania danych potrzebnych do analizy. Warto również wspomnieć, że zautomatyzowany obieg dokumentów umożliwia nie tylko szybką reakcję na zmiany w organizacji, lecz także ogranicza ryzyko błędów i niedopatrzeń.

Digital Mailroom – cyfrowy punkt startowy analizy

Digital Mailroom to usługa przekształcająca tradycyjną korespondencję papierową w pliki cyfrowe. Ich digitalizacja pozwala na integrację z systemami do analizy i raportowania, jeśli jest taka potrzeba.

Dzięki temu dokumenty są gotowe do przetwarzania zaraz po ich otrzymaniu. Zespół analityczny może natychmiast pracować na aktualnych danych, bez potrzeby ich ręcznego wprowadzania.

Zarządzanie informacją a analiza biznesowa – rola zgodności (compliance) i bezpieczeństwa

Analizując dane i procesy, firmy muszą mieć na uwadze również kwestie zgodności z przepisami (compliance) oraz bezpieczeństwo informacji. Analiza biznesowa nie powinna pomijać ryzyk związanych z niewłaściwym przetwarzaniem danych – to może prowadzić do kosztownych sankcji.

Dla przykładu, rozwiązanie Iron Mountain eDelivery połączone z usługą cyfrowej kancelarii (Digital Mailroom) do zarządzania korespondencją zgodnie z przepisami wspiera analizę w środowisku zgodnym z wymogami prawnymi. Automatyzacja przepływu informacji w tym przypadku pozwala kontrolować dostęp do danych i śledzić cały cykl życia dokumentu, a w szczególności termin i treść odpowiedzi. 

W jaki sposób analiza wspiera rozwój firmy?

Firmy, które regularnie stosują analizę biznesową, szybciej dostosowują się do wymagań rynku i wdrażają innowacje. W artykule na temat skalowania firm dokładnie omawiamy rozwiązania analityczne pod kątem wydajności firmy czy marki.

Usługi doradcze i bezpieczna utylizacja – uzupełnienie procesu analitycznego

Proces analizy często ujawnia przestarzałe technologie lub systemy. W takim przypadku pomocne mogą być usługi doradcze, wspierające organizację w porządkowaniu środowiska informacyjnego.

Z kolei w sytuacji wycofywania starych urządzeń IT warto zadbać o ich bezpieczne usunięcie. W Iron Mountain oferujemy bezpieczną utylizację sprzętu elektronicznego dla firm (ITAD), gwarantując pełną zgodność z normami ochrony danych.

Analiza biznesowa a przyszłość organizacji

Właściwie przeprowadzona analiza biznesowa buduje fundament pod przyszły rozwój firmy. Pozwala podejmować decyzje oparte na faktach, a nie intuicji. Wspiera cyfryzację, porządkuje procesy i przybliża firmę do modelu organizacji opartej na danych.

Firmy, które traktują analizę jako element strategii, szybciej adaptują się do zmiennych warunków rynkowych i budują trwałą przewagę konkurencyjną. Warto rozpocząć ten proces jak najwcześniej, zanim nieefektywne działania zaczną generować realne straty. Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami!