Automatize seu processamento de faturas

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A gestão de faturas digitais e em papel, enviadas para múltiplos locais e caixas de entrada, apresenta desafios em relação à eficiência e precisão.

23 de janeiro de 20246  minutos
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invoice processing

Desafio do negócio

Para os profissionais de contas a pagar (AP - accounts payable), a eficiência e a precisão são primordiais. Você deve processar as faturas e remeter os pagamentos rapidamente, além de gerenciar ambos para otimizar o fluxo de caixa, evitando erros que podem ter um impacto de longo prazo nos negócios. Porém, com faturas digitais e em papel enviadas para vários locais e caixas de entrada, a eficiência e a precisão são um verdadeiro desafio. 

Impacto

Se você tiver faturas em várias caixas de entrada de e-mail, armários de arquivo, discos rígidos, compartilhamentos de dados, etc., você está perdendo o poder da tecnologia para ajudá-lo a fazer seu trabalho com mais eficiência e precisão. Com 70% das empresas ainda recebendo faturas em papel, encontrar e revisar manualmente centenas de documentos para compará-los e efetuar o pagamento pode causar atrasos. Isso prejudica o relacionamento com fornecedores e a classificação de crédito da organização.

A inserção manual de dados de faturas em papel apresenta o risco de erros manuais ou de perda de faturas. Os pagamentos duplicados, por si só, podem custar à sua organização de 0,8% a 2% do total de pagamentos. Erros simples de digitação também podem levar a excessos de pagamentos, pagamentos perdidos e atrasados, além de deixar a porta aberta para fraudes.

A ineficiência atrasa o processamento de pagamentos e gera custos desnecessários. O processamento manual de uma fatura leva, em média, 17 dias úteis. Segundo o Federal Reserve, das mais de 25 bilhões de faturas enviadas anualmente, 75% exigem processamento manual, custando às empresas estadunidenses aproximadamente US$ 200 bilhões todos os anos.

Fato do setor

O processamento inteligente de documentos pode aumentar, também, a rapidez do processamento de faturas em mais de 67%.

CPA Practice Advisor

E se você pudesse?

Com o enVision para processamento de faturas da Iron Mountain, você consegue automatizar esse processo, auxiliando sua empresa a:

  • Obter visibilidade em tempo real de todas as faturas independentemente do formato em que elas chegam.
  • Reduzir os erros que podem levar a pagamentos atrasados, pagamentos excessivos, auditorias fracassadas e fraudes.
  • Diminuir o tempo e as despesas com o processamento de faturas e com o fechamento mensal.

enVision da Iron Mountain para o Processamento de Faturas

Você pode confiar na Iron Mountain, uma empresa global dedicada ao armazenamento, proteção e gestão de informações e ativos, para fornecer um sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM- Enterprise Content Management) que atenda às necessidades dos profissionais de AP para ajudá-lo a:

  • Digitalizar documentos em papel: você pode digitalizar suas próprias faturas ou a Iron Mountain pode buscá-las e digitalizá-las para você. A tecnologia de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR - Optical Character Recognition) extrai o conteúdo para torná-lo facilmente pesquisável. Os recursos com pouco ou nenhum código ajudam você a adaptar os fluxos de trabalho automatizados de processamento e aprovação de faturas às suas regras de negócios.
  • Conectar dados entre plataformas: a integração com os sistemas contábeis existentes conecta as informações para eliminar os silos e fornecer acesso a todos os dados relevantes em um único local.
  • Habilitar o acesso a qualquer hora e em qualquer lugar: os usuários autorizados podem acessar e pesquisar facilmente as faturas em nossa plataforma segura de ECM por meio de um único portal baseado na web, receber notificações sobre regras de tratamento de exceções e compartilhar e reprocessar faturas rejeitadas com os fornecedores.
  • Proteger seu negócio: a cadeia de custódia passível de auditoria, o armazenamento seguro, a criptografia de dados, a restrição de acesso e as permissões baseadas em funções mantêm os dados seguros. Nossa plataforma de conteúdo está em conformidade com os padrões do setor e com as políticas de retenção de dados, além de oferecer recursos que o ajudam a responder a auditorias e solicitações de descoberta.
  • Gerenciar todo o ciclo de vida: a Iron Mountain pode descartar registros físicos, armazenando com segurança, triturando-os ou devolvendo-os a você.

Os resultados podem ajudar você a:

  • Tornar o processamento mais transparente: visualize, gerencie e processe faturas de forma centralizada em um portal único e fácil de usar. Com apenas um clique, veja como cada fatura foi processada e o destino de seus pagamentos.
  • Aumentar a precisão: extraia automaticamente as informações das faturas para evitar erros resultantes da entrada manual de dados. Reduza ou elimine o risco de extravio, ou manuseio incorreto de faturas.
  • Otimizar a eficiência e reduzir custos: com a digitalização e os dados conectados, você pode classificar e organizar as faturas rapidamente para um processamento extremamente ágil. Você também economiza tempo e excesso de trabalho do fechamento mensal.