สรุปโซลูชัน Iron Mountain จดหมายดิจิทัล

ความท้าทายทางธุรกิจ

จดหมายกระดาษเป็นสินทรัพย์ที่สำคัญในองค์กรของคุณ ครอบคลุมทุกสิ่ง ตั้งแต่ใบแจ้งหนี้และเอกสารภาษีตามกฎหมาย ไปจนถึงบันทึกของพนักงาน อย่างไรก็ตาม การพึ่งพาจดหมายกระดาษอย่างต่อเนื่องจะก่อให้เกิดความท้าทายสำหรับพนักงานที่แยกกันทำงาน ซึ่งต้องการการเข้าถึงที่ปลอดภัยและรวดเร็ว

ห้องจดหมายแบบดั้งเดิมก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายอย่างมีนัยสำคัญ เพิ่มความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาด และสร้างช่องโหว่ให้กับการละเมิดด้านข้อมูล กระบวนการแบบแมนนวลเหล่านี้ยังสามารถ ทำให้เกิดความล่าช้าในการจัดส่งเอกสารที่มีเวลาจำกัด เช่น เอกสารทางกฎหมายและภาษี ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดความสูญเสียทางการเงินและกระทบต่อความสัมพันธ์อันดีกับลูกค้า การขาดความสามารถในการดึงและใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่มีค่าจะส่งผลให้ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกที่สามารถดำเนินการได้ ซึ่งจำเป็นสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการดำเนินงานที่สำคัญ ทำให้ขั้นตอนการทำงานที่สำคัญเกิดความล่าช้า เช่น การอนุมัติสินเชื่อที่อยู่อาศัย การดำเนินการเคลมประกัน และการตรวจสอบ การชำระเงิน การจัดการเอกสารแบบกระดาษยังเพิ่มความเสี่ยงในการเปิดเผย ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอีกด้วย ท้ายที่สุด ความท้าทายเหล่านี้จะเผยให้เห็นจุดอ่อนที่สำคัญ อันได้แก่ การพึ่งพาระบบที่ล้าสมัยซึ่งไม่สามารถปรับขนาดเพื่อตอบสนองความต้องการของ องค์กรที่ทันสมัยและกำลังเติบโตได้

จะเป็นอย่างไรถ้าคุณสามารถทำสิ่งนี้ได้

• แปลงโฉมจดหมายกระดาษให้เป็น สินทรัพย์ดิจิทัลที่สามารถดำเนินการได้ กำหนดการเข้าถึงตามบทบาทที่ปลอดภัย ในขณะที่ยังคงรักษาการปฏิบัติตามมาตรฐาน และกฎระเบียบด้านการรักษาความปลอดภัย ของบริษัทและอุตสาหกรรม โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับ ข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
• ประหยัดเวลา ลดความพยายาม ลดต้นทุน รวมไปถึงลดข้อผิดพลาดของ การคัดแยกและการจัดส่งจดหมายแบบแมนนวลอย่างมีนัยสำคัญ โดยทำให้การกำหนดเส้นทางการส่งจดหมายขาเข้า ไปยังบุคคลและ แผนกต่างๆ ตาม กฎและข้อกำหนดของธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติ
• ลดรายจ่ายด้านเงินทุนของคุณ (CapEx) และต้นทุนทั้งหมดใน การเป็นเจ้าของผ่านแพลตฟอร์มที่ปลอดภัย รวมสู่ศูนย์กลาง เป็นไปตามมาตรฐานอุตสาหกรรม สำหรับการแปลงเป็นดิจิทัล การจัดเก็บ การทำงานอัตโนมัติ และการตรวจสอบ กระบวนการด้านจดหมายและขั้นตอนการทำงานปลายน้ำ การรับข้อมูลเชิงลึกในการดำเนินงาน และขับเคลื่อนประสิทธิภาพ

