Digital detox: Så tar du bort utdaterade eller oanvändbara data

Utdaterade eller oanvändbara data är ett stort problem: Många företag har stora mängder onödiga data som kan utgöra risker för deras verksamhet. Dessa data hindrar effektiv informationshantering och leder till ökade kostnader, sårbarheter i säkerheten och försämrat beslutsfattande.

Ostrukturerade data

Inte förvånande är ostrukturerade data en stor bov när det gäller utdaterade eller oanvändbara data. Ostrukturerade data har inte ett fördefinierat format som man hittar i rader och kolumner i en databas – de utgör ett problem för företag på grund av sin tvetydighet. Informationschefer ”vet helt enkelt inte om det som de inte känner till”.

Ostrukturerade data kan vara digitala filer som textdokument, bilder, ljudfiler, videofiler, inlägg på sociala medier, e-postmeddelanden med mera. Många av dessa dokument är ofta kopior och ibland till och med kopior av kopior. Våra paneldeltagare uppskattar att nästan 60 procent av ett företags data är ostrukturerade.

Därför behöver ditt företag en digital detox

Rensning av utdaterade eller oanvändbara data minskar den arbetsbelastning som krävs för att hantera stora datamängder vid rättstvister, revisioner, fusioner och förvärv samt andra affärsaktiviteter. Ju mer data du har, desto mer data kommer du att behöva identifiera och hantera i dessa situationer. Genom att regelbundet ta bort utdaterade eller oanvändbara data:

• Minskar du säkerhetsriskerna och kan skydda känslig information bättre.
• Ökar du produktiviteten i hela företaget.
• Optimerar du digital förvaring och minskar miljöpåverkan.

En annan stor fördel med en digital detox är att göra företaget redo för trender som AI. De data som finns kvar efter ett utrensningsprojekt är mer sannolikt korrekta och användbara för avancerad teknik, vilket innebär att du tryggt kan tillhandahålla input till olika modeller. Rena data ger värdefulla affärs- och kundinsikter.

Rätt tillvägagångssätt för datarensning

Även om teknologin kan hjälpa till att hantera utdaterade eller oanvändbara data är det avgörande att ha rätt personer och processer på plats för att effektivt ta itu med problemet. Detta innebär ofta ett förändringsarbete med stöd högst upp i företaget. Den genomsnittliga medarbetaren kan vara van vid att göra kopior av kopior av kopior och förvara data i olika typer av mappar, utan att tänka på konsekvenserna. Även dokumentansvariga kan vara motvilliga att uppdatera sina datalagringsvanor.

Städa upp bland miljontals digitala dokument

Under vår diskussion delade paneldeltagaren Chantel Johnson, VP, Chief Data Office på Bank of China, med sig av några viktiga strategier som användes i hennes arbete med datarensning.

Stöd från ledningen:

Chantel Johnson fick stöd från ledningen för initiativet att rensa bland data. De insåg hur avgörande det var att ta bort så mycket utdaterade eller oanvändbara data som möjligt.

Målinriktad datautvärdering:

Företaget fokuserade på ostrukturerade data som bedömdes utgöra den högsta risken på grund av bristande organisation och potentiell exponering av känslig information. Juridiska bevarandekrav och personligt identifierbar information (PII) var viktiga överväganden under rensningsprocessen. Båda dessa faktorer påverkade direkt vilka data som kunde elimineras.

Implementering av teknik:

Företaget utnyttjade teknik och verktyg för att klassificera innehåll som visualiserade ostrukturerade data, identifiera dokument och bedöma efterlevnadsstatus.

Få med intressenter och experter på tåget:

Dokumentsamordnare, avdelningschefer och juridiska experter anlitades för att tillhandahålla domänkunskap och säkerställa korrekt klassificering och hantering av data.

Stegvis datarensning:

Företaget antog en stegvis strategi för rensningsprocessen. Man började med lågriskdata och gick gradvis över till mer komplexa datauppsättningar.

Rutinmässigt underhåll:

Företaget införde processer och riktlinjer för att förhindra ackumulering av ny överflödig data och säkerställa kontinuerlig datahygien.

Datarensning är inte en engångsuppgift utan en pågående process som kräver regelbundna granskningar och uppdateringar. Experter rekommenderar att det görs oftare än en gång om året och uppmuntrar dokumentansvariga att ta fram en strategi. Det är avgörande att få med medarbetarna med i processen. Utan rätt personer i rensningsprocessen kan beslutsfattandet stanna upp. Tekniken kan komma med förslag men den kan inte fatta alla affärskritiska och juridiska beslut.

Idag är det avgörande för informationansvariga att rensa bort gamla data och etablera en strategi för kontinuerlig datarensning. Nya data skapas hela tiden och problemet med dataöverbelastning fortsätter att ackumuleras i kölvattnet av AI:s snabba expansion.

Du har helt enkelt inte råd att stå stilla.