Řešení Iron Mountain pro zpracování faktur

Zlepšete účetní operace díky automatizaci s AI

Výzva

Role účetních operací se rychle mění z interní transakční funkce na strategickou nutnost vzhledem k optimalizaci ziskovosti a cash flow. Účetní týmy však nadále sužuje neefektivita. 82 % z nich stále zadává faktury ručně a 56 % tráví týdně přes 10 hodin manuálními úkony.¹ Nadbytečná práce s papírovými dokumenty, repetitivní zadávání dat a oddělené systémy vyžadují cenný čas, což omezuje strategické cíle. Tyto manuální procesy vedou k chybám zapříčiněným člověkem, nepřesnostem při placení a napjatým vztahům s dodavateli, jelikož 39 % faktur kvůli nim obsahuje chyby.²

Kromě toho časté výjimky, dlouhé schvalování a omezený přehled o datech znemožňují účetním týmům provádět včasná, informovaná finanční rozhodnutí a využívat strategické příležitosti.

Co kdybyste mohli…

Používat škálovatelný, centralizovaný systém využívající umělou inteligenci a díky tomu:

1. Získat kompletní přehled o životním cyklu faktury a kontroly nad ním, aby byly všechny digitální a fyzické dokumenty snadno přístupné.
2. Dramaticky omezit manuální chyby a nesrovnalosti díky inteligentnímu ověřování a odsouhlasení fakturačních dat na základě informací o nákupu a přijetí.
3. Zjednodušit a urychlit schvalování faktur a zbavit tým jednotvárných administrativních úkonů, aby se mohl soustředit na strategičtější finanční iniciativy.

Řešení Iron Mountain pro zpracování faktur

Naše řešení pro zpracování faktur je součástí Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP), škálovatelné platformy typu SaaS, která vytváří z fyzických faktur praktické digitální soubory a automatizuje pracovní postupy založené na dokumentech. Zpracování faktur automatizuje hlavní funkce účetních operací včetně zadávání dat, schvalování, odsouhlasení a workflow zaměřených na dokumenty. Toto řešení posiluje možnosti správy informací, které ve vašem stávajícím účetním prostředí chybí, prostřednictvím předpřipravených konektorů, workflow, typů dokumentů, metadat, pravidel archivace a AI promptů.

Zpracování faktur vám pomůže:

• Zpracovávat faktury transparentněji: Získejte kontrolu nad zpracováním faktur díky správě digitálních a papírových dokumentů v jediném, uživatelsky přívětivém portálu. Centralizovaný systém zajišťuje oprávněným uživatelům snadný přístup podle rolí, zjednodušuje kompilaci faktur a eliminuje zpoždění způsobená používáním různých systémů. Hladká integrace se stávajícími účetními systémy vás zbaví izolace dat a poskytne centralizovaný přehled všech relevantních dat, aby je šlo efektivně zpracovat. Pracovní workflow a procesy schvalování si můžete upravit podle konkrétních firemních pravidel, abyste získali přesné trasování a rychlé schvalování. Snadno sledujte průběh zpracování faktury a plateb, získejte jasné kontrolní záznamy a zlepšete kontrolu odpovědnosti.
• Zlepšit přesnost a získat kontrolu nad financemi: Dosáhněte mimořádné integrity dat díky službě inteligentního zpracování dokumentů, která využívá umělou inteligenci, automaticky extrahuje informace z faktur, hladce je zařazuje do pracovních workflow a prakticky tak eliminuje chyby při ručním zadávání dat. Využijte automatické třísměrné hledání shod k ověření dat na fakturách na základě dat o nákupu a přijetí, aby byly vypláceny pouze platné a správně realizované objednávky, čímž se minimalizují nesrovnalosti a možnosti vzniku potenciálních přeplatků. V případě faktur bez nákupní objednávky AI agenti automatizují přiřazení příslušných účetních parametrů řádkovým položkám, což značně omezuje časově náročné výjimky. Vytvářejte rychlé přehledy a optimalizujte cash flow, stanovte pracovní priority a zlepšujte vztahy s dodavateli.
• Zlepšit efektivitu a snížit náklady: Autorizovaní uživatelé mohou snadno vyhledávat a zobrazovat faktury prostřednictvím jednoho cloudového portálu na platformě InSight DXP. Díky digitalizaci a automatizaci pracovních procesů si budete moci jednoduše roztřídit a uspořádat faktury, což zjednoduší schvalování. Díky využití našich robustních obchodních pravidel, která automaticky označí výjimky a přesměrují je na příslušné uživatele, se budou účetní moci soustředit jen úkoly, které vyžadují lidský zásah. Služba Iron Mountain InSight DXP zajišťuje soulad s oborovými standardy a systematicky uplatňuje zásady ohledně skartačních lhůt a ochrany osobních údajů, což vám pomáhá řídit a prosazovat povinnosti pro relevantní obsah.

Výhody řešení od společnosti Iron Mountain

Výhody řešení od společnosti Iron Mountain spočívají v bezkonkurenčním rozsahu a robustní platformě InSight DXP, která poskytuje kompletní řešení transformace vašich účetních procesů a umožňuje využít potenciál vašich dat. Naše celosvětové kapacity skenování a infrastruktury zahrnují 141 digitalizačních center ve 45 zemích světa, které ročně zvládnou 2,6 miliardy dokumentů a nabízejí jednotný vstupní bod pro všechny faktury.

Díky využití inteligentního zpracování dokumentů pomocí umělé inteligence dokáží naše řešení extrahovat cenná data s průměrnou přesností 97 %, což umožňuje automatizovat zpracování dokumentů, snižuje manuální chyby a urychluje finanční transakce.

Naše platforma vytvořená na systému InSight DXP poskytuje bezpečný a nepřetržitý přístup podle rolí a systematicky aplikuje zásady ohledně skartační lhůty a ochrany osobních údajů, což umožňuje vždy dodržovat předpisy a minimalizovat bezpečnostní rizika. Jako spolehlivý globální partner s více než 70letou zkušeností pomáhá společnost Iron Mountain optimalizovat účetní operace a dosáhnout efektivity, přesnosti a škálovatelnosti.