Co to jest benchmarking? Rodzaje i przykłady

Benchmarking to proces porównywania wydajności procesów lub praktyk organizacji z najlepszymi wzorcami branżowymi. Polega na identyfikowaniu najlepszych rozwiązań w danej dziedzinie, mierzeniu swoich osiągnięć w porównaniu do tych wzorców i opracowywaniu strategii umożliwiających poprawę. Dzięki benchmarkingowi organizacje mogą zidentyfikować obszary, w których osiągają gorsze wyniki niż konkurencja lub liderzy rynkowi, a następnie dokonywać wdrożeń mających na celu podniesienie swojej wydajności i efektywności. Jeżeli chcesz się dowiedzieć, czym jest benchmarking i jak może wpłynąć na działanie Twojej firmy, koniecznie przeczytaj ten artykuł!

Benchmarking – skąd się wziął?

Benchmarking jako metoda biznesowa pojawił się w latach 80. XX wieku i jest często przypisywany firmie Xerox. W latach 70. Xerox była liderem na rynku kserokopiarek, ale zaczęła tracić swoją przewagę konkurencyjną (głównie ze względu na niższą jakość proponowanych rozwiązań).

W celu zrozumienia, jakie czynniki przyczyniły się do sukcesu konkurencyjnych firm i jakie praktyki należy wdrożyć w celu poprawy działania własnej, Xerox zaczął prowadzić systematyczne analizy oraz porównania swoich procesów z najlepszymi konkurentami. Identyfikowano wówczas:

• różnice w podejściach,
• jakość produktów,
• organizację produkcji,
• obsługę Klienta.

Rezultatem benchmarkingu było odkrycie wielu innowacyjnych praktyk, umożliwiających marce Xerox poprawę jakości swoich produktów, procesów i obsługi Klienta. Poskutkowało to ponownym umocnieniem firmy na rynku i znaczną poprawą jej wyników finansowych.

Sukces Xerox w zastosowaniu benchmarkingu przyciągnął uwagę innych firm, które również zaczęły stosować tę metodę w swoich działaniach. Wkrótce benchmarking stał się popularnym narzędziem zarządzania strategicznego, pozwalającym organizacjom porównywać się z najlepszymi podmiotami na rynku i kontynuować proces doskonalenia.

W artykule o poprawie efektywności operacyjnej, który opublikowaliśmy na stronie Iron Mountain, wskazaliśmy benchmarking jako jeden z filarów trwałej optymalizacji procesów.

Benchmarking – co to jest? Definicja

Benchmarking to proces porównywania i oceny wydajności, jakości lub innych parametrów działania danego produktu, usługi, procesu lub organizacji względem standardów uznanych za najlepsze na rynku. Może to być wykorzystywane w różnych dziedzinach, takich jak:

• technologia,
• biznes,
• finanse,
• nauka,
• zarządzanie.

W benchmarkingu wybierane są jednostki referencyjne, stanowiące wzorzec, do którego porównuje się inne podmioty. Pozwala to zidentyfikować mocne i słabe ogniwa badanej strony w porównaniu z najlepszymi praktykami lub konkurencją. Celem benchmarkingu jest identyfikacja obszarów wymagających poprawy oraz wprowadzenie działań, pozwalających na osiągnięcie wyższej jakości, większej efektywności lub lepszych wyników.

Benchmarking – rodzaje

Benchmarking może przyjmować różne formy, w zależności od tego, co jest porównywane i w jakim celu, dlatego też możemy wyróżnić:

• benchmarking wewnętrzny (Internal Benchmarking) – polega na porównywaniu różnych działów, oddziałów lub procesów wewnątrz tej samej organizacji. Celem jest identyfikacja najlepszych praktyk w obrębie firmy i ich wdrożenie w innych obszarach. Dzięki temu firma może poprawić ogólną wydajność i efektywność;
• benchmarking zewnętrzny (External Benchmarking) – w tym przypadku organizacja porównuje swoje wyniki, procesy lub praktyki z danymi pochodzącymi z innych firm, uznawanych za liderów w danej branży. Pozwala to zidentyfikować różnice między organizacją a najlepszymi podmiotami na rynku oraz określić niezbędne obszary do poprawy;
• benchmarking funkcjonalny (Functional Benchmarking) – koncentruje się na porównywaniu określonych funkcji lub procesów organizacji z odpowiednimi funkcjami w innych firmach, bez konieczności zestawiania struktur całych przedsiębiorstw. W kontekście optymalizacji procesów rekomendujemy zweryfikować artykuł o optymalizacji procesów w firmie;
• benchmarking konkurencyjny (Competitive Benchmarking) – w tym przypadku organizacja bezpośrednio porównuje swoje produkty, usługi lub wyniki z konkurencyjnymi firmami na rynku. Celem jest określenie swojej pozycji na tle konkurencji i znalezienie sposobów poprawy;
• benchmarking branżowy (Industry Benchmarking) – porównywanie wydajności lub praktyk danej organizacji z całym przemysłem, lub branżą. Umożliwia zrozumienie, jak organizacja wypada na tle innych podmiotów w tym samym sektorze;
• benchmarking strategiczny (Strategic Benchmarking) – obejmuje porównywanie strategii, misji, wizji i celów organizacji z innymi liderami rynkowymi, a także analizę ścieżek sukcesu, które przyjęły te organizacje. Pomaga to dostosować własne cele do strategii najlepszych.
• benchmarking międzynarodowy (International Benchmarking) – ten rodzaj benchmarkingu pozwala organizacjom porównywać się z firmami spoza swojego kraju lub regionu. Dostarcza cennych informacji na temat globalnych standardów i najlepszych praktyk.

