Dlaczego mała lub średnia firma potrzebuje strategii zarządzania informacjami? Trzy kluczowe obszary, w których ma to znaczenie.

"Zarządzanie informacjami ma kluczowe znaczenie dla kondycji firmy, ponieważ pozwala na maksymalizację wykorzystania zasobów, obniżenie kosztów i zachowanie zgodności z prawem. Bez niego poruszasz się po omacku i narażasz swoją organizację na ryzyko."

J. D. Wyborny

Podobnie jak każdy inny towar, informacje, które tworzysz, nabywasz, wykorzystujesz i przechowujesz, wymagają ostrożnego postępowania. Jako osoba kierująca firmą, będziesz musiał stawić czoła wyjątkowym wyzwaniom wynikającym z wymogów zgodności z przepisami (compliance), obowiązujących w Twojej branży. Ograniczenia budżetowe, obawy dotyczące bezpieczeństwa i zmniejszająca się przestrzeń do przechowywania również wpływają na podejście do zarządzania informacją.

Zastanów się, w jaki sposób korzystasz z plików cyfrowych i jak zmieniają się potrzeby Twoich pracowników: informacje nie są już przetwarzane, udostępniane ani przechowywane tak, jak to było zaledwie kilka lat temu.

Teraz, bardziej niż kiedykolwiek wcześniej, musisz zadbać o ochronę Twojej firmy i podejmowanie właściwych decyzji, mając na uwadze jeden z jej najbardziej dynamicznych zasobów operacyjnych.

Krótka uwaga na temat zarządzania cyklem życia informacji: Wszystkie informacje, którymi zarządza Twoja firma, mają naturalny cykl życia od momentu ich utworzenia lub nabycia, poprzez ich wykorzystanie i zarządzanie nimi, aż do momentu, gdy ich wartość spadnie do tego stopnia, że należy je zniszczyć. Proces ten określany jest jako zarządzanie cyklem życia informacji (ILM – Information Lifecycle Management).

Wyzwania z nim związane różnią się w zależności od branży, w której działasz i wielkości Twojej firmy. Firma świadcząca usługi finansowe będzie miała inne potrzeby i wymogi prawne niż firma budowlana lub sprzedawca zajmujący się e-commerce.

Twój unikalny proces ILM będzie miał wpływ na wszystko. Nie tylko na koszty operacyjne, ale również na to, jak Twoja firma będzie funkcjonować w erze cyfrowej. Przyjrzyjmy się trzem kluczowym obszarom, w których zarządzanie informacjami ma duży wpływ na Twoją organizację.

1) Transformacja cyfrowa

Obecnie w firmach pewien poziom cyfryzacji jest niezbędny, aby usprawnić pracę i procesy, umożliwić efektywną współpracę między zdalnymi pracownikami oraz uwolnić lub ograniczyć kosztowną przestrzeń biurową.

Aby w pełni wykorzystać możliwości zarządzania cyklem życia informacji, musisz rozpocząć digitalizację dokumentacji papierowej. Digitalizację można przeprowadzić na kilka sposobów, ale te trzy opcje najlepiej sprawdzają się w firmach:

• Konwersja dokumentacji. Jest to pełne skanowanie całej istniejącej dokumentacji, polegające na konwersji dokumentów papierowych na pliki cyfrowe jeden po drugim, dział po dziale.

• Obraz na żądanie. Gdy pełna konwersja nie możliwa, obraz na żądanie jest dokładnie tym, na co wskazuje nazwa — cyfryzacją poszczególnych dokumentów, wówczas kiedy są potrzebne.
• Digitalizacja na bieżąco. Oznacza skanowanie i indeksowanie dokumentów papierowych w miarę ich powstawania lub otrzymywania w normalnym toku działalności.

A co z dostępem?

Niektórzy właściciele firm i kierownicy IT obawiają się, że skanowanie lub digitalizacja odbierze im kontrolę nad danymi, będzie kosztować zbyt wiele lub utrudni w przyszłości dostęp do najważniejszych informacji.

