A venit momentul să vă actualizați și să vă organizați documentele vechi.
Bloguri și articole
Pentru a vă curăța întregul inventar de documente, aveți nevoie de o serie de abordări care să răspundă diverselor provocări. Datorită progreselor tehnologice și gândirii inovatoare, a sosit momentul să organizăm inventarele de documente pe hârtie.
Există numeroase motive pentru care este esențial să abordați problema documentelor fizice vechi din cadrul organizației: reducerea costurilor de depozitare, prevenirea păstrării excesive a documentelor, asigurarea conformității, asigurarea accesului în timp util și utilizarea datelor din acestea în scopuri de analiză, acestea fiind doar câteva dintre motive. Unii dintre dvs. v-ați propus să atingeți obiectivele de „zero cutii” sau să adoptați modalități de lucru complet fără hârtie.
Pentru a avea succes, începeți prin a lua decizii clare și justificate cu privire la documentele dvs., fie pentru fiecare dosar, fie pentru fiecare cutie.
Însă trecerea la acțiune și luarea deciziilor justificate este o sarcină dificilă. De-a lungul anilor și chiar al deceniilor, organizațiile ar fi putut folosi diferite sisteme de indexare sau proceduri de clasificare a cutiilor. Este posibil ca acestea să fi trecut prin reorganizări sau, poate, printr-o fuziune, o achiziție sau o cesionare. Și, cel mai probabil, de-a lungul timpului au venit și au plecat angajați, luând cu ei cunoștințele instituționale și responsabilitatea asupra documentelor.
Acești factori creează o problemă complexă, iar probabil nu dispuneți de timpul, bugetul sau personalul necesar pentru a o rezolva.
Abordarea tradițională
Verificarea manuală a fiecărei cutii din inventarul dvs. pentru a verifica conținutul, a actualiza metadatele, a atribui o clasificare sau a sorta dosarele nu este rentabilă și nici ușor de justificat; de aceea, puține organizații au luat măsuri în acest sens.
Deci, ce s-a schimbat acum?
Tehnologia care automatizează procesul și vă permite să luați decizii obiective cu privire la inventarul dvs., indiferent de starea acestuia. Puteți stabili ce documente să păstrați în format tipărit, ce să digitalizați, ce să distrugeți în condiții de siguranță sau ce să arhivați cu încredere, fără a fi nevoie să faceți totul fără ajutor.
Însă, așa cum s-a menționat anterior, nu toate cutiile sunt identice în ceea ce privește conținutul, informațiile descriptive sau metadatele. Iată trei situații frecvente care necesită abordări diferite pentru a vă permite să luați decizii justificate:
Situația 1: Documentele depozitate fără coduri de clasificare și fără reguli de păstrare asociate
Pentru a găsi ceea ce aveți nevoie și a lua măsuri justificate cu privire la documentele dvs., este necesar un inventar precis, care să conțină metadate complete la nivel de cutie, coduri de clasificare atribuite documentelor și reguli de păstrare. Atunci când cutiile sunt depozitate cu metadate, dar fără coduri de clasificare sau reguli de păstrare asociate, este dificil să se inițieze proceduri de păstrare în scop juridic, să se răspundă cerințelor din cadrul litigiilor sau al auditurilor și să se ia decizii simple și justificabile cu privire la ce trebuie păstrat, digitalizat sau distrus.
O abordare care necesită mult timp ar putea consta în verificarea fiecărei cutii de personal, consultarea programului de păstrare a documentelor, atribuirea unui cod de păstrare și calcularea datei eligibile. Este dificil să știți de unde să începeți, întrucât implementarea unei abordări standardizate pentru aplicarea codurilor de înregistrare la nivel de cutie, în conformitate cu programul de păstrare a documentelor al organizației dvs., poate fi o sarcină dificilă și copleșitoare.
