Co to jest dokument RP-7? Gdzie i jak go przechowywać?

Dokument RP-7 to jedno z najważniejszych zaświadczeń potwierdzających okresy zatrudnienia oraz wysokość wynagrodzenia pracownika w danym zakładzie pracy. Druk RP-7 okazuje się istotny przy ustalaniu praw emerytalno-rentowych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Jego poprawne wypełnienie, archiwizacja oraz dostępność mają wpływ na przyszłość każdego pracownika, a obowiązkiem pracodawcy jest jego właściwe przechowywanie.

 Do czego służy druk RP 7 – rola dokumentu w systemie ubezpieczeń społecznych

Dokument ten zawiera dane niezbędne do obliczenia podstawy wymiaru świadczeń emerytalnych, rentowych lub innych świadczeń z ubezpieczenia społecznego.

Zgromadzone w nim informacje obejmują:

• okresy zatrudnienia i podlegania ubezpieczeniom społecznym;
• wysokość osiąganych zarobków i składek na ubezpieczenia społeczne.

Jest to dokument, którego brak może skutkować problemami z ustaleniem wysokości emerytury. W wielu przypadkach ten materiał jako jedyny potwierdza wysokość wynagrodzenia sprzed wielu lat – szczególnie gdy inne rejestry kadrowo-płacowe zostały już zgodnie z przepisami zniszczone.

Dla kogo RP-7 – kto powinien posiadać ten dokument?

Dokument ten powinien posiadać każdy, kto w przyszłości zamierza ubiegać się o świadczenia z ZUS. Obowiązek jego wystawienia spoczywa na pracodawcy, który przygotowuje dokument na żądanie pracownika, osoby uprawnionej lub ZUS.

Dokument może być potrzebny w różnych sytuacjach, m.in. przy:

• składaniu wniosku o emeryturę;
• uzyskiwaniu renty z tytułu niezdolności do pracy;
• postępowaniach wyjaśniających prowadzonych przez ZUS.

Gdzie przechowywać RP-7, aby nie naruszyć przepisów? Obowiązki pracodawcy i zgodność z przepisami

Dokument RP-7 podlega ochronie danych osobowych, a jego archiwizacja musi być zgodna z przepisami prawa pracy i rozporządzeniem o dokumentacji pracowniczej. Obowiązujący okres przechowywania zależy od daty zakończenia stosunku pracy:

• 50 lat – jeśli stosunek pracy zakończył się przed 1 stycznia 1999 r. lub pracodawca nie złożył raportu ZUS RIA;
• 10 lat – w przypadku pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 1999r., pod warunkiem złożenia przez pracodawcę:
  • oświadczenia ZUS OSW
  • oraz raportu ZUS RIA.

Więcej o usługach powiązanych z raportem ZUS RIA i jego przechowywaniem opisaliśmy w materiale omawiającym usługi ZUS RIA z Iron Mountain. Dokumenty te powinny być przechowywane:

• w warunkach zabezpieczających przed zniszczeniem, kradzieżą i nieuprawnionym dostępem;
• z zachowaniem zasad ciągłości i poufności;
• w sposób umożliwiający ich szybkie odszukanie w razie potrzeby.

Dokument RP-7 a bezpieczeństwo danych osobowych

Ze względu na zawartość danych osobowych i płacowych RP-7 nabiera także znaczenia w kontekście RODO. Przechowywanie i udostępnianie takich dokumentów wymaga stosowania zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych. W przeciwnym wypadku istnieje ryzyko wycieku informacji, które może prowadzić do naruszenia przepisów unijnych i krajowych.

W przypadku zagubienia lub nieprawidłowego przechowywania dokumentu Klient naraża się na sankcje prawne i finansowe. Z tego powodu warto wdrożyć odpowiednie procedury przechowywania oraz regularne audyty ich przestrzegania. Więcej na ten temat opisaliśmy w artykule obejmującym kradzież danych osobowych pracownika.

Jak długo przechowywać RP-7 i jak zadbać o jego archiwizację?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pytanie „gdzie przechowywać RP-7” obejmuje kwestię fizycznej lokalizacji, a także sposób zarządzania dokumentem. Warto w tym przypadku rozważyć profesjonalne archiwum zewnętrzne lub cyfryzację akt kadrowych.

Zapamiętaj!

