Planificarea tranziției la digital: 3 dificultăți de depășit în gestionarea evidențelor și informațiilor

Iată trei dintre cele mai mari dificultăți din ziua de astăzi pe care trebuie să le depășiți pe măsură ce vă trasați cursul către viitorul digital:

1. Tratați inventarul de evidențe pe hârtie

Motivele din spatele incapacității unei organizații de a aborda curățarea evidențelor pot varia, de la resurse limitate sau lipsa de vizibilitate, până la dimensiunea și complexitatea unui potențial proiect de curățare. Codurile de evidență lipsă, conținutul necunoscut și documentele amestecate complică semnificativ acest proces și pun în așteptare curățarea – și controlarea – evidențelor. Rezultatul lipsei de acțiune este același, indiferent de motiv: nu puteți lua decizii cu încredere și justificabile cu privire la evidențele vechi, care să vă permită să mergeți mai departe cu alte priorități. De asemenea, veți continua să suportați costuri și riscuri inutile. Înțelegerea a ceea ce dețineți și luarea unor decizii inteligente privind gestionarea evidențelor este în continuare una dintre cele mai mari dificultăți cu care se confruntă liderii din domeniul informațiilor în prezent.

2. Luați decizii de digitalizare pentru a îmbunătăți accesibilitatea și a alimenta motorul IA

Conceptul unui birou fără hârtie există de zeci de ani, dar multe organizații încă nu au ajuns acolo. Calea către o lume fără hârtie este adesea complicată de lipsa de strategie și resurse, ceea ce poate încetini progresul și poate diminua entuziasmul. Calea de urmat nu este niciodată să „digitalizăm totul”. O abordare echilibrată a digitalizării, care evaluează cerințele de acces, litigii, IA și alte priorități, asigură că se fac alegerile corecte pentru bugetul și obiectivele organizației dvs., și că nu transferați pur și simplu lipsa de control asupra evidențelor pe hârtie la format digital.

După cum știm cu toții, IA revoluționează rapid modul în care organizațiile își desfășoară activitatea. Impactul IA asupra guvernanței datelor și informațiilor schimbă peisajul informațional chiar în acest moment. Organizațiile din întreaga lume adoptă IA și instrumente avansate de analiză pentru a operaționaliza datele lor de mare valoare. Prin alegerea strategică a evidențelor pe hârtie care să fie digitalizate, liderii în gestionarea evidențelor și informațiilor pot augmenta datele pentru modelele IA și pot asigura perspective mai detaliate și rezultate mai precise.

3. Curățați-vă datele digitale

Organizațiile din întreaga lume se confruntă cu o creștere exponențială a datelor, creând probleme de volum chiar mai mari decât în cazul evidențelor pe hârtie. O parte semnificativă a acestor date, fie structurate sau nestructurate, este adesea redundantă, perimată și neînsemnată/tranzitorie (ROT). Aceste date ROT nu numai că ocupă un spațiu de stocare valoros, dar împiedică și gestionarea eficientă a informațiilor, ducând la creșterea costurilor, vulnerabilități de securitate și afectarea procesului decizional.

Tratarea complexităților legate de igiena datelor din programul dvs. necesită o abordare sistematică, care implică clasificarea datelor ROT, eliminarea și arhivarea datelor redundante, înțelegerea lanțului de aprovizionare cu date și pregătirea datelor pentru utilizare în IA. Acest proces poate începe chiar de la curățarea evidențelor fizice. La urma urmei, evidențe pe hârtie curate înseamnă date digitale mai curate.

Stocați, protejați și guvernați: fundația succesului

Calea către un viitor digital optimizat ar putea fi mai ușor de parcurs decât credeți. Deși dificultățile abundă, la fel și posibilitățile aduse de obținerea controlului asupra evidențelor dvs. și de adoptare a tehnologiilor emergente. 

Iron Mountain este partenerul dvs. pentru stocarea, protejarea, guvernarea și transformarea celor mai valoroase active ale organizației dvs. Explorați Iron Mountain’s Smart Sort pentru a vedea cum vă putem ajuta să începeți călătoria dvs. de curățare a evidențelor.