Podpisy cyfrowe od Iron Mountain

Główne wyzwania projektu wdrożenia podpisu elektronicznego

Bezpieczeństwo i zgodność prawna

Konieczność zagwarantowania pełnej integralności podpisywanych dokumentów, solidnego uwierzytelnienia tożsamości każdej ze stron oraz zapewnienia mocy prawnej składanych podpisów zgodnie z obowiązującymi regulacjami (np. eIDAS). Istnieje ryzyko związane z cyberbezpieczeństwem i potencjalnymi próbami fałszerstwa.

Złożoność integracji technicznej

Wyzwanie polega na bezbłędnym i wydajnym połączeniu różnych systemów:

• Platformy związane z miejscem przechowywania dokumentów.
• Systemu dziedzinowego, systemu inicjującego proces.
• Komponentu adresującego usługi zaufania.

Niezbędne jest zapewnienie stabilnej i płynnej komunikacji oraz wymiany danych między tymi platformami.

Zarządzanie zróżnicowanymi procesami biznesowymi

System musi elastycznie obsługiwać wiele scenariuszy:

• Procesy czysto wewnętrzne.
• Procesy angażujące tylko strony zewnętrzne (klientów i kontrahentów).
• Złożone procesy obustronne.

Każdy z tych wariantów wymaga odrębnej logiki i zapewnienia spójności całego obiegu dokumentów.

Doświadczenie i adopcja użytkownika (UX)

Krytycznym wyzwaniem jest zaprojektowanie procesu, który będzie prosty i intuicyjny dla wszystkich użytkowników, niezależnie od ich kompetencji technicznych. Zarówno pracownicy, jak i klienci zewnętrzni muszą być w stanie bezproblemowo przejść przez cały proces podpisywania, aby zapewnić wysoką adopcję rozwiązania.

Zależność od partnera zewnętrznego

Całość rozwiązania w kluczowym obszarze usług zaufania opiera się na komponencie dostarczanym przez partnera zewnętrznego. Generuje to zależność biznesową i techniczną, która wymaga zarządzania ryzykiem związanym z dostępnością, wydajnością i ewentualnymi zmianami w usłudze świadczonej przez partnera.

Proponowane rozwiązanie

1. Przedmiot usługi

Głównym celem projektu jest implementacja i uruchomienie funkcjonalności umożliwiającej składanie podpisów elektronicznych na dokumentach w ramach platformy eVault.

2. Zakres funkcjonalny

Rozwiązanie może zapewnić kompleksową obsługę procesu podpisywania dokumentów, obejmującą:

• Podpisywanie wewnętrzne: Umożliwienie pracownikom Państwa organizacji składania podpisów na dokumentach cyfrowych.
• Podpisywanie zewnętrzne: Umożliwienie Państwa klientom (oraz ich przedstawicielom) zdalnego podpisywania dokumentów w imieniu ich organizacji.
• Obustronny proces: Proces jest zaprojektowany tak, aby zapewnić płynną i bezpieczną wymianę podpisów między obiema stronami (Państwa pracownik- przedstawiciel klienta).

3. Przebieg procesu i architektura rozwiązania

Cały proces obiegu i podpisywania dokumentów będzie realizowany w oparciu o zintegrowane systemy:

• Inicjacja: Proces będzie inicjowany przez upoważnionego przedstawiciela Państwa firmy.
• System zarządzający: Operacje będą wywoływane z systemu dziedzinowego eVault zarządzanego przez IRM.
• Integracja z usługą zaufania: System IRM jest zintegrowany z komponentem SignHub, dostarczanym przez Asseco Data Systems S.A., który pełni rolę partnera technologicznego IRM w zakresie świadczenia usług zaufanych i kwalifikowanych podpisów elektronicznych.

Oferowane rozwiązanie integruje platformę eVault z komponentem SignHub w celu kompleksowej obsługi procesu składania podpisów elektronicznych.