Informacja dla Klientów – elektroniczne podpisywanie dokumentów HR

1. Wprowadzenie

Dynamiczne zmiany na rynku pracy na trwałe przekształciły sposób, w jaki funkcjonują przedsiębiorstwa i ich pracownicy. Praca zdalna i hybrydowa, elastyczne modele zatrudnienia oraz coraz większy nacisk na cyfryzację procesów organizacyjnych sprawiły, że tradycyjny, papierowy obieg dokumentów stał się zbędnym ograniczeniem.

Dzięki cyfrowym narzędziom, bezpiecznym metodom uwierzytelniania oraz elektronicznym podpisom możliwe jest dziś sprawne i zgodne z prawem podpisywanie dokumentów HR – bez drukowania, skanowania i wysyłania papierowych kopii.

Zgodnie z polskim prawem pracy, rodzaj wymaganego podpisu elektronicznego po stronie pracownika zależy od formy prawnej, jakiej wymaga dany dokument. Kluczowe jest rozróżnienie między formą pisemną, której równoważny jest kwalifikowany podpis elektroniczny, a formą dokumentową, dla której wystarczający jest zwykły podpis elektroniczny (np. e-mail, SMS, czy podpis na platformie typu DocuSign).

2. Kwalifikowany podpis elektroniczny

Podpis kwalifikowany to forma elektronicznego podpisu o mocy prawnej równej podpisowi własnoręcznemu, potwierdzony specjalnym certyfikatem przypisanym wyłącznie do jednej osoby. Jest on ściśle uregulowany przepisami prawa krajowego i unijnego (rozporządzenie eIDAS) i pozwala na podpisywanie wszystkich dokumentów, w tym także urzędowych i umów wymagających formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Cechy podpisu kwalifikowanego:

• posiada certyfikat przypisany do konkretnej osoby (tożsamość jest weryfikowana przy jego wydaniu),
• może być oparty o kartę kryptograficzną lub rozwiązanie chmurowe,
• jego użycie nie wymaga dodatkowego potwierdzania SMS-em czy e-mailem,
• jest w pełni zgodny z wymogami prawa pracy i przepisami RODO,
• umożliwia podpisywanie dokumentów kierowanych do instytucji publicznych, kontrahentów i pracowników.

Elektroniczny podpis kwalifikowany jest powszechnie akceptowany i umożliwia podpisywanie dokumentów kierowanych zarówno do urzędów, jak i firm. Podpis kwalifikowany umożliwia m.in.:

• składanie deklaracji podatkowych i sprawozdań finansowych,
• uwierzytelnianie w ZUS,
• podpisywanie akt pracowniczych i umów cywilnoprawnych,
• przesyłanie faktur elektronicznych.

Dla pracodawców:

podpis kwalifikowany pozwala na podpisywanie wybranych dokumentów pracowniczych, co usprawnia obsługę kadrową

3. Podpis elektroniczny niekwalifikowany

Niekwalifikowany podpis elektroniczny to prostsza forma podpisu elektronicznego, która nie ma takiej samej mocy prawnej jak podpis kwalifikowany i nie wymaga osobistej weryfikacji tożsamości przy wydaniu certyfikatu. Pod pojęciem podpisu niekwalifikowanego rozumie się inne niż podpis kwalifikowany formy podpisu elektronicznego (tj. zwykły podpis elektroniczny, zaawansowany podpis elektroniczny).

Zwykły podpis elektroniczny zawiera takie dane jak imię, nazwisko i adres mailowy właściciela, zaś zaawansowany podpis elektroniczny pozwala zidentyfikować podpisującego i zawiera takie dane jak imię, nazwisko, numer identyfikacyjny (PESEL, numer dowodu lub paszportu) i obywatelstwo.

Podpis zaawansowany nadaje dokumentowi formę dokumentową, co oznacza, że nie spełnia wymogu formy pisemnej określonego w Kodeksie Cywilnym. Mimo to dokumenty podpisane w ten sposób zachowują moc prawną, ponieważ zgodnie z zasadą swobody formy są ważne dla czynności, dla których prawo nie wymaga formy pisemnej. W przypadku sporu podpis zaawansowany jest traktowany jak dowód, którego wiarygodność należy wykazać – trzeba udowodnić, że został złożony przez właściwą osobę.

Natomiast zwykły podpis elektroniczny również zapewnia formę dokumentową, jednak z uwagi na brak certyfikatu weryfikującego tożsamość ma najmniejszą wartość dowodową. Potwierdza jedynie, że dokument został podpisany (np. przez wpisanie imienia w wiadomości e-mail), lecz ustalenie, kto faktycznie złożył podpis, może wymagać dodatkowych wyjaśnień lub dowodów.

Tego rodzaju podpis wystarcza do zawierania umów i składania oświadczeń woli w formie dokumentowej, np. przy podpisywaniu większości dokumentów HR. Taki podpis nie musi spełniać szczególnych wymogów bezpieczeństwa, które są restrykcyjne w przypadku podpisu kwalifikowanego.

Jak działa podpis niekwalifikowany:

• umożliwia identyfikację osoby podpisującej za pomocą adresu e-mail, SMS-a
• zapewnia integralność i czytelność dokumentu,
• nie wymaga instalacji oprogramowania ani czytników,
• jest idealny do codziennego obiegu dokumentów wewnętrznych i pracowniczych.