Traçando o caminho para o digital: 3 desafios de RIM que você precisa superar

A seguir, apresentamos três dos principais desafios que precisam ser superados para traçar o caminho rumo ao futuro digital:

1. Organize seu inventário de registros em papel

Os motivos que impedem uma organização de realizar a limpeza de registros são variados: falta de recursos, pouca visibilidade sobre os arquivos ou até o tamanho e a complexidade do projeto. A ausência de códigos de classificação, conteúdos desconhecidos e arquivos misturados dificultam ainda mais esse processo — e colocam a limpeza de registros — e o controle — em espera.

Independentemente da causa, a consequência da inação é a mesma: sua organização não consegue tomar decisões seguras e fundamentadas sobre os registros legados, o que compromete o avanço de outras prioridades. Além disso, os custos e riscos desnecessários continuam se acumulando. Compreender o que há no acervo e tomar decisões inteligentes sobre a destinação dos registros ainda é um dos maiores desafios para quem lidera a gestão da informação atualmente.

2. Tomar decisões estratégicas de digitalização para ampliar o acesso e alimentar os motores de IA

A ideia de um escritório sem papel existe há décadas — mas muitas organizações ainda não conseguiram colocá-la em prática. O caminho rumo ao digital costuma ser dificultado pela ausência de uma estratégia clara e pela falta de recursos, o que atrasa o progresso e desanima as equipes. E a solução nunca é simplesmente “digitalizar tudo”. Uma abordagem equilibrada de digitalização, que leve em conta requisitos de acesso, litígios, uso de IA e outras prioridades, ajuda a tomar decisões alinhadas ao orçamento e aos objetivos da organização — sem apenas transferir a falta de controle dos registros em papel para o ambiente digital.

Como todos já percebemos, a IA está revolucionando rapidamente a forma como as organizações operam. Seu impacto na Governança da Informação e dos Dados vem transformando o cenário de maneira contínua. Em todo o mundo, empresas estão adotando ferramentas de IA e de análises avançadas para operacionalizar os dados de alto valor. Ao decidir de forma estratégica quais registros em papel digitalizar, líderes de RIM conseguem enriquecer os dados usados por modelos de IA, gerando insights mais relevantes e resultados mais precisos.

3. Limpe seus dados digitais

Organizações em todo o mundo estão enfrentando um crescimento exponencial de dados — o que gera desafios de volume ainda maiores do que os que existiam com os registros em papel. Uma parte significativa desses dados — estruturados ou não — costuma ser redundante, obsoleta ou trivial/transitória (ROT). Esses dados ROT não apenas ocupam espaço de armazenamento, mas também dificultam a gestão eficiente da informação, gerando custos elevados, vulnerabilidades de segurança e decisões menos precisas.

Tratar as complexidades da higiene dos dados no seu programa exige uma abordagem sistemática: classificar os dados ROT, eliminar e arquivar informações redundantes, entender sua cadeia de suprimento de dados e preparar os dados para uso em IA. Esse processo pode, inclusive, começar na própria limpeza de registros. Afinal, registros físicos organizados = dados digitais mais limpos.

Armazenar, proteger e governar: a base para o sucesso

O caminho para um futuro digital otimizado pode estar mais próximo do que você imagina. Os desafios são muitos, mas as possibilidades também, especialmente quando se ganha controle sobre os registros e se adota tecnologias emergentes.

A Iron Mountain é sua parceira para armazenar, proteger, governar e transformar os ativos mais valiosos da sua organização. Conheça a Smart Records Cleanup Suite da Iron Mountain e veja como podemos ajudar você a iniciar sua jornada de limpeza de registros legados.