Eski kayıtlarınızı düzenlemenin zamanı geldi

Kurumunuzun geçmişten kalan fiziksel arşivini elden geçirmenin kritik önem taşımasının pek çok nedeni vardır: Depolama maliyetlerini düşürmek, evrakların gereğinden uzun süre saklanmasını önlemek, yasal uyumluluğu sağlamak, bilgiye zamanında erişim sunmak ve dosyalara hapsolmuş veriyi analiz süreçlerine kazandırmak bunlardan sadece birkaçıdır. Bazılarınız 'sıfır kutu' hedeflerine ulaşmayı veya tamamen kağıtsız çalışma modellerini benimsemeyi taahhüt etti. 

Başarıya ulaşmak için işe; ister dosya ister koli bazında olsun, arşivinizle ilgili net ve gerekçeli kararlar alarak başlayın.

Ancak harekete geçmek ve yerinde kararlar vermek zor bir iştir. Kuruluşlar, yıllar, hatta on yıllar boyunca kutuları sınıflandırmak için farklı indeksleme sistemleri veya prosedürler kullanmış olabilir. Yeniden yapılanma süreçlerinden geçmiş veya belki de bir birleşme, satın alma ya da elden çıkarma süreci yaşamış olabilirler. Ayrıca, büyük olasılıkla zaman içinde çalışanlar değişmiş, ayrılan çalışanlarla birlikte kayıtlara ilişkin kurumsal bilgi ve sorumluluk da kaybolmuştur.

Bu etkenler karmaşık bir soruna yol açar ve muhtemelen bu sorunu çözmek için gereken zamana, bütçeye veya personele sahip değilsiniz.

Geleneksel yaklaşım 

İçerikleri gözden geçirmek, meta verileri güncellemek, sınıflandırma yapmak veya dosyaları tasnif etmek için envanterinizdeki her kutuyu manuel olarak incelemek ne maliyet açısından verimli ne de kolay bir yöntem olduğundan çok az kuruluş bu konuda harekete geçmiştir.

Peki, şimdi ne değişti? 

Teknoloji, süreci otomatikleştirir ve envanteriniz ne durumda olursa olsun bu envantere ilişkin objektif kararlar vermenizi sağlar. Hangi kayıtları kağıt ortamında saklayacağınızı, dijitalleştireceğinizi, güvenli bir şekilde imha edeceğinizi veya arşivleyeceğinizi güvenle belirleyebilirsiniz ve tüm bunları kendi başınıza yapmanız gerekmez.

Iron Mountain Smart Sort hakkında daha fazla bilgi edinin

Ancak daha önce de belirtildiği üzere, tüm kutular içerikleri, açıklayıcı bilgileri veya meta verileri bakımından aynı değildir. Savunulabilir kararlar alabilmeniz için farklı yaklaşımlar gerektiren, sık karşılaşılan üç senaryo şunlardır:

Senaryo 1: Sınıflandırma kodları ve bunlarla ilişkili saklama kuralları olmadan saklanan kayıtlar 

Aradığınızı bulabilmek ve arşiviniz üzerinde sağlam gerekçelere dayanan işlemler yapabilmek; koli bazında eksiksiz meta veriler, belirlenmiş evrak tasnif kodları ve saklama kuralları içeren doğru bir envanter gerektirir. Kutuların meta verileriyle birlikte ancak sınıflandırma kodları veya bunlarla ilişkili saklama kuralları olmaksızın saklanması durumunda, hukuki saklama tedbirlerini uygulamaya koymak, dava süreçlerinin veya denetimlerin gerekliliklerini karşılamak ve hangi kayıtların saklanacağı, dijitalleştirileceği veya imha edileceği konusunda basit ve savunulabilir kararlar vermek zorlaşır.

Personelin her kutuyu incelemesini, kayıt saklama planınıza başvurmasını, bir saklama kodu atamasını ve uygun tarihi belirlemesini sağlamak, çok zaman gerektiren bir yaklaşım olabilir. Kuruluşunuzun kayıt saklama planıyla uyumlu hale getirilmiş kutu düzeyinde kayıt kodları uygulamak için standartlaştırılmış bir yaklaşımı uygulamaya koymak zor ve göz korkutucu olabileceğinden, nereden başlayacağınızı bilmek de oldukça zordur.

Senaryo 2: Farklı kayıt türlerinin bir arada bulunması ve olay tarihine ilişkin karmaşıklık 

Farklı türde kayıtların bir arada bulunduğu ve olaya bağlı saklama kurallarının geçerli olduğu kutularınız vardır. Farklı kayıt türlerinin saklama ve elden çıkarma gereklilikleri de farklıdır. Dosyaların kayıt sınıflandırmasına, saklama gerekliliklerine veya olay tarihine göre düzenlenmemiş olması durumunda hangi kayıtları saklayacağınız, dijitalleştireceğiniz veya imha edeceğiniz konusunda güvenle ve savunulabilir şekilde işlem yapamazsınız. 

