Riešenie na spracovanie faktúr od spoločnosti Iron Mountain

Posuňte sa v spracovaní záväzkov pomocou automatizácie založenej na umelej inteligencii

Výzva

Úloha záväzkov (AP) sa rýchlo mení z transakčnej funkcie v back-office na strategickú nevyhnutnosť za účelom optimalizácie ziskovosti a peňažných tokov. Neefektívnosť však naďalej brzdí tímy pre záväzky. 82 % týchto tímov stále zadáva faktúry manuálne, pričom 56 % z nich venuje manuálnym úlohám viac ako 10 hodín týždenne.¹ Nadmerné papierovanie, opakované zadávanie údajov a neprepojené systémy márnia cenný čas, čo obmedzuje strategické vnímanie. Tieto manuálne procesy vedú k ľudským chybám, nepresnostiam v platbách a napätým vzťahom s dodávateľmi, pričom 39 % faktúr obsahuje v dôsledku toho chyby.²

Navyše, časté výnimky, zdĺhavé schvaľovanie a obmedzená viditeľnosť údajov bránia tímom pre záväzky prijímať včasné a informované finančné rozhodnutia a využívať strategické príležitosti.

Čo keby ste mohli...

Použiť škálovateľný, centralizovaný systém využívajúci umelú inteligenciu na:

1. Získanie komplexného prehľadu a kontroly nad životným cyklom faktúr, aby boli všetky digitálne a fyzické dokumenty ľahko dostupné a spravované
2. Výrazné zníženie manuálnych chýb a nezrovnalostí prostredníctvom inteligentnej validácie a odsúhlaseniu fakturačných dát s informáciami o nákupoch a prijatí
3. Zjednodušenie a urýchlenie schvaľovania faktúr, čím sa váš tím oslobodí od nudných administratívnych úloh a bude sa môcť sústrediť na strategickejšie finančné iniciatívy

Riešenie na spracovanie faktúr od spoločnosti Iron Mountain

Naše riešenie na spracovanie faktúr je postavené na platforme Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP), škálovateľnej komplexnej platforme typu softvér ako služba (SaaS), ktorá transformuje fyzické faktúry na použiteľné digitálne aktíva a automatizuje pracovné postupy založené na dokumentoch. Spracovanie faktúr automatizuje kľúčové funkcie v oblasti záväzkov, vrátane zadávania údajov, schvaľovania, zosúlaďovania a pracovných postupov založených na dokumentoch. Toto riešenie posilňuje možnosti správy informácií, ktoré chýbajú vo vašom existujúcom systémovom prostredí pre záväzky, a to vďaka vopred vytvorených konektorov, pracovných postupov, typov dokumentov, metadát, pravidiel uchovávania a AI zadaní.

So spracovaním faktúr:

• Zvýšite transparentnosť spracovania faktúr: Získate kontrolu nad spracovaním faktúr prostredníctvom správy digitálnych a fyzických dokumentov v jedinom, užívateľsky prívetivom portáli. Toto centralizované rozhranie poskytuje autorizovaným používateľom jednoduchý prístup na základe rolí, zefektívňuje vyhľadávanie faktúr a eliminuje oneskorenia spôsobené rôznymi systémami. Bezproblémová integrácia s existujúcimi účtovnými systémami prepája informačné zdroje a poskytuje centralizovaný prehľad všetkých relevantných údajov pre efektívne spracovanie. Pracovné postupy a schvaľovacie procesy je možné presne prispôsobiť vašim obchodným pravidlám, aby bolo možné zabezpečiť presné smerovanie a rýchle schvaľovanie. Bez námahy sledujete spracovanie faktúr a tok platieb, získate jasný revízny záznam a zlepšíte zodpovednosť.
• Zvýšite presnosť a finančnú kontrolu: Dosiahnete vynikajúcu integritu údajov vďaka inteligentnému spracovaniu dokumentov (IDP) založenému na umelej inteligencii, ktoré automaticky vyťahuje informácie z faktúr a plynule ich vkladá do pracovných postupov, čím prakticky eliminuje chyby pri ručnom zadávaní údajov. Využijete automatizované trojité porovnávanie na overenie údajov na faktúrach s vašimi údajmi o nákupoch a príjmoch, aby boli zaplatené len platné a správne splnené objednávky, čím sa minimalizujú nezrovnalosti a potenciálne preplatky. V prípade iných objednávok (non-PO) AI agenti automatizujú priraďovanie príslušných účtovných dimenzií k položkám, čím výrazne redukujú časovo náročné výnimky. Získate rýchly prehľad na optimalizovanie peňažných tokov, stanovenie priorít práce a zlepšenie vzťahov s dodávateľmi.
• Zvýšite efektivitu a znížite náklady: Autorizovaní používatelia môžu ľahko pristupovať k faktúram a vyhľadávať ich prostredníctvom jediného cloudového portálu na platforme InSight DXP. Prostredníctvom digitalizácie a automatizácie pracovných postupov sa faktúry triedia a organizujú s minimálnym úsilím, čo vedie k zefektívneniu schvaľovacích procesov. Naše robustné obchodné pravidlá automaticky označujú a smerujú výnimky príslušným používateľom, čo umožňuje oddeleniam pre záväzky sústrediť sa iba na úlohy, ktoré vyžadujú ľudský zásah. Platforma InSight DXP spoločnosti Iron Mountain umožňuje dodržiavanie priemyselných štandardov a systematicky uplatňuje zásady uchovávania a ochrany osobných údajov, čím vám pomáha riadiť a presadzovať povinnosti týkajúce sa relevantného obsahu.

Výhoda spoločnosti Iron Mountain

Výhoda spoločnosti Iron Mountain spočíva v našom bezkonkurenčnom rozsahu a robustnej platforme InSight DXP, ktorá poskytuje kompletné komplexné riešenie na transformáciu vašich procesov AP a získanie hodnoty z vašich fakturačných údajov. Naše globálne skenovacie kapacity a infraštruktúra, zahŕňajúca 141 skenovacích centier v 45 krajinách s kapacitou 2,6 miliardy snímkov ročne, poskytujú jediné vstupné miesto pre všetky faktúry.

Využitím inteligentného spracovania dokumentov poháňaného umelou inteligenciou naše riešenie extrahuje cenné údaje s priemernou presnosťou 97 % a automatizuje pracovné postupy, čím znižuje počet manuálnych chýb a urýchľuje finančné transakcie.

Naša platforma, postavená na InSight DXP, poskytuje bezpečný, nepretržitý prístup na základe rolí a systematicky uplatňuje zásady uchovávania a ochrany údajov, čo umožňuje neustále dodržiavanie predpisov a minimalizáciu bezpečnostných rizík. Ako dôveryhodný globálny partner s viac ako 70-ročnými skúsenosťami pomáha spoločnosť Iron Mountain optimalizovať procesy AP s ohľadom na efektívnosť, presnosť a škálovateľnosť.