Usługi digitalizacji zbiorów bibliotecznych

Zbiory specjalne i archiwa

Projekty obejmujące zbiory specjalne i archiwalne mogą wiązać się z ryzykiem. Aby zapewnić odpowiednią opiekę oraz właściwy sposób obchodzenia się z nimi, a także skuteczną kontrolę stanów magazynowych oraz zachowanie ciągłości nadzoru, konieczne są niestandardowe procedury i szkolenia. Firma Iron Mountain opracowała nowe metody i narzędzia do obchodzenia się z delikatnymi materiałami bibliotecznymi i archiwalnymi.

Nasze doświadczenie wyróżnia się dogłębną znajomością metod klasyfikacji, stosowaniem odpowiednich materiałów i właściwego sprzętu, a także wysoką świadomością jak ważna jest ochrona i bezpieczeństwo zbiorów.

Wyzwanie

Współczesna digitalizacja oraz ochrona i udostępnianie zasobów stały się kluczowymi elementami działalności instytucji i organizacji związanych z szeroko pojętą kulturą, które dysponują cennymi kolekcjami. Szybki rozwój technologii stworzył nowe możliwości dla organizacji, które chcą zapewnić powszechny dostęp do dziedzictwa kulturowego, umożliwiając dotarcie do szerokiego kręgu odbiorców. Aby zagwarantować łatwy, szybki i powszechny cyfrowy dostęp do tych zasobów, konieczna jest ich odpowiednia digitalizacja.

Ważnym aspektem tego procesu jest nie tylko skanowanie czy fotografowanie i udostępnianie zasobów, ale także ich skuteczna ochrona i długoterminowe przechowywanie odwzorowań cyfrowych. Zachowanie cyfrowych kopii wymaga zastosowania odpowiednich technologii, które zapewnią bezpieczeństwo danych oraz ich trwałość. Dzięki odpowiednim mechanizmom archiwizacyjnym i kopiom zapasowym, możliwe jest zachowanie integralności zasobów na przestrzeni lat. Iron Mountain wspiera instytucje na każdym etapie tego procesu – od digitalizacji, poprzez bezpieczne przechowywanie danych, aż po kompleksowe zarządzanie zdigitalizowanymi zbiorami.

Być może zadawaliście sobie pytania, takie jak:

• Co robią inne biblioteki i archiwa?
• Jakie są możliwości finansowania projektu digitalizacyjnego?
• Jak zaplanować projekt?
• Jak uwzględnić specyficzne wymagania sprzętowe i konserwatorskie?
• Jakie są najlepsze strategie z udziałem kluczowych interesariuszy?

A co gdyby, rozpoczynając nowy projekt, można było:

• Mieć pewność, że Wasza organizacja stosuje sprawdzone najlepsze praktyki?
• Zmniejszyć stres związany z planowaniem i realizacją projektu?
• Zapewnić dostępność do zasobów?
• Mieć pewność, że Wasze zbiory będą chronione?
• Pokazać interesariuszom, że zasoby pozostaną bezpieczne i dostępne?
• Ufać dostawcy, że oferuje najwyższą jakość usług, szybko reaguje na wyzwania związane z projektem i zapewnia eksperckie wsparcie?