Örneğin, Mayıs 2007'de tesis edilen ipoteklere ait belgeler, 2009, 2018 ve 2023 yıllarında sonlandırılan kredilere ait belgelerle aynı kutuda bulunmaktadır. Kutunun tamamı için tek bir imha tarihi belirlemek mümkün değildir. Bunun sonucu olarak, bir kısım dosyaların saklama gerekliliklerinin yerine getirilmesi beklenirken diğerleri gereğinden daha uzun süre saklanabilir.

Manuel olarak çalışma yaklaşımı, konuya hakim personelin veya sözleşmeyle görevlendirilen uzmanların her kutunun kapağını açmasını, her dosyaya ait bilgileri kapanış bilgilerinin tutulduğu bir veri tabanıyla karşılaştırmasını, kapanışı yapılan dosyaları kutudan çıkarmasını, bu dosyaların imha edilebileceği tarihleri (saklama planınıza göre) hesaplamasını ve ardından bunları imha yılına göre bir kutuya yerleştirmesini gerektirir. Alternatif olarak iş biriminin talebi doğrultusunda bazı kredilere ait belgeleri dijitalleştirmeyi tercih edebilirsiniz. 

Ancak her bir dosyayı imha tarihine göre tasnif etmek için gereken kaynaklara, personele, sürece ve zamana sahip değilseniz böyle bir düzenleme projesi ertelenebilir. Bu da sonuç olarak saklama bütçenizi artırabilir ve kuruluşunuzu olası hukuki risklere ve mevzuata uyum risklerine maruz bırakabilir. 

Senaryo 3: Yeterli bilgi olmadan saklanan kutular 

Haklarında karar vermenize yetecek kadar kullanılabilir veya güvenilir bilgi bulunmayan kutularınız vardır. Bu kutular, ele alınması gereken önemli kayıtlarla dolu olabileceği gibi bayram süsleri, kırtasiye malzemeleri ve kimsenin sahiplenmediği kişisel eşyalarla da dolu olabilir. 

Kutuları manuel olarak incelemeyi ve kararı personele veya üçüncü bir tarafa bırakmayı tercih edebilirsiniz. Ancak bunun için alana ihtiyacınız vardır ve bu süreç, zaman alıcı ve maliyetli olup hataya açıktır. Kayıt envanterinizi doğru şekilde yönetmek ve elden çıkarma kararları almak için elinizde neler bulunduğunu ve her kutunun asıl sahibinin kim olduğunu bilmeniz gerekir. Bu iki bilgiye de sahip olmadan harekete geçemez ve envanterinizi gerekenden çok daha uzun süre saklamaya devam edersiniz. 

Iron Mountain'ın sponsorluğunda eski kayıtların düzenlenmesine ilişkin yakın zamanda yapılan bir araştırmaya göre, kutulardaki tüm kayıtların %20'ye yakınının meta veri olmadan saklandığı tahmin edilmektedir. Sonuç olarak elinizde neler bulunduğunu bilmiyorsunuz; dolayısıyla neleri saklayacağınız, dijitalleştireceğiniz, imha edeceğiniz veya bağışlayacağınız konusunda en basit kararı bile veremezsiniz. 

Bu durumu düzeltmek için her kutunun içeriğini gözden geçirmeniz ve kutu bazındaki meta verileri manuel olarak güncellemeniz gerekir. Ancak böylesine kapsamlı bir projeyi tamamlamak için gereken bütçeye, personele, uzmanlığa, zamana veya alana sahip olmayabilirsiniz.

Eski kayıtlarınızı düzenleme konusunda karşılaştığınız zorluk nedir?

Bu senaryolardan herhangi biri size tanıdık geliyorsa yardımcı olabiliriz. 

Iron Mountain, size zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan, teknolojiye dayalı otomatik çözümlerle bu üç durumun tamamını (ve bunların her türlü kombinasyonunu) ele alır. Dolayısıyla kutularınızın durumu ne olursa olsun, yenilikçi çözümler ve nitelikli kayıt yönetimi ekibimizle karar almanızı sağlayacağımıza güvenebilirsiniz. 

Kuruluşunuzun yıllar boyunca ortaya koyduğu değerli çalışmaları düzenlemenin zamanı geldi.

Eski kayıtların düzenlenmesine yönelik çözümlerimiz hakkında daha fazla bilgi edinin.