Po analizie rzeczywistych potrzeb danej organizacji może się okazać, że jej funkcjonowanie nie ulegnie zmianie, a uda się zaoszczędzić duże pieniądze dzięki tańszym opcjom przechowywania danych. Zarządzanie cyklem życia informacji efektywnie wykorzystuje przechowywanie online i offline, zapewniając szybki dostęp do istotnych danych. W ten sposób bez większych kosztów można zachować dokumenty, które, nawet jeśli nie są potrzebne od razu, na pewno będą kluczowe dla istnienia firmy w dłuższej perspektywie.

Sytuacje kryzysowe

Kiedyś o sytuacjach kryzysowych związanych z informacjami myśleliśmy w kategoriach pożarów i powodzi, ale teraz wiemy, jak wydarzenia o zasięgu globalnym, pandemie, zagrożenia cybernetyczne i przejście na pracę hybrydową lub zdalną mogą wpłynąć na działalność firm. Cyfryzacja połączona ze strategią zarządzania informacją wpływa na zdolność do odzyskania danych w sytuacji kryzysowej, a dzięki temu zapewnienia ciągłość biznesową.

2) Utylizacja zasobów it

Zarządzanie urządzeniami elektronicznymi wycofanymi z eksploatacji – określane jako zarządzanie zasobami IT (IT asset management) w miejscu pracy lub utylizacja zasobów IT (IT asset disposition) jest bardzo ważną, ale niestety często pomijaną częścią zarządzania informacjami. Przepisy prawne i wymogi bezpieczeństwa nakazują odpowiednie zniszczenie nie tylko starych dokumentów papierowych, ale również wycofanych z użytku urządzeń, takich jak komputery, dyski twarde czy telefony.

Utylizacja sprzętu komputerowego podlega różnym wymogom prawnym i regulacyjnym, nawet w przypadku mniejszych organizacji. Na przykład: ustawa o ochronie danych (Data Protection Act) wymaga od organizacji z branży medycznej bezpiecznego usuwania wszelkich urządzeń elektronicznych zawierających dane pacjentów. Brytyjska umowa międzyrządowa, w połączeniu z FCATA, wymaga od wszystkich firm właściwego usuwania danych konsumentów, aby zapobiec kradzieżom tożsamości. RODO zobowiązuje firmy do dbania o prywatność i bezpieczeństwo danych mieszkańców Unii Europejskiej. Nieprzestrzeganie tych przepisów może skutkować konsekwencjami prawnymi i wysokimi karami finansowymi.

W jaki sposób pozbywasz się starych urządzeń? Po prostu się wylogowujesz i je wyrzucasz? Oddajesz do recyklingu albo sprzedajesz? Jak chronisz informacje firmowe w całym tym procesie? Jako osoba zarządzająca firmą, możesz ograniczyć ryzyko związane z naruszeniami bezpieczeństwa danych i chronić swoją działalność, pracowników i klientów dzięki bezpiecznemu usuwaniu zasobów IT oraz cieszyć się korzyściami takimi jak:

• Większe bezpieczeństwo danych
• Długoterminowe oszczędności
• Spójne praktyki zarządzania IT i zgodność z przepisami (compliance)
• Wspracie dla zrównoważonego rozwoju poprzez ograniczania ilości e-odpadów

3) Zrównoważony rozwój

Czy redukcja odpadów i e-odpadów będzie wyróżniać Twoją firmę w kolejnych latach? Niektóre inicjatywy na rzecz zrównoważonego rozwoju są korzystne, jednak czasami mogą prowadzić do błędnego przekonania, że dzisiejsze cyfrowe środowisko pracy jest bardziej ekologiczne niż kilka lat temu.

A nie jest.

Cyfrowe miejsce pracy ma negatywny wpływ na środowisko, począwszy od zwiększonego zużycia energii po utylizację zniszczonych dokumentów papierowych i starych zasobów informatycznych. Wyzwania związane ze zrównoważonym rozwojem nie znikają wraz z transformacją cyfrową firm, a raczej ewoluują.

Wdrożenie podejścia opartego na zarządzaniu cyklem życia informacji pozwala być bardziej świadomym wpływu na środowisko i wdrożyć prawdziwie zrównoważone działania.