Zarządzanie dostępem do dokumentacji podczas podziału firmy farmaceutycznej na dwa oddzielne podmioty

Wyzwanie

Firma farmaceutyczna zdecydowała się na podział na dwa oddzielne podmioty, co wywołało potrzebę cyfryzacji kluczowych dokumentów tak, aby firmy mogły się rozdzielić, zachowując dostęp do krytycznych danych. Podmioty uznały, że samodzielne podejście do zarządzania procesem cyfryzacji i indeksowania wymagałoby ogromnego nakładu czasu i pracy, zadbania o bezpieczeństwo i kontrolę jakości czemu nie były w stanie sprostać. Rozsądnym rozwiązaniem było skorzystanie z usług partnera mającego doświadczenie w zakresie obsługi wrażliwych dokumentów i posiadającego wiedzę na temat przepisów dotyczących nauk przyrodniczych, któremu obie firmy mogłyby zaufać.

Rozwiązanie

Podczas świadczenia usługi Iron Mountain dostosował łańcuch kontroli (chain of custody) do wymagań Klienta tak, aby było wiadomo, jakie informacje posiadał każdy z podmiotów. Ponadto umożliwiono monitorowanie, do jakich zasobów każda z firm miała dostęp i udokumentowanie, czy spełniono wymogi ustalone podczas podziału. Ustanowiliśmy 100% kontrolę jakości nad przechowywaniem i przesyłaniem danych, minimalizując ryzyko braku integralności i zachowaliśmy pełną zgodności z przepisami. Nasz zespół przejął kontrolę nad procesem, automatyzując go w jak największym stopniu, aby przyspieszyć czas realizacji i zmniejszyć obciążenie zasobów IT. Zapewniliśmy, że każdy z podmiotów czuł się komfortowo, jeśli chodzi o sposób indeksowania i udostępnienia informacji, oraz podczas procesu testowania.

Wyniki

Iron Mountain dokonał pełnej cyfryzacji zbioru mieszanych dokumentów papierowych i mikrofilmów. Klient skorzystał z naszych usług, jako neutralnej strony trzeciej, w celu uproszczenia wymiany informacji w sposób kontrolowany i zorganizowany, wcześniej wspólnie zatwierdzony, bez pogarszania jakości dokumentów. Wszystkie procesy i obsługa danych była zgodna z obowiązującymi przepisami branżowymi i państwowymi, co wyeliminowało jakiekolwiek ryzyko w przypadku obu firm. Dzięki płynnemu zarządzaniu szczegółami procesu ze strony Iron Mountain, żadna z firm nie utknęła w martwym punkcie z powodu niedopatrzenia i mogła w pełni skoncentrować się na biznesowych aspektach podziału.