Dane i bezpieczeństwo w procesie benchmarkingu

Benchmarking opiera się na danych, dlatego ich jakość i bezpieczeństwo mają spore znaczenie. Analiza porównawcza wymaga dostępu do wiarygodnych informacji, często o charakterze wrażliwym. Niezbędne staje się także odpowiednie zarządzanie danymi i ich cyklem życia.

W kontekście bezpieczeństwa rekomendujemy zwrócić uwagę na zagadnienie sanitizacji danych. W artykule wyjaśniającym, czym jest sanitizacja danych, przedstawiliśmy dobre praktyki związane z bezpiecznym usuwaniem informacji.

Benchmarking – jak Iron Mountain może usprawnić Twoją działalność?

Wdrożenie rozwiązań benchmarkingowych może przyczynić się do poprawy efektywności Twojego przedsiębiorstwa. Iron Mountain oferuje usługi, dzięki którym wdrożenie tych rozwiązań będzie sprawniejsze. Co polecamy?

Skanowanie i digitalizacja dokumentów

Skanowanie dokumentów i repozytorium wspiera benchmarking procesów opartych na informacji. W Iron Mountain pomagamy uporządkować dokumentację i przekształcić ją w dane możliwe do analizy. Centralne repozytorium ułatwia porównywanie czasów realizacji i jakości procesów. Uporządkowane zasoby sprzyjają rzetelnym analizom porównawczym.

Takie podejście zwiększa spójność danych wykorzystywanych w benchmarkingu. Klient zyskuje z naszą pomocą lepszą kontrolę nad informacją.

Digital Mail – obsługa korespondencji pocztowej z Iron Mountain

Jak działa to rozwiązanie? Zmieniasz adres korespondencyjny, aby kolejne przesyłki pocztowe przychodziły bezpośrednio do nas. Wtedy my zajmujemy się segregacją dokumentów, digitalizujemy je i rozsyłamy skany do tych, do których korespondencja jest skierowana. Wykorzystujemy najwyższe standardy bezpieczeństwa, dlatego też nie musisz martwić się, że informacje związane z przedsiębiorstwem trafią w niepowołane ręce.

Dowiedz się więcej o obsłudze korespondencji firmowej.

Teczka HR

Usprawnij zarządzanie działem HR dzięki rozwiązaniu Teczka HR lub eteczka HR. Przekazanie nam procesu aktualizowania i archiwizowania teczek HR pozwoli Ci zaoszczędzić czas, który będzie można poświęcić na bardziej angażujące wyzwania. Jeśli chcesz, papierowe teczki HR, które do nas trafią, mogą zostać poddane digitalizacji i zmianie na e-teczki. Dzięki temu będziesz mieć stały dostęp do informacji na temat swoich pracowników z każdego miejsca na ziemi, w dowolnym czasie.

Dowiedz się więcej o teczce HR.

Iron Mountain InSight Content Management a porównywanie wyników

Iron Mountain InSight Content Management wspiera benchmarking w obszarze zarządzania treścią. Pomagamy porządkować zasoby cyfrowe i zarządzać nimi w sposób spójny. Ułatwia to analizę efektywności pracy zespołów. Organizacje wówczas porównują wyniki bez ryzyka niespójności danych. Takie podejście sprzyja podejmowaniu decyzji opartych na faktach.

Benchmarking – co to jest w praktyce organizacyjnej? Kilka słów na koniec

Benchmarking pozostaje narzędziem uniwersalnym, możliwym do zastosowania w niemal każdej organizacji. Odpowiednio zaplanowany proces porównawczy wspiera optymalizację działań, poprawę jakości i lepsze wykorzystanie zasobów.

Chcesz skorzystać ze wsparcia Iron Mountain? Skontaktuj się z nami pod numerem 801 800 802 lub wyślij wiadomość przez formularz kontaktowy.