Dijitale geçiş planı: Kayıt ve Bilgi Yönetiminde aşılması gereken 3 zorluk

Günümüzde dijital geleceğinize giden rotayı çizerken üstesinden gelmeniz gereken en büyük üç zorluk:

1. Basılı ve fiziksel kayıt envanterinizi ele alma

Bir kurumun kayıt temizleme projelerini gerçekleştiremiyor olmasının sebepleri; sınırlı kaynaklar, görünürlük eksikliği veya temizlik projesinin büyüklüğü ve karmaşıklığı gibi çeşitli faktörlere bağlı olabilir. Eksik kayıt kodları, bilinmeyen içerikler ve karışık dosyalar bu süreci önemli ölçüde karmaşıklaştırarak kayıt temizliğinin ve kontrolünün askıya alınmasına neden olur. Ne olursa olsun eylemsizliğin sonucu aynıdır: Eski kayıtlarınız hakkında kendinizden emin bir şekilde savunulabilir kararlar alamazsınız ve bu durum, diğer önceliklere yönelik eylemlerinizi aksatır. Ayrıca gereksiz maliyet ve riskler başınızı ağrıtmaya devam eder. Elinizde ne olduğunu anlayıp elden çıkarılacak kayıtlar konusunda doğru kararlar vermek, günümüzde bilgi liderlerinin karşılaştığı en büyük zorluklardan biri olmaya devam ediyor.

2. Erişilebilirliği artırıp yapay zeka motorunu beslemek için dijitalleştirmeye yönelik kararlar verme

Kağıtsız ofis kavramı yıllardır çoğu iş yerinin hayali olsa da yalnızca seçili kuruluşlar bunu gerçekleştirebildi. Kağıtlara elveda demek, strateji ve kaynak eksikliği yüzünden karmaşıklaşabilen bir süreçtir çünkü bu eksiklikler ilerlemeyi yavaşlatıp şevk kırabilir. Gelişim yolunda "her şeyi dijitalleştirmek", doğru cevap değildir. Erişim, hukuki talepler, yapay zekâ ve diğer öncelikleri göz önünde bulunduran dengeli bir dijitalleşme stratejisi, organizasyonunuz için doğru kararları almanızı ve kâğıt kayıtlarınızın kontrolsüzlüğünü dijitale taşımamanızı sağlar.

Hepimizin gayet iyi bildiği üzere yapay zeka, kuruluşların çalışma biçimini ışık hızında değiştiriyor. Yapay zekanın Veri ve Bilgi Yönetişimi üzerindeki etkisi, her an bilgi sektörünü değiştirmektedir. Dünya çapında tüm kuruluşlar, yüksek değerli verilerden fayda sağlayabilmek için yapay zekayı ve gelişmiş analiz araçlarını benimsiyor. Kayıt ve Bilgi Yönetimi liderleri, hangi basılı kayıtların dijitalleştirileceği konusunda stratejik kararlar alarak yapay zeka modellerine beslenecek veriyi artırabilir ve daha fazla içgörü ile daha doğru sonuçlar sağlayabilir.

3. Dijital verilerinizi temizleme

Günümüzde kuruluşlar katlanarak büyüyen verilerle boğuştuğu için basılı kayıtlarda olduğundan da büyük hacim sorunları ortaya çıkıyor. Yapılandırılmış veya yapılandırılmamış bu verilerin büyük kısmı genelde gereksiz, eskimiş ve önemsiz/geçici (ROT) niteliktedir. ROT veriler yalnızca değerli depolama alanını işgal etmekle kalmaz, aynı zamanda etkili bilgi yönetimini de engelleyerek yükselen maliyetlere, güvenlik açıklarına ve sarsıntılı kararlara yol açar.

Programınızın veri hijyeni zorluklarını ele almak için ROT verilerin sınıflandırılması, gereksiz verilerin temizlenip arşivlenmesi, veri tedarik zincirinizin anlaşılması ve verileri yapay zeka kullanımına hazırlamayı içeren sistematik bir yaklaşım gerekir. Bu sürecin başlangıcı, fiziksel kayıtların temizliğine kadar gidebilir. Sonuçta basılı kayıtlar ne kadar temiz olursa dijital veriler de o kadar temiz olur.

Saklama, koruma, yönetme: Başarının temeli

Optimize edilmiş dijital geleceğe giden yol size düşündüğünüzden daha yakın olabilir. Birbirinden farklı zorluklar olsa da kayıtlarınızın kontrolünü ele alıp gelişen teknolojiyi benimsediğinizde ortaya çıkan fırsatlar da göz ardı edilmemeli.

Iron Mountain, organizasyonunuzun en değerli varlıklarını saklamak, korumak, yönetmek ve dönüştürmek için ideal ortağınızdır. Kayıt temizleme yolculuğunuza nasıl yardımcı olabileceğimizi görmek için Iron Mountain Smart Sort çözümlerini keşfedin.