Soluție de procesare a facturilor

Automatizați procesarea facturilor

Provocarea

Pentru experții în obligații de plată (AP), eficiența și corectitudinea sunt esențiale. Trebuie să procesați facturile rapid, să înaintați plățile prompt și să reușiți să optimizați fluxul numerarului, evitând în același timp erorile care pot avea un impact pe termen lung asupra afacerii. Dar cu facturile pe hârtie și digitale, care sunt trimise către mai multe locații și inboxuri de e-mail, eficiența și corectitudinea reprezintă o reală provocare.

Impactul

Dacă aveți facturi în mai multe inboxuri de e-mail, dulapuri cu dosare, hard discuri, partiții de partajare a datelor și așa mai departe, nu beneficiați de puterea tehnologiei care vă poate ajuta să vă faceți treaba mai eficient și corect. Cum 70% dintre companii încă mai primesc facturi pe hârtie,¹ căutarea și analizarea manuală a sute de foi de hârtie care trebuie să corespundă facturilor de plată poate duce la întârzierea plăților, care afectează relațiile cu furnizorii și ratingul de credit al organizației dvs.

Introducerea manuală a datelor de pe facturile pe hârtie creează riscul de erori manuale sau de pierdere a facturilor. Doar plățile dublate pot să coste organizația dvs. de între 0,8% și 2% din totalul plăților.² Erorile simple de tastare pot, de asemenea, să ducă la supraplăți, plăți dublate, la ratarea și întârzierea plăților și crearea posibilității de fraudă.

Ineficiența încetinește procesarea plăților și creează costuri inutile. Diverse studii și rapoarte de referință privind procesarea facturilor primite semnalează costuri per factură de 10 până la 40 de euro prin procesarea manuală, pe hârtie.³

Depășiți provocările întâlnite în procesarea facturilor

Procesarea automată a facturilor cu soluția Iron Mountain de procesare a facturilor vă poate ajuta să depășiți provocările, permițând:

1. Centralizarea preluării facturilor fizice și prin e-mail;
2. Exploatarea capacităților inteligenței artificiale (AI) pentru a utiliza captarea inteligentă a datelor pentru a extrage datele facturilor din înregistrările pe hârtie și digitale, contribuind la reducerea acțiunilor manuale și a erorilor;
3. Automatizarea fluxurilor de lucru ale proceselor, integrând înregistrările facturilor de la furnizori și datele privind achizițiile și responsabilizarea factorilor de decizie

Soluția Iron Mountain de procesare a facturilor

Soluția Iron Mountain de procesare a facturilor este construită pe Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP), o soluție SaaS (software as a service) scalabilă, cu cod redus, care consolidează capacitățile de gestionare a informațiilor și stimulează automatizarea acțiunilor manuale în ecosistemul AP existent prin intermediul conectorilor pre-integrați, al fluxurilor de lucru, tipurilor de documente, metadatelor, regulilor de păstrare și indicațiilor pentru inteligența artificială.

Puteți avea încredere că Iron Mountain, o companie de nivel mondial, dedicată serviciilor de stocare, protejare și gestionare a informațiilor și activelor, vă va oferi o soluție care valorifică capacitățile complete de gestionare a conținutului fizic și digital, capacitățile inteligenței artificiale, automatizarea fluxurilor de lucru și guvernanța informațiilor pe o platformă unificată pentru a permite:

• Centralizarea gestionării facturilor în format fizic și electronic: Puteți să vă digitalizați facturile sau Iron Mountain poate face acest lucru pentru dvs. Furnizorii pot, de asemenea, să trimită facturi către căsuțele de e-mail AP dedicate. Soluția noastră oferă un depozit unic pentru înregistrările dvs. fizice și digitale.
• Automatizarea capturării datelor, utilizând capacitățile de procesare inteligentă a documentelor (IDP) ale soluției: Soluția noastră extrage și indexează în mod automat datele din antetul facturii și din articolele de linie, oferind operatorilor dvs. AP o înregistrare digitală completă fără introducerea manuală a datelor.
• Conectarea datelor între platforme: Integrarea cu sistemele de achiziții deja existente conectează informațiile și reduce fragmentarea acestora.
• Accesul oricând și de oriunde: Utilizatorii autorizați pot accesa și căuta ușor facturile pe platforma noastră ECM securizată, printr-un singur portal web, pot primi notificări pentru regulile privind excepțiile și pot partaja și reprocesa facturile respinse ale furnizorilor.
• Protejarea afacerii dvs.: Lanțul de custodie auditabil, stocarea securizată, criptarea datelor, restricționarea accesului și permisiunile bazate pe roluri păstrează datele în siguranță. Platforma noastră de conținut respectă standardele din domeniu și politicile privind păstrarea datelor și oferă capabilități care vă ajută să răspundeți la solicitările de auditare și descoperire.
• Gestionarea întregii durate de viață: Iron Mountain poate elimina înregistrările fizice prin stocarea sau distrugerea lor sigură sau prin returnarea către dvs.

Rezultatele vor avea un impact semnificativ asupra profitului dvs., permițând:

• Procesarea facturilor într-un mod mai transparent: Consultați, gestionați și procesați facturile în mod centralizat dintr-un singur portal ușor de utilizat. Aflați cum a fost gestionată fiecare factură și unde ajung plățile dvs. cu un singur clic.
• Mărirea preciziei: Extrageți automat informațiile din facturi și introduceți-le în fluxuri de lucru pentru a evita erorile care rezultă din introducerea manuală a datelor. Reduceți sau eliminați riscul de a pierdere sau gestionare incorectă a facturilor.
• Mărirea eficienței și reducerea costurilor: Prin digitalizare și automatizarea fluxurilor de lucru, puteți sorta și organiza facturile cu doar câteva apăsări de taste pentru procesare ultra-rapidă. Veți face și economie de timp și de efort la închiderea lunii.

1 CPA Practice Advisor, 7 moduri în care procesarea inteligentă a documentelor ajută contabilitatea, iulie 2022.
2 Office of the Washington State Auditor, Plata dublată a furnizorilor este o problemă. SAO oferă sfaturi pentru a preveni plățile dublate, februarie 2022.
3 Seeburger, Cele mai importante 5 cifre cheie ale procesului de achiziții până la plată, ianuarie 2024.