Usługi digitalizacyjne Iron Mountain

• Planowanie i doradztwo | Niezależnie od tego, czy Wasza instytucja planuje działania związane z długoterminowym zabezpieczeniem zbiorów, czy stoi przed realizacją dużego projektu, firma Iron Mountain jest gotowa, by pomóc. Dzięki dostępowi do zaufanego zespołu profesjonalistów – bibliotekarzy, archiwistów oraz ekspertów ds. logistyki – możecie mieć pewność, że współpracujecie z najlepszymi specjalistami, którzy potrafią przewidywać i skutecznie reagować na nieoczekiwane sytuacje.
  Nie wiecie, od czego zacząć? Nasz zespół przygotuje kompleksowy plan obejmujący projektowanie workflow, definiowanie oczekiwań oraz dostosowanie najlepszych rozwiązań do Waszych potrzeb. Oferujemy wsparcie na każdym etapie projektu, aż do jego finalizacji, dbając o to, by proces przebiegał sprawnie i efektywnie.
• Relokacja zbiorów | Przenoszenie zbiorów to skomplikowany proces, który wymaga szczególnej uwagi. Zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony na każdym jego etapie gwarantuje ich bezpieczeństwo. Niezależnie od tego, czy chodzi o tymczasowy transfer na czas digitalizacji, czy długoterminową relokację do magazynowania, zespół firmy Iron Mountain przygotuje projekt uwzględniający workflow dostosowany do specyfiki Waszej organizacji oraz charakterystyki zbiorów i wymagań konserwatorskich.
  Dzięki odpowiednim narzędziom, materiałom i profesjonalnie przeszkolonemu personelowi, Wasze zasoby będą obsługiwane z najwyższą starannością. Dodatkowo, cały proces jest monitorowany w ramach bezpiecznego łańcucha nadzoru Iron Mountain, co zapewnia pełną kontrolę nad bezpieczeństwem i integralnością zbiorów.
• Magazynowanie zbiorów | Zarządzanie zbiorami poza siedzibą organizacji staje się powszechną praktyką w bibliotekach i archiwach, które borykają się z rosnącym zapotrzebowaniem na przestrzeń. Choć wiele instytucji preferowałoby utrzymywanie własnych magazynów, często bardziej praktycznym rozwiązaniem jest nawiązanie współpracy z zewnętrznym partnerem, aby spełnić wymagania dotyczące bezpieczeństwa, kontroli warunków środowiskowych, skalowalności oraz dostępności w ramach outsourcingu.
  Dzięki usługom firmy Iron Mountain, Wasza organizacja zyskuje dostęp do współdzielonych lub prywatnych magazynów, w których zapewnione są odpowiednie warunki środowiskowe, dostosowane do charakterystyki przechowywanych zbiorów. Od księgozbiorów przeznaczonych do wypożyczania po unikalne archiwalia i rzadkie książki – Iron Mountain oferuje lokalne rozwiązania magazynowe, idealnie dopasowane do potrzeb Waszej instytucji.
  Zbiory można zamawiać przez portal internetowy lub bezpośrednio poprzez integrację z systemem zarządzania zbiorami Waszej organizacji. Zamówienia mogą być obsługiwane przez personel lub składane samodzielnie przez użytkowników, co zapewnia wygodny i elastyczny dostęp do zasobów.
• Zasoby kadrowe | Niezależnie od tego, czy projekt realizowany jest na miejscu, czy zdalnie, outsourcing procesu digitalizacji i wykwalifikowanego personelu w przedsięwzięciach na dużą skalę pozwala obniżyć koszty i przyspieszyć czas realizacji, zapewniając efektywność procesu na każdym etapie.
• Usługi | Firma Iron Mountain oferuje elastyczne rozwiązania kadrowe, które gwarantują dokładną, terminową i efektywną realizację projektów. Dzięki wsparciu wykwalifikowanego personelu, jesteśmy w stanie sprostać różnorodnym wymaganiom, zapewniając najwyższą jakość obsługi na każdym etapie.
  Aktualizacja stanów magazynowych i baz danych to kluczowe zadania, które często można połączyć z innymi projektami, takimi jak cyfryzacja czy relokacja. Nasze usługi monitorowania zasobów obejmują zarówno wsparcie cyfrowe, jak i fizyczne w procesach ich weryfikacji, korygowania nieprawidłowości w klasyfikacji, kodowania kreskowego, etykietowania RFID oraz aktualizacji rekordów katalogowych. Dzięki naszym rozwiązaniom zapewniamy pełną kontrolę nad stanem zasobów, co pozwala na ich skuteczne zarządzanie i optymalizację.
• Cyfryzacja zasobów archiwalnych | Iron Mountain oferuje kompleksowy zakres usług digitalizacji dla instytucji posiadających zbiory materialnego dziedzictwa kulturowego. Dzięki naszemu doświadczeniu w realizacji różnorodnych projektów oferujemy digitalizację różnych rodzajów obiektów, w tym materiałów szytych (np. książki), obiektów wielkoformatowych (np. mapy, plakaty), a także drobniejszych przedmiotów, takich jak fotografie, grafiki czy rękopisy. Każdy projekt dostosowujemy do indywidualnych potrzeb, obejmując takie usługi jak transport, magazynowanie, przygotowanie materiałów do cyfryzacji, przechwytywanie metadanych, kontrolę jakości, hosting zasobów oraz najwyższą jakość, zgodną z metodologią FADGI. Dzięki szerokiej wiedzy na temat ochrony zbiorów zapewniamy pełne wsparcie na każdym etapie procesu digitalizacji cennych kolekcji.
  Nasze centra dysponują wysoko wykwalifikowanym personelem, który świadczy usługi konserwacji i digitalizacji, niezależnie od lokalizacji. Posiadamy bogate doświadczenie w digitalizacji zbiorów specjalnych, takich jak rękopisy, dokumenty, woluminy, obiekty wielkoformatowe, gazety, grafiki, fotografie, przeźrocza, negatywy czy obrazy.
• Digitalizacja nośników audiowizualnych | Program ochrony nośników audiowizualnych ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia ochrony i dostępu do zagrożonych zasobów tego typu. Naturalne procesy degradacji nośników magnetycznych, a także różnorodność formatów i technologii, znacząco ograniczają dostępność do takich zbiorów. Tworzenie cyfrowych kopii formatów analogowych pozwala na ich szeroką dostępność, jednocześnie zachowując unikalną treść na nośniku.
  Iron Mountain oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie digitalizacji różnorodnych formatów nośników audiowizualnych oraz innych nośników, które wymagają delikatnego podejścia ze względu na ich wiek i potencjalną degradację. Dzięki zastosowaniu zaawansowanych technologii i profesjonalnego sprzętu, jesteśmy w stanie przeprowadzić proces digitalizacji z najwyższą starannością, tworząc wysokiej jakości kopie cyfrowe, które można łatwo archiwizować i udostępniać.