UTMB Health începe cu Smart Sort pentru a accelera transformarea digitală

University of Texas Medical Branch (UTMB) Health este un centru important în domeniul științelor medicale academice pentru cercetare, educație și îngrijirea pacienților situat în patru campusuri din sud-estul Texasului. Campusul din Galveston, TX, al organizației se confrunta cu o problemă importantă în 2022, când contractul de închiriere pentru una din unitățile sale de depozitare – cunoscută drept Lipton Tea Building – era pe cale să expire. Fostul depozit vechi de 72 de ani conținea documente ale pacienților, documente fizice mutate de urgență din calea uraganului Ike din 2008, precum și microfișe și microfilme datând din zilele politicii de înregistrare permanentă a UTMB Health.

Inventarul era format din patru etaje de documente fizice amestecate, vechi și fragile: Cu alte cuvinte, un coșmar pentru un manager de documente.

În martie 2022, echipa imobiliară a UTMB Health a lucrat îndeaproape cu Iron Mountain pentru a dezvolta planurile inițiale de mutare din clădire. Deoarece UTMB Health stoca deja peste 400.000 de documente la Iron Mountain în unități de depozitare protejate care nu se aflau în campusul din Houston, TX, a fost clar că Iron Mountain Smart Sort era soluția perfectă pentru identificarea, sortarea și creșterea vizibilității la nivel individual pentru documentele din Lipton Tea – și din alte campusuri.

„Echipa Iron Mountain a înțeles cu adevărat complexitatea și amploarea acestui proiect. A fost un proiect uriaș”, afirmă Carla Cuney, Director de administrare a informațiilor medicale și de servicii pentru personalul medical la UTMB Health.

Până în august 2022, acest proiect imens Smart Sort era deja în curs. Echipele UTMB Health au fost la fața locului, identificând documentele pentru distrugere sau mutare. Documentele care puteau fi distruse în siguranță au fost îndepărtate, iar restul au fost transportate în siguranță la o unitate de depozitare Iron Mountain din Dallas, TX. În proiect au mai fost incluse și documente din alte campusuri. În Dallas, echipa Iron Mountain Smart Sort a început să lucreze la documente amestecate, care au fost apoi identificate și sortate în funcție de eligibilitatea pentru distrugere, păstrare și digitalizare prioritară viitoare.

„Am purtat discuții prin telefon cu echipa în fiecare săptămână. Tabloul de bord ne-a arătat progresul făcut în fiecare zi. Totul a fost foarte organizat”, completează Cuney.

Proiectul Smart Sort a fost finalizat în T3 din 2024 și a dus la o reducere cu 40 % a costurilor de depozitare ale UTMB Health, deoarece documentele sunt acum distruse, în loc să fie păstrate pe termen nelimitat. Cu documente la zi la nivel individual, echipa de documente de la UTMB Health poate acum să caute, să gestioneze și să ia decizii cu ușurință cu privire la digitalizarea viitoare și la distrugerea continuă în siguranță.

Folosind Smart Sort, echipa a putut:

• să analizeze bazele de date cu înregistrări pentru a identifica toate documentele gestionate și a evalua eligibilitatea pentru distrugere
• să scaneze ID-urile de înregistrare din documente individuale pe hârtie și microfișe
• să creeze o listă actualizată la nivel individual, trasând amplasarea tuturor documentelor la nivel de cutie în noua unitate de depozitare din Dallas, TX
• să sorteze și să regrupeze toate documentele în conformitate cu programele de păstrare în curs
• să inițieze distrugerea imediată a documentelor eligibile, pentru a reduce costurile cu depozitarea

O strategie de gestionare a riscurilor pe care oricine o poate respecta

Smart Sort a avut un rol esențial în schimbarea perspectivei echipei de administrare a informațiilor medicale (HIM) de la UTMB Health. Politicile de păstrare depășite, trecerea organizației la un nou software de documente medicale electronice la începutul anilor 2010 și importanța digitalizării și a rezilienței în contextul în care evenimentele climatice regionale cresc ca intensitate au fost factorii-cheie care au determinat UTMB Health să caute un partener pentru gestionarea documentelor sale pe viitor.

Echipa Iron Mountain a prezentat datele într-un format bine organizat și ușor accesibil și a eliminat povara manipulării manuale a documentelor. Principalele părți interesate – de la departamentele juridic, de conformitate și de riscuri la managerii de baze de date și echipa IT – au văzut beneficiile Smart Sort de la începutul proiectului.

„Oricând se tratează în mod justificabil și în siguranță ceva, în special dosarele medicale, se îmbunătățește conformitatea și se va corela cu politicile și guvernanța. Acest lucru a fost critic pentru factorii de decizie din UTMB”, spune Arnie Padilla, Director general la Iron Mountain.

Oportunități pentru transformări digitale viitoare

Experiența UTMB Health cu Smart Sort a creat o bază solidă pentru viitoarele sale inițiative digitale. Administrând și optimizând documentele, organizația a creat oportunitatea pentru o planificare și o estimare mai strategică.

În prezent, echipa UTMB Health continuă să colaboreze cu Iron Mountain pentru:

• a accelera procesul de localizare a documentelor și a crește ratele de găsire a acestora
• a lua decizii justificabile cu privire la documentele de distrus și de păstrat, facilitând totodată deciziile viitoare de distrugere la nivel de cutie
• a îndeplini mai ușor cerințele legale și normative privind păstrarea și conformitatea
• a lansa oportunitatea de a trece la un program de servicii gestionate și de a face posibilă estimarea
• a pregăti programul de documente pentru eforturile viitoare de digitalizare, concluzii optimizate pe baza datelor și inițiative avansate de automatizare și IA

Smart Sort pentru servicii medicale

Indiferent ce depozitați, vom face mai ușoară curățarea documentelor vechi, astfel încât să le puteți oferi în continuare asistență medicală excelentă pacienților într-o lume digitală. Accesați Smart Sort pentru mai multe informații.

Domeniu de activitate

Sănătate

Provocare

Confruntându-se cu închiderea unei unități vechi și cu necesitatea de a identifica, a sorta și a muta mii de dosare ale pacienților, microfișe și microfilme, UTMB Health avea nevoie să reducă și să mute în siguranță inventarul în doar câteva luni.

Soluție

Iron Mountain Smart Sort

Rezultate

• Fișe medicale pe hârtie și microfișe sortate după tip pentru a determina eligibilitatea pentru distrugere și gestionarea conformă a ciclului lor de viață.
• Clădire veche evacuată în patru luni și reducerea cheltuielilor de depozitare a documentelor cu peste 40 %
• Favorizarea continuării eforturilor de digitalizare