Finalmente chegou a hora de fazer a limpeza de arquivos

Há muitos motivos pelos quais é fundamental lidar com os arquivos antigos físicos da sua organização: reduzir custos de armazenamento, evitar retenção excessiva, garantir conformidade, fornecer acesso em tempo hábil e aproveitar os dados ali contidos para análises, entre outros. Alguns de vocês assumiram compromissos para atingir metas de zero caixas ou adotar formas de trabalho totalmente sem papel. 

Para ter sucesso em qualquer uma dessas iniciativas, é preciso começar tomando decisões defensáveis sobre seus registros, seja por arquivo ou por caixa.

Mas agir e tomar decisões defensáveis é mais fácil falar do que fazer. Ao longo dos anos, e até mesmo de décadas, as organizações podem ter usado diferentes sistemas de indexação ou procedimentos para categorizar caixas. Elas podem ter passado por reorganizações ou, talvez, por uma fusão, aquisição ou cisão. E, muito provavelmente, funcionários entraram e saíram ao longo do tempo, levando consigo o conhecimento institucional e a responsabilidade sobre os registros.

Todas essas situações agravaram o problema e deixaram você com um quebra-cabeça difícil de resolver, e provavelmente você não tem tempo, orçamento nem pessoal para juntar todas as peças.

A abordagem tradicional 

Abrir manualmente cada caixa do seu inventário para revisar o conteúdo, atualizar metadados, atribuir classificação ou organizar arquivos não é econômico nem totalmente defensável; por isso, poucas organizações tomaram alguma providência.

Então, o que mudou agora? 

Uma tecnologia que automatiza o processo e permite que você tome decisões objetivas sobre o seu inventário, em qualquer estado em que ele esteja. Você pode decidir com segurança o que manter em papel, o que digitalizar, o que destruir com segurança ou o que arquivar, sem precisar fazer tudo sozinho.

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Mas, como mencionado anteriormente, nem todas as caixas são iguais em termos de conteúdo, informações descritivas ou metadados. Aqui estão três cenários comuns que exigem abordagens diferentes para permitir uma tomada de decisão defensável:

Cenário 1: Registros armazenados sem códigos de classificação e regras de retenção associadas 

Encontrar o que você precisa e tomar medidas defensáveis em relação aos seus registros exige um inventário preciso, com metadados completos em nível de caixa, códigos de classificação documental atribuídos e regras de retenção definidas. Quando as caixas são armazenadas com metadados, mas sem códigos de classificação ou regras de retenção associadas, torna-se difícil iniciar bloqueios legais, atender a exigências de litígios ou auditorias e tomar decisões simples e defensáveis sobre o que reter, digitalizar ou destruir.

Uma abordagem trabalhosa seria fazer com que a equipe revisasse cada caixa, consultasse a tabela de temporalidade documental, atribuísse um código de retenção e calculasse a data de elegibilidade correspondente. Saber por onde começar já é um desafio, pois implementar uma abordagem padronizada para aplicar códigos documentais em nível de caixa, alinhados à tabela de temporalidade da sua organização, pode ser difícil e desgastante.

Cenário 2: Tipos de registros misturados e complexidade de datas de evento 

Você tem caixas com registros de tipos diferentes misturados e regras de retenção baseadas em eventos. Diferentes tipos de registros têm exigências distintas de retenção e destinação. Se os arquivos não estiverem organizados de acordo com a classificação documental, os requisitos de retenção ou a data do evento, você não conseguirá agir com segurança e de forma defensável sobre quais registros reter, digitalizar ou destruir. 

Por exemplo, hipotecas formalizadas em maio de 2007 estão em uma caixa junto com empréstimos que foram encerrados em 2009, 2018 e 2023. É impossível atribuir uma única data de destruição à caixa, e o resultado é a retenção excessiva de alguns arquivos enquanto se espera que outros cumpram os requisitos de retenção.

Uma abordagem manual exigiria que funcionários experientes ou profissionais contratados abrissem cada caixa, comparassem as informações de cada arquivo com um banco de dados que registra o encerramento, removessem os arquivos já encerrados, calculassem sua elegibilidade para destruição com base na tabela de temporalidade e depois os colocassem em uma caixa de acordo com o ano de destruição. Ou você pode optar por digitalizar alguns dos empréstimos, conforme solicitado pela unidade de negócios. 

Mas, se você não tiver recursos, equipe, processo e tempo para separar cada arquivo por data de destruição, um projeto de limpeza como esse pode ser adiado, aumentando no fim o seu orçamento de armazenamento e expondo sua organização a potenciais riscos legais e de conformidade. 

Cenário 3: Caixas armazenadas sem informações suficientes 

Você tem caixas sem informações utilizáveis ou confiáveis em quantidade suficiente para tomar uma decisão. Podem ser caixas cheias de registros importantes que precisam ser tratados, ou enfeites de feriado, materiais de escritório e objetos pessoais que ninguém reivindicou. 

Você pode optar por abrir as caixas e permitir que a equipe ou um terceiro faça essa avaliação, mas isso exige espaço, e o processo consome tempo, é caro e não é infalível. Para gerenciar adequadamente seu inventário de registros e tomar decisões de destinação, você precisa saber o que tem e quem é o responsável legítimo por cada caixa. Sem saber essas duas coisas, você não consegue agir e acabará mantendo esse inventário armazenado por muito mais tempo do que o necessário. 

De acordo com um estudo recente sobre limpeza de arquivos antigos, patrocinado pela Iron Mountain, estima-se que quase 20% de todos os registros armazenados em caixas estejam sem metadados. Como resultado, você não sabe o que tem e, por isso, não consegue tomar nem mesmo a decisão mais simples sobre o que reter, digitalizar, destruir ou doar. 

Para corrigir essa situação, é necessário revisar o conteúdo de cada caixa e atualizar manualmente os metadados em nível de caixa. Mas talvez você não tenha o orçamento, a equipe, a especialização, o tempo ou o espaço necessários para concluir um projeto tão extenso.

Qual é o desafio da sua organização na limpeza de arquivos antigos?

Se algum desses cenários parece familiar, nós podemos ajudar. 

A Iron Mountain lida com essas três situações, e qualquer combinação entre elas, usando soluções automatizadas e orientadas por tecnologia que economizam tempo e custo. Assim, independentemente do estado das suas caixas, você pode confiar em nós para apoiar sua tomada de decisão com soluções inovadoras e uma equipe qualificada de gestão documental. 

Agora é a hora de colocar em ordem anos de trabalho valioso da sua organização.

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