Städa upp i era arkiv – 5 skäl att rensa både fysiskt och digitalt

Har ni full kontroll över vad som egentligen finns i era fysiska och digitala arkiv? För många organisationer är stora delar av den lagrade informationen föråldrad, irrelevant eller rentav okänd – vilket ökar risker, driver kostnader och försvårar beslut.

I detta whitepaper går vi igenom de vanligaste utmaningarna kring redundant, föråldrad och trivial information och fem starka skäl till varför ni bör påbörja en strukturerad rensning. Ni får också konkreta tips och lösningar för hur ni kommer vidare på ett effektivt och hållbart sätt.

Redundant, föråldrad och trivial information – ett växande hinder för säker, effektiv och lagenlig informationshantering

I många organisationer växer informationsmängden snabbt, både digitalt och fysiskt. Mappar på delade enheter, mejlkorgar, gamla pappersarkiv och system som ingen längre underhåller blir kvar. Frågan är: hur mycket av det ni sparar är verkligen relevant?

En rapport visar att endast 15 % av all lagrad information i företag bedöms ha verkligt värde. En tredjedel klassas som redundant, föråldrad eller trivial, det som ofta kallas ROT. Resten vet man inte ens vad det är. Samtidigt fortsätter den globala informationsmängden att öka dramatiskt. Enligt Statista förväntas världens totala datamängd nå 394 zettabyte till år 2028, en dramatisk ökning från endast 2 zettabyte år 2010.

Men mer data innebär inte automatiskt mer värde. Tvärtom: ju mer ni sparar, desto svårare blir det att hitta rätt, efterleva lagkrav och fatta datadrivna beslut. ROT blir en bromskloss.

Det här är inte bara ett IT-problem

De flesta organisationer har riktlinjer, bevarandebeslut och processer för att gallra och radera information, både i digitala system och i fysiska arkiv. Men detta fungerar sällan i praktiken.

Enligt en undersökning från PwC uppger fyra av tio att deras arbete med informationsstyrning endast delvis har implementerats eller behöver förbättras. 38 % säger att deras organisation inte följer sina rutiner för gallring och informationsborttagning. Det innebär att många vet att viss information borde rensas bort, men det händer sällan i praktiken.

Ladda ner whitepaperet och få konkreta tips för att komma igång.