จดหมายดิจิทัลของ Iron Mountain

จดหมายดิจิทัลของ Iron Mountain จะแก้ปัญหา ความไร้ประสิทธิภาพของกระบวนการที่พึ่งพาจดหมาย โดยการเปลี่ยนจดหมายกระดาษ ให้เป็นเนื้อหาดิจิทัลที่สามารถดำเนินการได้ และทำให้ขั้นตอนการทำงานที่เน้นเอกสารเป็นศูนย์กลาง เป็นแบบอัตโนมัติ โซลูชันซอฟต์แวร์แบบบริการ (SaaS) นี้ใช้ประโยชน์จาก การประมวลผลเอกสารอัจฉริยะที่ขับเคลื่อนด้วย AI เพื่อแยกข้อมูลที่มีค่า ช่วยให้องค์กรมีความคล่องตัว ในการดำเนินงาน เร่งการดำเนินการ (เช่น กระบวนการอนุมัติสินเชื่อที่อยู่อาศัยและการเรียกร้อง ค่าสินไหมทดแทน) และรับ ข้อมูลเชิงธุรกิจ ช่วยลดการพึ่งพา ห้องจดหมายแบบดั้งเดิมโดยการให้บริการ แพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์ที่ปลอดภัยพร้อม วงจรการควบคุมที่สามารถตรวจสอบได้ ตั้งแต่การแปลงเป็นดิจิทัลไปจนถึงการจัดการ ลดค่าใช้จ่ายและลดความเสี่ยง ด้านความปลอดภัยให้เหลือน้อยที่สุด

จดหมายดิจิทัล ช่วยให้คุณสามารถทำดังนี้

• ให้การเข้าถึงจดหมายที่ปลอดภัย ด้วยกระบวนการดูแลเอกสารที่สามารถ ตรวจสอบได้ผู้เชี่ยวชาญด้านการสแกนที่ผ่านการคัดกรอง และโครงสร้างพื้นฐานของเราจะแปลง จดหมายกระดาษขาเข้าของคุณเป็น ดิจิทัลผ่านเครือข่ายศูนย์ฉายรังสีที่ครอบคลุมของเรา ทั่วโลก ดูแลรักษาจดหมายของคุณภายใน วงจรการควบคุมของ Iron Mountain และได้รับการตรวจสอบย้อนกลับของจดหมายอย่างเต็มรูปแบบ ตั้งแต่การรับจดหมายครั้งแรกจนถึงการรับ จดหมายของผู้รับที่กำหนดไว้ หลังจาก การแปลงเป็นดิจิทัล คุณจะมีตัวเลือกในการจัดการ ที่สอดคล้องกับนโยบายขององค์กรของคุณ ซึ่งประกอบไปด้วย การส่งคืน การจัดเก็บ หรือการทำลาย อย่างปลอดภัย Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP) ของเราจะให้การเข้าถึงตามบทบาทที่ปลอดภัย ถึงจดหมายดิจิทัลของคุณได้ตลอด 24 ชั่วโมง ทำให้การจัดเก็บ การค้นหา และการแยกข้อมูลมีประสิทธิภาพ
• ทำให้กระบวนการทำงานที่เน้นเอกสาร เป็นศูนย์กลางรวดเร็วด้วยการประมวลผล เอกสารอัจฉริยะ ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของเรา ซึ่งจะรวบรวมข้อมูลสำคัญสำหรับ การกำหนดเส้นทางอัตโนมัติไปยัง ผู้รับที่กำหนดตามกฎทางธุรกิจของคุณ รักษาการดำเนินงาน ที่ราบรื่นในการส่งต่อ เมื่อไม่อยู่สำนักงาน ทีมของคุณจะสามารถ จัดการกับข้อผิดพลาด ตรวจสอบ เอกสารที่อยู่นอกเหนือขั้นตอนการทำงาน มาตรฐาน และควบคุมการมองเห็น และการแชร์ข้อมูลของตนได้อย่างง่ายดาย สามารถ ดึงข้อมูลสำคัญออกมาได้ทันทีเพื่อทำความเข้าใจ และดำเนินการเกี่ยวกับจดหมายที่แปลงเป็นดิจิทัลด้วย Chat with Doc, คู่หู AI อัจฉริยะ ของ จดหมายดิจิทัล 
• ผสานรวมจดหมายเข้ากับ กระบวนการทางธุรกิจ ผ่าน การเชื่อมต่อกับระบบ ERP และ CRM ของคุณ นอกเหนือจากการดำเนินการกับจดหมาย ตามมาตรฐานแล้ว เรายังมี โซลูชันสำหรับขั้นตอนการทำงานเฉพาะแผนกและ เฉพาะอุตสาหกรรม เช่น การประมวลผลใบกำกับภาษี เช็ค และ การเรียกร้องสิทธิ์ การตรวจสอบความถูกต้อง หลังปิดจำนอง และการสนับสนุน การขอสินเชื่อ เพื่อทำให้กระบวนการที่สำคัญ เป็นอัตโนมัติ และเร่งความเร็วให้กับ การทำธุรกรรมทางการเงิน เช่น การฝากเช็ค และการลงรายการบัญชีแยกประเภท ทั่วไป นอกจากนี้ เรายังสามารถ ออกแบบโซลูชันที่กำหนดเองเพื่อ ตอบสนองตามข้อกำหนดเฉพาะ ขององค์กรของคุณได้อีกด้วย การใช้ นโยบายการเก็บรักษาและความเป็นส่วนตัว ของข้อมูลอย่างเป็นระบบเพื่อให้คุณสามารถ จัดการและบังคับใช้ภาระผูกพัน ทำให้ การจัดการจดหมายขาออกง่ายดายขึ้นผ่าน การผสานรวมกับเครื่องมือจัดการเนื้อหาของคุณ ช่วยให้การพิมพ์ การแทรก ดวงตราไปรษณีย์ และบริการจัดส่งทางไปรษณีย์มีประสิทธิภาพและคุ้มค่า พร้อมการติดตามแบบเรียลไทม์อย่างครอบคลุม เพื่อความโปร่งใส

