Jak księgować i archiwizować e-faktury? Od kiedy będą obowiązkowe?

Wraz z dynamicznym rozwojem technologii cyfrowych i postępującą cyfryzacją dokumentów, e-faktury stają się coraz popularniejszym sposobem prowadzenia księgowości w przedsiębiorstwach. Faktury elektroniczne stanowią nowoczesną alternatywę dla tradycyjnych dokumentów papierowych, eliminując konieczność przechowywania ogromnych ilości informacji w formie fizycznej. To nie tylko bardziej ekologiczne rozwiązanie, ale także zadanie znacznie ułatwiające i przyspieszające wszelkie procesy księgowe. W tym artykule skupimy się na kluczowych aspektach dotyczących księgowania i archiwizacji e-faktur. Przyjrzymy się, jakie korzyści niesie za sobą ich stosowanie, a także jakie przepisy regulujące ten obszar obowiązują w Polsce.

Czym są e-faktury?

E-faktury, znane również jako faktury elektroniczne, są cyfrową formą dokumentu, która zastępuje tradycyjne materiały papierowe. To elektroniczne odpowiedniki standardowych dokumentów rozliczeniowych, służące do potwierdzenia transakcji handlowych między firmami lub przedsiębiorstwami a ich Klientami.

Faktura ustrukturyzowana – od kiedy?

Faktury ustrukturyzowane będą obowiązywać od 1 lutego 2026 roku. Ten termin dotyczy dużych przedsiębiorstw, których roczny obrót przekracza 200 milionów złotych. Dla pozostałych firm termin został wyznaczony na 1 kwietnia 2026 roku. Dzięki takiemu harmonogramowi, przedsiębiorstwa mogą odpowiednio przygotować się do nowego systemu.

Jak księgować e-faktury? 7 kluczowych zasad

1. Weryfikacja zgodności e-faktury z wymaganiami prawno-podatkowymi – dotyczy to przede wszystkim obecności podpisu elektronicznego, poprawnych danych sprzedawcy i nabywcy, wyszczególnionej kwoty transakcji oraz zawarcia odpowiednich stawek podatkowych.
2. Wprowadzenie do systemu księgowego – skonfiguruj oprogramowanie księgowe, aby umożliwić import danych z e-faktury. Następnie wprowadź wszystkie istotne informacje do odpowiednich kont księgowych.
3. Klasyfikacja VAT – zidentyfikuj odpowiednie stawki podatku VAT na e-fakturze i przypisz je do transakcji. Jeżeli transakcja obejmuje różne dobra lub usługi, rozdziel VAT na różne stawki.
4. Zgodność z zamówieniem lub umową – sprawdź, czy dane zawarte w e-fakturze są zgodne z danymi z zamówienia lub umowy między stronami. Zwróć szczególną uwagę na kwoty, liczbę towarów oraz terminy płatności.
5. Prawidłowa identyfikacja płatności – zweryfikuj, czy zapłacone kwoty na e-fakturze są zgodne z faktycznie dokonanymi płatnościami. Dodatkowo wszystkie transakcje powinny zostać poprawnie ujawnione w księgach rachunkowych.
6. Zgoda na księgowanie – wszelkie dokumenty finansowe w Twojej firmie powinny zostać sprawdzone i zaakceptowane przez pozostałe osoby upoważnione do zarządzania finansami w Twojej organizacji.
7. Archiwizacja – system archiwizacji powinien być zabezpieczony, umożliwiając jednocześnie łatwy dostęp do dokumentów w razie kontroli podatkowej.

Jak archiwizować e-faktury?

Dobrym rozwiązaniem umożliwiającym archiwizowanie e-faktur jest zarządzanie i bezpieczne przechowywanie e-dokumentacji w archiwum cyfrowym (repozytorium). Tego typu rozwiązania gwarantują:

• bezpieczeństwo systemowe i ochronę danych – zaawansowane sieci i wysokiej jakości szyfrowanie uniemożliwiają dostęp do e-faktur osobom postronnym;
• wydajność operacyjną i dostępność – zautomatyzowany workflow umożliwia zarządzanie e-fakturami w dowolnym miejscu na ziemi.

Warto również wspomnieć, iż każdemu naszemu Klientowi proponujemy w pełni intuicyjną i dostosowaną do potrzeb Klientów usługę Workflow Automation, dzięki której wyeliminujesz dotychczas uciążliwe działania administracyjne. W ramach tego rozwiązania możesz śledzić faktury i zamówienia, tym samym wyeliminujesz konieczność drukowania materiałów i znacząco zimniejszych zaangażowanie pracowników w ich przetwarzanie, dzięki czemu finansowe zamknięcie miesiąca będzie szybsze.

Automatyzacja umożliwi Ci odciążenie działu IT. Co jeszcze? Dzięki usłudze:

• usprawnisz pracę dzięki szybkiemu dostępowi do danych,
• uzyskasz dostęp do repozytorium z  istotnymi informacjami
• połączysz wszystkie dokumenty pomocnicze związane z transakcjami i rozliczeniami,
• sprawnie zutylizujesz dokumenty po upływie ich terminu ważności.

Workflow Automation pozwoli Ci zachować większą kontrolę i czytelność nad dokumentami finansowymi.

Dowiedz się więcej o KSeF na naszym blogu!