Situația 2: Tipuri de înregistrări amestecate și complexitatea datelor evenimentelor
Aveți cutii care conțin documente amestecate și care au reguli de păstrare bazate pe evenimente. Diferite tipuri de înregistrări au cerințe distincte în ceea ce privește păstrarea și eliminarea acestora. Dacă dosarele nu sunt organizate în funcție de clasificarea documentelor, de cerințele de păstrare sau de datele evenimentelor, nu puteți lua măsuri în mod sigur și justificat cu privire la documentele care trebuie păstrate, digitalizate sau distruse.
De exemplu, creditele ipotecare încheiate în luna mai 2007 se află într-o cutie alături de împrumuturile care au fost lichidate în 2009, 2018 și 2023. Este imposibil să se stabilească o singură dată de distrugere pentru toată cutia, astfel încât rezultatul este păstrarea excesivă a unor dosare, în așteptarea îndeplinirii cerințelor de păstrare de către altele.
O abordare manuală ar necesita personal calificat sau profesioniști subcontractați care să ridice capacul fiecărei cutii, să compare informațiile din fiecare dosar cu o bază de date care înregistrează închiderea dosarelor, să retragă dosarele închise, să calculeze eligibilitatea acestora pentru distrugere (pe baza programului dvs. de păstrare) și apoi să le pună într-o cutie în funcție de anul distrugerii. Sau puteți alege să digitalizați unele dintre împrumuturi, conform solicitării unității operaționale.
Însă, dacă nu dispuneți de resursele, personalul, procedurile și timpul necesare pentru a sorta fiecare dosar în funcție de data distrugerii, un astfel de proiect de curățare ar putea fi amânat, ceea ce, în cele din urmă, ar duce la creșterea bugetului alocat spațiului de depozitare și v-ar expune organizația la potențiale riscuri juridice și de conformitate.
Situația 3: Cutiile au fost depozitate cu informații insuficiente
Aveți la dispoziție cutii care nu conțin suficiente informații utile sau credibile pe baza cărora să luați o decizie. Ar putea fi cutii pline cu documente importante care trebuie sortate sau decorațiuni de sărbători, articole de birou și obiecte personale pe care nu le-a revendicat nimeni.
Puteți să optați pentru verificarea manuală și să permiteți personalului sau unei terțe părți să ia o decizie, dar aveți nevoie de spațiu, iar procesul este unul îndelungat, costisitor și nu este infailibil. Pentru a gestiona în mod corespunzător inventarul de documente și pentru a lua decizii privind eliminarea, trebuie să știți ce anume dețineți și cine este proprietarul de drept al fiecărei cutii. Fără aceste informații, nu puteți lua măsuri și vă veți păstra inventarul mult mai mult decât este necesar.
Conform unui studiu recent privind curățarea arhivelor vechi, finanțat de Iron Mountain, se estimează că aproape 20% din totalul documentelor arhivate în cutii sunt depozitate fără metadate. Prin urmare, nu știți ce aveți și, din această cauză, nu puteți lua nici măcar cea mai simplă decizie cu privire la ce să păstrați, să digitalizați, să distrugeți sau să donați.
Pentru a remedia această situație, trebuie să verificați conținutul fiecărei cutii și să actualizați manual metadatele la nivel de cutie. Este însă posibil să nu dispuneți de bugetul, personalul, expertiza, timpul sau spațiul necesare pentru a duce la bun sfârșit un proiect atât de amplu.
Care este provocarea ta în ceea ce privește curățarea documentelor vechi?
Dacă vreuna dintre aceste situații vi se pare cunoscută, noi vă putem ajuta.
Iron Mountain abordează toate cele trei situații (precum și orice combinație dintre acestea) folosind soluții automatizate, bazate pe tehnologie, care vă ajută să economisiți timp și bani. Așadar, indiferent de starea cutiilor dvs., puteți avea încredere în noi că vă vom sprijini în luarea deciziilor prin soluții inovatoare și prin echipa noastră calificată de gestionare a documentelor.
A sosit momentul să puneți în ordine activitatea valoroasă desfășurată de organizația dvs. de-a lungul anilor.
Aflați mai multe despre soluțiile noastre de curățare a documentelor vechi.