Så skapar du en effektiv informationshantering – både digitalt och analogt

I dagens datadrivna arbetsliv är det viktigare än någonsin att ha ordning på företagets information. Det handlar både om att kunna arbeta effektivt och om att leva upp till allt striktare lagkrav om hur information får sparas. Samtidigt är det lätt att informationsflödet blir splittrat, med digitala filer och fysiska dokument utspridda i olika system och i skåp, lådor eller förråd. För att hantera allt detta på ett bra sätt krävs en tydlig plan för hur både digital och fysisk information ska hanteras.

I den här artikeln går vi igenom hur ni kan skapa en effektiv och säker informationshantering genom att rensa, digitalisera, strukturera och arkivera – oavsett formatet på era dokument.

Varför är informationshantering så viktigt?

Att ha en tydlig informationshanteringsplan är viktigt av flera skäl. Dels handlar det om att se till att rätt information finns tillgänglig för rätt person vid rätt tidpunkt, vilket ökar effektiviteten inom organisationen och minskar risken för att viktig information går förlorad. Men det handlar också om att följa lagar som GDPR, bokföringslagen och andra regelverk som ställer krav på hur känslig data lagras och hanteras.

Många företag har stora utmaningar med ostrukturerade informationsflöden där data är spridd mellan olika system och platser. Det kan både handla om digitala filer som lagras på separata servrar och om fysiska dokument som ligger i arkivskåp, på lager eller rent av i kartonger i ett förråd. Utan en tydlig strategi för hur informationen ska hanteras riskerar företag att tappa kontrollen över sina dataflöden, vilket kan leda till ineffektivitet, ökade kostnader och säkerhetsrisker.

4 steg mot en effektivare informationshantering

För att skapa en långsiktigt hållbar informationshantering behövs ett strukturerat arbetssätt. Här är fyra steg som hjälper er att hantera både digital och analog information på ett effektivt sätt.

1. Rensa och få en överblick

Börja med att gå igenom den information ni redan hanterar – både digitalt och på papper. Ofta finns det massor av gamla eller onödiga dokument som ni inte längre behöver spara. Genom att rensa bort det som inte behövs minskar ni mängden information som behöver hanteras, vilket både sparar utrymme och förenklar arbetet framåt.

När det gäller fysiska arkiv kan det vara en bra idé att ta hjälp av experter för att se vad som måste sparas enligt lag och vad som kan destrueras. En arkivkonsult kan hjälpa er att säkerställa att all information hanteras korrekt och att era lagringskostnader hålls nere.

2. Digitalisera där det är möjligt

Att konvertera fysiska dokument till digitalt format gör det enklare att hitta och dela information inom organisationen. Det minskar också risken att dokument försvinner eller skadas. Digitala dokument kan dessutom integreras i automatiserade arbetsflöden som både sparar tid och resurser.

3. Upprätta en dokumenthanteringsplan

En dokumenthanteringsplan beskriver hur information ska skapas, lagras, hanteras och slutligen destrueras. Planen bör omfatta både digitala och fysiska dokument och innehålla tydliga riktlinjer för arkivering, gallring och informationssäkerhet. Med en bra plan på plats förenklar ni det dagliga arbetet och minskar risken för felaktig hantering.

4. Säker arkivering och gallring

När informationen har strukturerats behöver den arkiveras på ett säkert sätt. Digitala dokument bör lagras i ett molnbaserat system med rätt åtkomstnivåer. Fysiska dokument som måste bevaras kan förvaras i arkivlokaler med hög säkerhet. Se också till att ni har en rutin för gallring av dokument som inte längre behöver sparas och förstör dem på ett säkert och spårbart sätt.

Så kan Iron Mountain hjälpa till

Iron Mountain erbjuder helhetslösningar för företag som vill effektivisera sin informationshantering. Vi hjälper till med allt från rensning och gallring till digitalisering och säker arkivering. Våra experter kan även bistå med att skapa dokumenthanteringsplaner som uppfyller alla gällande lagar och stöttar era medarbetare i det dagliga arbetet.

Vi erbjuder:

• Professionell rådgivning och kartläggning av befintlig information.
• Skanning och digitalisering av fysiska dokument.
• Säker lagring i digitala och fysiska arkiv.
• Tjänster för säker destruktion av dokument som inte längre behöver bevaras.
• Hjälp att utforma dokumenthanteringsplaner som följer aktuella lagkrav.

Oavsett om ni behöver hjälp med att hantera stora fysiska arkiv eller vill effektivisera era digitala processer kan vi ta fram en lösning som passar just era behov. Kontakta oss gärna så berättar vi mer!