Co to jest podpis elektroniczny? Do czego służy?

Obecnie coraz więcej transakcji i działań biznesowych odbywa się za pośrednictwem internetu. Na skutek tego wymagane są dodatkowe elementy zabezpieczające poszczególne procesy przed oszustwami oraz nieautoryzowanym dostępem do informacji poufnych. Jednym z popularnych rozwiązań umożliwiających bezpieczne potwierdzanie tożsamości oraz autentyczności dokumentów jest podpis elektroniczny. Przeczytaj, czym dokładnie jest podpis elektroniczny, a także jakie funkcje pełni w codziennym życiu zawodowym i prywatnym.

Podpis elektroniczny dokumentów – czym jest?

Podpis elektroniczny oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej i użyte są przez osobę fizyczną do podpisania ważnych dokumentów. Podpis elektroniczny gwarantuje niezaprzeczalność oraz zapewnia integralność podpisanym dokumentom. Wykorzystuje się go m.in. do potwierdzania tożsamości, podpisywania dokumentów wysyłanych drogą elektroniczną, przesyłania dokumentów elektronicznych, a także dokonywania ważnych transakcji online. Aby podpis elektroniczny był bezpieczny, należy zdecydować się na wiarygodne i certyfikowane rozwiązania.

Jak wygląda podpis elektroniczny?

W zależności od rodzaju podpisu i jego formatu może przyjmować inną postać, np. może być zaszyty w dokumencie (zwyczajowo w przypadku dokumentów PDF) lub stanowić oddzielny pik powiązany z dokumentem. Warto pamiętać, że podpis obejmuje całość podpisanego dokumentu. W widocznej warstwie dokumentu może pojawić się jego wizualizacja, zwana powszechnie faksymile, natomiast nie jest ona niezbędna, a możliwa jedynie do zawarcia w dokumentach PDF.

Aby sprawdzić, czy dokument zawiera podpis elektroniczny, należy wykorzystać narzędzie służące do weryfikacji podpisów elektronicznych. W przypadku kwalifikowanych podpisów elektronicznych każdy dostawca takich podpisów w Polsce ma obowiązek udostępnić narzędzie umożliwiające taką weryfikację. W przypadku dokumentów PDF można wykorzystać także Adobe.

Podpis elektroniczny jest elektronicznym poświadczeniem konkretnych danych. Nie jest on napisany odręcznie (poza podpisem biometrycznym), a wygenerowany przez wysoce zautomatyzowane narzędzie bazujące na naszym oficjalnym podpisie. Aby sprawdzić, jak wygląda podpis elektroniczny, należy wybrać przykładowy plik PDF, zagłębić się w szczegóły podpisu, a następnie wybrać okno „Podgląd certyfikatów”.

Podpis elektroniczny – sposoby wykorzystania

Podpis elektroniczny można wykorzystać na wiele praktycznych sposobów. Najpopularniejsze z nich to m.in.:

• elektroniczne podpisywanie umów – jest szczególnie przydatne w transakcjach biznesowych, a także przy nadawaniu ważności dokumentom o poufności (np. NDA);
• uzyskiwanie poświadczenia – np. w celu potwierdzenia autentyczności faktur, rachunków czy też pism urzędowych;
• uwierzytelnianie tożsamości – podpis elektroniczny wykorzystuje się w celu weryfikowania tożsamości w systemach elektronicznych (np. bankowość internetowa oraz systemy e-government);
• archiwizacja – wykorzystuje się także w przypadku archiwizacji dokumentów elektronicznych, dzięki czemu można zapewnić ich integralność oraz autentyczność w przyszłości;
• potwierdzanie autentyczności dokumentów medycznych – a w konsekwencji zabezpieczenie ich przed nieautoryzowanym dostępem oraz zmianami.

Ważne!

Rozwiązaniem technologicznie podobnym do podpisu elektronicznego jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna, która służy do wskazania źródła pochodzenia oraz zabezpieczenia integralności opieczętowanego dokumentu. Pieczęć zawiera dane organizacji, a nie dane osoby składającej podpis. To pieczęć elektroniczna najlepiej się sprawdzi w procesach niewymagających złożenia oświadczenia woli, jak np. podpis faktur czy archiwizacja, a jednocześnie umożliwi zautomatyzowanie procesu pieczętowana dokumentów elektronicznych.

Iron Mountain posiada zaimplementowane mechanizmy automatycznego pieczętowania dokumentów w ramach swoich rozwiązań i usług.

Jeśli reprezentujesz organizację lub firmę, może zainteresować Cię archiwizacja dokumentacji gwarantująca ochronę i bezpieczne przechowywanie dokumentacji w zewnętrznym archiwum.