ข้อได้เปรียบของ Iron Mountain

ข้อได้เปรียบของ Iron Mountain อยู่ที่ ขนาดและความแข็งแกร่งอย่างเหนือชั้นของ แพลตฟอร์มของเรา มาพร้อมการครอบคลุมทุกขั้นตอนตั้งแต่ต้นจนจบ ไม่ใช่เพียงแค่สแกนและส่งต่อเอกสาร เท่านั้น ซึ่งจะแตกต่างจากโซลูชันอื่น ที่หยุดอยู่แค่ขั้นตอนพื้นฐาน แนวทางของเรา ครอบคลุมทุกขั้นตอนอย่างแท้จริง ตั้งแต่การรับเอกสารในรูปแบบกระดาษ ไปจนถึงการจัดการเอกสาร และการบูรณาการเข้ากับผลลัพธ์ทางธุรกิจของคุณ พร้อมกระบวนการดูแล ที่สามารถตรวจสอบได้อย่างครอบคลุม

ด้วยความสามารถในการสแกน 2.6 พันล้าน ภาพต่อปีจากทุกไซต์การสแกนภาพกว่า 141 แห่ง ใน 45 ประเทศ เราจึงเป็นหนึ่งในผู้นำของโลกด้านการแปลงเอกสาร ให้เป็นดิจิทัล ความเชี่ยวชาญ กระบวนการ และโครงสร้างพื้นฐานของเราช่วยให้ เราสามารถจัดการงานสแกนทุกรูปแบบ แม้จะเป็นงาน ที่มีความต้องการที่ท้าทายที่สุด

Iron Mountain InSight DXP คือ รากฐานของ จดหมายดิจิทัล แพลตฟอร์ม ที่ปรับขนาดได้นี้มี อินเตอร์เฟซผู้ใช้งานที่เรียบง่ายและทันสมัย มาพร้อมความสามารถที่ครอบคลุม รวมไปถึงการจัดการเนื้อหาดิจิทัลและในรูปแบบกระดาษ ระบบอัตโนมัติของขั้นตอนการทำงาน ที่ขับเคลื่อนด้วย AI และ การกำกับดูแลข้อมูลเพื่อ เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานของคุณ

ติดต่อ Iron Mountain เพื่อเรียนรู้วิธีที่เรา สามารถช่วยให้คุณดำเนินการกับจดหมายของคุณ ได้อย่างคล่องตัว