5 tips på smidigare offentlig arkivering

5 tips på hur du löser de vanligaste utmaningarna inom offentlig arkivering

I kommuner och inom den offentliga sektorn hanteras enorma mängder dokument varje dag. Patientjournaler, bygglov, personalakter, politiska beslut och juridiska dokument måste lagras korrekt och ofta i många år, eller till och med permanent.

Samtidigt upplever många organisationer att arkivhanteringen blir en växande utmaning. Arkivrum fylls snabbt upp, personal lägger mycket tid på att leta efter dokument och kraven på säkerhet och spårbarhet blir allt högre.

Den goda nyheten är att arkivering inte behöver vara ett administrativt hinder. Med rätt lösning kan du frigöra resurser, få bättre kontroll över arkivet och säkerställa att dokument alltid finns tillgängliga när de behövs.

Här är några av de vanligaste utmaningarna inom offentlig arkivering och hur du löser dem i praktiken.

1. Du vet att dokumentet finns men det tar för lång tid att hitta det

I många kommuner och vårdorganisationer ligger stora delar av arkivet fortfarande i fysiska mappar och arkivlådor. När någon behöver ett dokument kan processen lätt bli tidskrävande:

• Personal måste gå till arkivet och leta manuellt
• Arkivlådor behöver flyttas och öppnas
• Dokument måste kopieras eller skickas vidare

Detta är ineffektivt och kan skapa flaskhalsar i verksamheten. I vården kan det till exempel handla om att snabbt få tillgång till historiska journaler, medan kommuner kan behöva hitta äldre bygglovshandlingar eller beslut.

Så löser du det

Med Iron Mountains arkivtjänst lagras dokumenten i säkra arkivcenter där de registreras och indexeras för enkel framtagning. När du behöver ett dokument kan du snabbt beställa fram det antingen med fysisk leverans där dokumentet skickas direkt till dig eller med Scan-on-demand där dokumentet hämtas från arkivet, skannas och levereras till dig digitalt via en säker portal.

Det betyder att du kan få tillgång till dokumentet snabbt utan att behöva hantera själva arkivet.

2. Du saknar överblick över vad som finns i arkivet

Ett vanligt problem i stora arkiv är bristen på överblick. När arkivet växer över tid kan det bli svårt att veta exakt vilka dokument som finns lagrade, var de finns och hur länge de ska sparas. Detta kan leda till ineffektivitet och osäkerhet, särskilt när dokument behöver hittas snabbt eller när organisationen ska genomföra revisioner eller följa upp arkivkrav.

Så löser du det

När du lagrar dokument hos Iron Mountain får du tillgång till ett digitalt system där du enkelt kan hantera hela arkivet.

Via Iron Mountain Connect och ReQuest Web kan du till exempel:

• söka efter dokument eller arkivlådor
• se vad som finns lagrat i arkivet
• beställa fram dokument
• följa status på beställningar

Portalen ger dig full insyn i arkivet, även om dokumenten lagras externt. Du kan hantera hela arkivprogrammet online och alltid ha tillgång till aktuell information om ditt arkiv. På så sätt behåller du kontrollen samtidigt som arkivhanteringen blir enklare och mer strukturerad.

3. Arkivet tar upp värdefullt utrymme

I många kommunhus, sjukhus och administrativa byggnader upptar arkiv stora ytor. Arkivrum, förråd och hyllsystem används för att lagra dokument som kanske bara används några gånger per år. Detta innebär ofta att värdefull kontorsyta används till arkiv, lokaler måste anpassas för dokumentförvaring och personal måste administrera arkivet.

I verksamheter där varje kvadratmeter är viktig kan detta vara en stor utmaning.

Så löser du det

Genom att flytta arkivet till Iron Mountains arkivcenter kan du frigöra både utrymme och resurser. Dokumenten lagras i specialbyggda arkivlokaler där de registreras i systemet och förvaras under kontrollerade förhållanden.

Det betyder att du kan ta bort arkivlådor från era värdefulla ytor utan att förlora tillgång till informationen. Samtidigt kan personalen lägga mindre tid på arkivhantering och mer tid på kärnverksamheten.

4. Säkerhet och efterlevnad är avgörande

Offentlig sektor hanterar ofta känslig information, särskilt inom hälsosektorn. Patientuppgifter, personalinformation och juridiska dokument måste lagras säkert och skyddas mot obehörig åtkomst. Samtidigt måste arkiven uppfylla olika krav kring säkerhet, dokumenthantering och lagring. Att säkerställa rätt nivå av skydd och kontroll kan vara en stor utmaning för organisationer som lagrar arkiv internt. Risker som brand, fukt eller felaktig hantering kan också påverka arkivets säkerhet.

Så löser du det

Iron Mountains arkivcenter är byggda för säker dokumentförvaring och följer strikta säkerhetsrutiner.

Anläggningarna är utrustade med bland annat:

• avancerade säkerhetskontroller och övervakning
• brand- och miljöskydd
• klimatkontrollerade lagringsmiljöer
• spårbar hantering av dokument

Alla dokument hanteras enligt en tydlig chain-of-custody, vilket innebär att varje steg i hanteringen registreras och kan spåras. Det ger dig trygghet i att informationen är skyddad genom hela livscykeln, från transport till lagring och framtagning.

5. Du behöver trygghet genom hela arkivprocessen

Många organisationer saknar resurser eller specialistkompetens för att hantera arkiv på ett effektivt sätt. Det kan leda till att man har otydliga rutiner, ineffektiv dokumenthantering och därmed ökade risker kring informationssäkerhet

Så löser du det

När du arbetar med en arkivpartner som oss på Iron Mountain får du stöd genom hela arkivprocessen.

Vi hanterar bland annat:

• transport av arkivmaterial
• registrering och klassificering av dokument
• säker lagring
• snabb framtagning av dokument
• digital leverans via scan-on-demand

Iron Mountains specialister arbetar enligt etablerade rutiner och säkerhetsprocesser för att säkerställa att dina dokument hanteras korrekt.

Resultatet är en mer effektiv och trygg arkivhantering utan att din organisation behöver bygga upp all kompetens internt.

Låt oss hjälpa dig att få kontroll över arkivet

Iron Mountain hjälper organisationer inom offentlig sektor att hantera information på ett säkert, effektivt och strukturerat sätt. Med lång erfarenhet av arkivhantering, säker dokumentförvaring och digitala lösningar stöttar vi kommuner och verksamheter inom hälsosektorn i att få bättre kontroll över sina arkiv. Våra godkända arkivlokaler, etablerade säkerhetsrutiner och digitala tjänster gör det enklare för dig att hitta rätt dokument när du behöver dem samtidigt som du frigör tid och resurser i organisationen.

Vill du veta hur din organisation kan få bättre kontroll över arkiveringen? Kontakta oss på Iron Mountain för att diskutera hur vi kan hjälpa dig att skapa en trygg och effektiv arkivlösning.