Co zyskujesz, wybierając usługę archiwizacji dokumentów od Iron Mountain? Przede wszystkim pewność, że wszystkie dokumenty Twojego przedsiębiorstwa trafią w bezpieczne miejsce, zostaną zdigitalizowane i umieszczone w jednym z naszych archiwów, a Ty w każdej chwili będziesz mógł z nich skorzystać.

Rodzaje podpisów elektronicznych – 3 rodzaje podpisów zgodnie z eIDAS

Zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 910/2014 (eIDAS) wyróżniamy trzy główne rodzaje podpisów elektronicznych, które różnią się pod względem poziomu bezpieczeństwa, wymagań technicznych oraz możliwych zastosowań.

Zwykły podpis elektroniczny

Najprostsza forma podpisu, która obejmuje wszelkie dane w formie elektronicznej, dodane lub powiązane logicznie z innymi danymi elektronicznymi w celu identyfikacji podpisującego. Może to być na przykład imię i nazwisko wpisane pod wiadomością e-mail. Zwykły podpis elektroniczny jest stosowany w wielu codziennych sytuacjach, jednak jego skutki prawne zależą od regulacji i zaufania dostawcy.

W Polsce, pomimo że podpis zwykły pozwala na spełnienie dokumentowej formy złożenia oświadczenia woli, warto wybrać rozwiązanie od dostawcy, który realizuje podpis zwykły w sposób pozwalający na dobrą identyfikację składającego podpis oraz zabezpieczający dokument przed możliwością ingerencji w jego treść lub złożony podpis.

Zaawansowany podpis elektroniczny (AES)

Bardziej zaawansowana forma podpisu, która musi spełniać konkretne wymagania, takie jak:

• być unikalnie przyporządkowana podpisującemu;
• umożliwiać ustalenie tożsamości podpisującego;
• być stosowana w warunkach, które zapewniają wyłączną kontrolę podpisującego nad danymi do składania podpisu;
• pozwalać na wykrycie jakichkolwiek zmian w podpisanych danych po ich podpisaniu.

Dzięki tym cechom zaawansowany podpis elektroniczny zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa i pewności co do autentyczności dokumentu.

Obecnie w polskiej legislacji ten rodzaj podpisu, mimo zapewnienia większego poziomu bezpieczeństwa niż zwykły podpis elektroniczny, pozwala na realizację także formy dokumentowej złożenia oświadczenia woli.

Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES)

Rodzaj podpisu, który spełnia wymagania zaawansowanego podpisu elektronicznego i jest składany przy użyciu kwalifikowanego urządzenia oraz kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego. Dzięki temu podpis kwalifikowany jest prawnie równoważny podpisowi własnoręcznemu we wszystkich państwach Unii Europejskiej, co oznacza, że może być używany do podpisywania dokumentów wymagających formy pisemnej (np. umowy o pracę, świadectwa pracy).

Jak zweryfikować podpis elektroniczny?

Ważność podpisu można zweryfikować na podstawie autentyczności certyfikatu cyfrowego identyfikatora podpisu oraz spójności dokumentu. Weryfikacja autentyczności polega na sprawdzeniu, czy certyfikat osoby podpisującej jest zaufany oraz czy nie została naruszona integralność podpisanego dokumentu.

Podpis elektroniczny – podsumowanie

Podpis elektroniczny to cyfrowa reprezentacja podpisu osoby fizycznej przypisanej do danego dokumentu, która potwierdza autentyczność i integralność wybranego zasobu. To jeden z najpopularniejszych sposobów zabezpieczenia transakcji i działań biznesowych przeprowadzanych online.

Podpis elektroniczny można wykorzystać do podpisywania umów, uzyskiwania poświadczeń, uwierzytelniania tożsamości i innych tego typu celów. Aby podpis elektroniczny był bezpieczny, należy korzystać z wiarygodnych i certyfikowanych rozwiązań.

Istotne jest też, żeby dostosować rodzaj podpisu do wymaganej formy złożenia oświadczenia woli oraz poziomu ryzyka biznesowego procesu, w jakim się go wykorzystuje.

Jeżeli zainteresowały Cię wysokiej jakości usługi Iron Mountain, obejmujące m.in. skanowanie dokumentów, efektywne zarządzanie powierzonymi zasobami papierowymi oraz cyfrowymi (eVault) lub automatyzację procesów HR (teczka HR) – napisz do nas wiadomość lub zadzwoń pod numer +48 801 800 802. Z chęcią dostosujemy proponowane rozwiązania biznesowe do specyfiki Twojego przedsiębiorstwa.