UTMB Health começa com Smart Sort para avançar na Transformação Digital

A Universidade de Ciências Médicas do Texas (UTMB) é um dos principais centros acadêmicos de ciências da saúde para pesquisa, educação e atendimento ao paciente, localizado em quatro campi no sudeste do Texas. O campus da UTMB Health em Galveston, TX, enfrentou um desafio significativo em 2022, quando o contrato de locação de uma de suas instalações de armazenamento – conhecida como edifício Lipton Tea – estava prestes a expirar. Esse armazém de 72 anos continha registros de pacientes, documentos físicos emergencialmente realocados do furacão Ike em 2008 e microfichas e microfilmes que remontavam à antiga política de registros permanentes da UTMB Health.

O inventário incluía quatro andares de registros físicos históricos e frágeis – ou seja, um verdadeiro pesadelo paraum gestor de arquivos. Em março de 2022, a equipe imobiliária da UTMB Health trabalhou em estreita colaboração com a Iron Mountain para desenvolver planos iniciais para a desocupação do edifício. Como a UTMB Health já armazenava mais de 400.000 registros nas instalações seguras de armazenamento externo da Iron Mountain em Houston, TX, ficou claro que o Iron Mountain Smart Sort era a solução perfeita para ajudar a identificar, classificar e aumentar a visibilidade dos arquivos do edifício Lipton Tea e de outros campi.

“A equipe da Iron Mountain realmente compreendeu a profundidade e a complexidade desse projeto. Foi uma grande empreitada.” — Carla Cuney, Diretora de Gestão da Informação em Saúde e Serviços de Pessoal Médico da UTMB Health. Em agosto de 2022, o projeto Smart Sort de grande escala foi iniciado. As equipes da UTMB Health começaram a identificar registros para descarte ou realocação. Os registros que poderiam ser destruídos de forma defensável foram eliminados, enquanto os demais foram transportados com segurança para uma instalação da Iron Mountain em Dallas, TX.

O projeto Smart Sort foi concluído no terceiro trimestre de 2024 e resultou em uma redução de 40% nos custos de armazenamento da UTMB Health, já que os registros agora estão sendo destruídos em vez de armazenados indefinidamente. Com listagens atualizadas no nível dos arquivos, a equipe de registros da UTMB pode agora localizar, gerenciar e tomar decisões facilmente sobre digitalizações futuras e destruições defensáveis em andamento.

Usando o Smart Sort, a equipe foi capaz de:

• Revise os bancos de dados de registros para identificar todos os arquivos sob gestão e avaliar a elegibilidade para destruição.
• Digitalize IDs de registros de arquivos individuais em papel e microfichas.
• Crie uma listagem atualizada em nível de arquivo, mapeando a localização de todos os registros para o nível de caixa individual na nova instalação de armazenamento de Dallas, TX.
• Classifique e reencaixote todos os arquivos de acordo com cronogramas de retenção contínuos.
• Iniciar a destruição imediata de registros elegíveis para reduzir custos de armazenamento.

Uma estratégia de gerenciamento de risco confiável

O Smart Sort foi fundamental para mudar a perspectiva da equipe de Gestão da Informação em Saúde (HIM) da UTMB Health. Com políticas de retenção desatualizadas, a adoção de um novo software de registros eletrônicos de saúde no início dos anos 2010 e o aumento dos eventos climáticos regionais, a UTMB Health percebeu a necessidade de encontrar um parceiro para modernizar sua gestão de registros.

A equipe da Iron Mountain apresentou os dados de forma organizada e acessível, aliviando o fardo do gerenciamento manual de registros. Principais stakeholders – desde compliance, risco e jurídico até gerentes de banco de dados e a equipe de TI – reconheceram os benefícios do Smart Sort desde o início do projeto.

“Sempre que realizamos uma eliminação defensável, especialmente de registros médicos, estamos melhorando a conformidade e alinhando o processo às diretrizes de governança. Isso foi fundamental para os tomadores de decisão da UTMB.” — Arnie Padilla, Diretor Administrativo da Iron Mountain.

Abrindo a porta para a futura transformação digital

A experiência da UTMB Health com Smart Sort criou uma base sólida para suas futuras iniciativas digitais. Ao gerenciar e simplificar os registros, a organização abriu a oportunidade para um planejamento e previsão mais estratégicos.

Hoje, a equipe UTMB Health continua a fazer parceria com a Iron Mountain para:

• Acelere o processo de localização de registros e aumente as taxas de localização de registros
• Tomar decisões defensáveis sobre quais registros destruir e quais manter enquanto permite futuras decisões de destruição em nível de caixa
• Atenda mais facilmente à retenção legal e regulatória e requisitos de conformidade
• Aproveite a oportunidade de fazer a transição para um gerenciamento Programa de serviços e permitir previsões
• Preparar seu programa de registros para futuros esforços de digitalização, otimizado insights de dados e iniciativas avançadas de automação e IA

Classificação inteligente para saúde

Não importa o que você esteja armazenando, facilitaremos a limpeza de registros legados para que você possa continuar prestando excelente atendimento ao paciente em um mundo digital. Visite Classificação inteligente para obter mais informações.

Setor

Saúde

Desafio

Com o fechamento de uma instalação histórica e a necessidade de identificar, classificar e transferir milhares de registros de pacientes, microfichas e microfilmes, a UTMB Health precisava reduzir e realocar seu inventário de forma segura dentro de alguns meses.

Solução

Iron Mountain Smart Sort

Resultados

• Registros médicos em papel e microfichas foram classificados por tipo para determinar a elegibilidade para destruição e continuidade da gestão defensável.
• O edifício expirado foi desocupado em quatro meses e os custos de armazenamento de registros foram reduzidos em mais de 40%.
• Facilitou a digitalização futura dos documentos.