Nieodpowiednia organizacja dokumentacji powoduje chaos, opóźnienia i niezgodności podczas kontroli ZUS. O sposobach organizacji obiegu dokumentów więcej przeczytasz w analizie związanej z  cyrkulacją dokumentów w firmie.

Cyfrowa archiwizacja RP-7 w usłudze skanowania dokumentów i repozytorium

Cyfrowe repozytorium dokumentów to skuteczny sposób na zabezpieczenie danych i ułatwienie dostępu do RP-7. Nasza usługa skanowania dokumentów i repozytorium to kompleksowe rozwiązanie do digitalizacji akt pracowniczych i archiwizacji elektronicznej.

Co zyskuje Klient?

• Bezpieczeństwo i zgodność z RODO;
• szybki dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca;
• redukcję kosztów przechowywania fizycznego.

Zarządzanie dokumentami RP-7 dzięki eVault

eVault proponujemy przedsiębiorstwom, które chcą chronić dane długoterminowo i zgodnie z wymogami prawnymi. To rozwiązanie zapewnia bezpieczne przechowywanie dokumentów – w tym RP-7 – w środowisku cyfrowym, z pełną kontrolą dostępu i zgodnością regulacyjną. Usługa eliminuje ryzyko utraty danych i umożliwia szybkie odzyskiwanie zasobów.

Automatyzacja przetwarzania RP-7 z InSight Intelligent Document Processing

Za sprawą InSight DXP możliwe jest zautomatyzowanie procesów związanych z obsługą RP-7. System automatycznie klasyfikuje dokumenty, odczytuje dane i przekazuje je do odpowiednich systemów kadrowych. To rozwiązanie redukuje błędy ludzkie, przyspiesza procesy i wspiera zgodność z regulacjami prawa pracy.

Dokument RP-7 – jak uniknąć błędów w jego przechowywaniu?

Wielu pracodawców popełnia podstawowe błędy, przechowując RP-7 w niewłaściwy sposób. Zdarza się, że dokumenty są przechowywane w niezabezpieczonych szafach, pozbawione systematyki oraz narażone na dostęp osób nieuprawnionych.

Tego rodzaju praktyki naruszają przepisy i również komplikują przyszłe postępowania emerytalne pracowników. Warto więc poznać różnicę między tradycyjnym przechowywaniem papierowym a cyfrową archiwizacją zgodną z przepisami. Omawiamy to dokładnie w artykule: RODO a przechowywanie dokumentów – jak robić to zgodnie z przepisami.

Cyfrowe dokumenty RP-7 w praktyce HR – technologie wspierające kadry

Nowoczesne systemy HR coraz częściej wykorzystują sztuczną inteligencję i automatyzację. W obszarze przechowywania RP-7 oznacza to lepszą kontrolę nad dokumentacją, dostępność i bezpieczeństwo. Przykładów wykorzystania nowych technologii dostarcza materiał blogowy Iron Mountain na temat sztucznej inteligencji w HR.

Gdzie przechowywać RP-7? Znaczenie profesjonalnej archiwizacji

Odpowiedź na pytanie, gdzie przechowywać RP-7, powinna uwzględniać konkretne czynniki: bezpieczeństwo, zgodność z przepisami i dostępność dokumentu. Rozwiązaniem są zewnętrzne archiwa, repozytoria cyfrowe oraz usługi, w skład których wchodzi zarządzanie cyklem życia zasobów IT czy bezpieczna utylizacja sprzętu elektronicznego dla firm (ITAD). Dzięki nim Klient zyskuje kontrolę nad dokumentacją i minimalizuje ryzyko związane z nieuprawnionym dostępem czy utratą danych.

Co to jest dokument RP-7 i jak bezpiecznie nim zarządzać? Najważniejsze wnioski

Dokument RP-7 ma znaczenie pod kątem praw pracowniczych i emerytalnych. Prawidłowe wystawienie, przechowywanie oraz późniejsze udostępnianie danych z tego dokumentu leży po stronie pracodawcy. Cyfryzacja i wykorzystanie rozwiązania  np.:  Teczka HR pozwala poprawić efektywność, a także zwiększyć bezpieczeństwo. Odpowiedzialne podejście do zarządzania dokumentacją kadrową powinno być dziś standardem każdej firmy. Potrzebujesz wsparcia w zarządzaniu taką dokumentacją? Zadzwoń do nas pod numer +48 801 800 802 lub wypełnij formularz kontaktowy.