Międzynarodowe zarządzanie procesami HR

Studium przypadku

Sprawne rozliczanie dokumentacji delegacji w firmie międzynarodowej, działającej równolegle na wielu rynkach na świecie. Znaczące skrócenie czasu obsługi.

26 maja 20218  minut
Pobierz treści
Międzynarodowe zarządzanie procesami HR
Walidacja oryginałów dokumentów otrzymywanych codziennie od klienta z tymi zamieszczonymi w systemie skraca czas obsługi delegacji w międzynarodowej organizacji.
To już kolejny projekt, który pokazuje, jak Iron Mountain jest w stanie usprawnić procesy HR w międzynarodowych organizacjach. Dzięki naszej pracy i procesowi maksymalnie dopasowanemu do klienta znacząco usprawniamy proces wypłaty delegacji dla pracowników. Największym wyzwaniem było skoordynowanie współpracy ze wszystkimi 23 krajami, w których obsługujemy klienta, a z których dokumenty każdego dnia spływają do naszego centrum skanowania. Jednak nawet takie wyzwanie logistyczne, nie jest dla nas problemem.
Andrzej MarchewkaKey Account Manager w Iron Mountain Polska, Odpowiedzialny Za Projekt

Wyzwanie

Sprawna obsługa pracowników w organizacji jest szczególnie istotna w przypadku firm międzynarodowych, działających równolegle na wielu rynkach na świecie. Jednym z wielu wyzwań jest rozliczanie dokumentacji delegacyjnej. Liczne wyjazdy, a także związane z tym dokumenty, muszą zostać zamieszczone w systemie, a następnie odpowiednio sprawdzone z oryginałami, aby móc wypłacić pracownikom należne środki. Taka procedura, ze względu na mnogość dokumentacji, może się wydłużać w czasie, co wiąże się z późniejszym wypłaceniem należności pracownikom.

Korzyści z pełnej digitalizacji

  • 2 000 – tyle stron dokumentacji delegacyjnej jest dziennie obsługiwana przez pracowników Iron Mountain Polska.
  • Praca non stop – wszelkie niezgodności w dokumentacji nie wstrzymują procesu rejestracji dokumentów. Są na bieżąco zgłaszane i wyjaśnianie z osobami kontaktowymi po stronie klienta.

Współpraca w liczbach

Jak tego dokonaliśmy?

Na samym początku skanowaliśmy dokumenty, które klient u siebie weryfikował i decydował o wypłaceniu środków za delegację. Obecnie przejęliśmy proces weryfikacji dokumentacji od pracowników firmy. Nasza rola polega na walidacji dokumentów, które otrzymujemy w oryginale, ze skanami zamieszczonymi w systemie. Skany w systemie zamieszcza sam pracownik – wystarczy nawet zdjęcie dokumentu. My sprawdzamy ich zgodność i odpowiednio to oznaczamy na platformie. Oryginały dokumentów są archiwizowane u nas, chyba że obostrzenia prawne danego kraju wymagają przechowywania dokumentacji księgowej lokalnie. Wtedy wszystko jest odsyłane zgodnie z ustalonym harmonogramem.