İnsan kaynakları otomasyonu ile dijital yolculuk

Karşilaşilan zorluk

Bir perakende şirketi artık ihtiyaçlarını karşılamayan eski İnsan Kaynakları yönetim sistemini bırakıp, verimliliği artırmak ve iş akışlarını sorunsuz bir şekilde yönetmek amacıyla süreçlerini dijitalleştirme kararı aldı.

Çözüm

Iron Mountain’ın İnsan Kaynakları İçin Elektronik Belge ve Süreç Yönetim Sistemi.

Yaratilan değer

• Eski ve farklı sistemler üzerinden yürütülen manuel iş akışları, tek bir sistemden yönetilen süreçlere dönüştürüldü.
• Evrakları yönetmek daha verimli hale geldi, girilen verilerin doğruluğundan emin olundu ve iş akışları hız kazandı.
• Otomasyon ve dijitalleşmenin diğer iş birimlerine sağlayacağı faydaları araştırmak üzere işletmenin motivasyonu arttı.
• İnsan Kaynakları evraklarını sakladıkları alanlar modernize edildi.

Veri̇mli̇li̇ğe gi̇den yol

Her işletmede İnsan Kaynakları Bölümleri evrak akışının yoğun olduğu bölümlerdir. İşe alım, işten ayrılma, yan haklar yönetimi, tazminat talepleri ve daha birçok süreç İnsan Kaynakları tarafından yürütülürken, özellikle büyük ve birden fazla lokasyon ve coğrafyada faaliyet gösteren işletmelerde İK süreçleri farklı ekipler tarafından yönetilir. Perakende şirketi tüm bu ekiplerin zaman içerisinde kendi iş akışlarını oluşturduğunu fark etti.

İK Bölümünün yeni sistemden beklentisi çok netti. Aradıkları çözümün:

• Verimliliği arttırmasını,
• Tüm İK evrakları için merkezi bir erişim noktası sunmasını, iş akışlarını bir araya getirmesini ve otomasyonu sağlamasını,
• Kesintisiz ve üst düzey destek sunmasını,
• Ekiplerinin sorunsuz bir şekilde yeni sisteme geçişini sağlamasını arzu ediyordu.

Tüm İK süreçlerini ve farklı iş akışlarını birleştirip düzene sokmak birincil hedefleriydi.

İK evraklarının farklı ekiplerce paylaşılmış olması ve birden fazla yerde saklanıyor olması, tüm bilgilere ulaşabilecekleri merkezi bir sisteme olan ihtiyaçlarını arttırıyordu.

Son derece kritik kişisel veriler içeren İK evraklarını takip etmek ve korumak, veriler farklı yerlerde tutulduğu için çok zordu. Evrakları bulmak için ayrılan zaman ise son derece fazlaydı. Manuel süreçler insan hatalarına açık olduğu için merkezi bir saklama alanı oluşturmak zorunlu hale gelmişti.

Sayisiz İş akişini yöneten doğru bi̇r si̇stem

Tamamen yeni bir çalışma şekline adapte olmak hiç de kolay olmadığından, perakende şirketi yaptığı bu değişikliğin sonuç vermesi için üst düzey destek sunan bir sisteme ihtiyaç duyuyordu. Kendi BT ekipleri hali hazırda çok sayıda projeyi destekledikleri için fazla iş yüküne sahipti. Buna ek olarak hazır bir otomasyon teknolojisine yatırım yapmak istiyorlardı. Perakende şirketi, tüm İK Bölümünün işleyişini baştan aşağı değiştirmeye yatırım yapmak için, yeni sistemin öncelikle farklı İK ekiplerinin iş akışlarına ve kendine has zorluklarına uyum sağlayabildiğinden emin olmak istiyordu.

Şirket tüm bunları göz önünde bulundurduğunda Iron Mountain’ın İnsan Kaynakları İçin Elektronik Belge ve Süreç Yönetim Sistemi’ni tercih etti.

Yepyeni bir çalışma şekli

Yeni bir çözüm seçimi işin sadece yarısı anlamına geliyordu. Belki de çeyreği. Asıl zor olan kısım bu çözümü uygulamaya geçirmekti.

Uygulamanın zorluğu, tüm bölümü tamamen yabancı bir sisteme göre yeniden yapılandırmaya ayrılan zamanın kısıtlı olmasından kaynaklanıyordu. 

Tüm bu genel yeni sistem sorunları, sistemin esnek ve her şirketin kendine has ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilir olmasından dolayı bertaraf edildi. 

Ancak perakende şirketinin sistemin bu uyum ve esneklik özelliğinden faydalanarak kendine özel bir çözüm üretebilmesi için Iron Mountain çözüm mimarı ile birlikte çalışacak kaynaklar belirlemesi gerekiyordu. 

Sistemden maksimum faydayı elde edebilmek için bu personelin eski sistemi ve kullanıcı tabanını çok iyi bilmesi, yeni sistemin mevcut işleyişe nasıl adapte edilebileceği konusunda öngörüsü olması gerekiyordu. 

Bu personel ve Iron Mountain ekiplerinin mükemmel iş birliği sayesinde şirket için özelleştirilmiş çözümün uygulanması sorunsuz bir şekilde gerçekleşti. 

İK ekiplerinin iş akışları değişmeden önce, yeni ve özelleştirilmiş bu sisteme alışmak için çok fazla zamanları oldu. Detaylı ve uygulamalı eğitimler sonrasında yeni çözüme başarılı bir şekilde geçiş yapıldı. 

Perakende şirketi eskimiş manuel sistemini terk etti ve dijital bir ortamda çalışmalarını sağlayan daha verimli, modern bir sisteme geçiş yaptı. 

Şirket, çözümün sunduğu kullanıcı dostu ekran sayesinde artık bölümdeki tüm evrakları görüntüleyebilmeye ve analizlerini daha kolay yapabilmeye başladı.

Süreçlerin tamamı düzenlendi ve birleştirildi. İK evrakları merkezi bir şekilde saklanmaya ve bu sayede daha kolay bulunmaya ve yönetilmeye başlandı. İnsan kaynaklı hatalar önemli ölçüde azaltıldı. 

Bu hatalar olduğunda sistemin verdiği uyarılar sayesinde zamanında düzeltilmesi sağlandı. Yeni sistem sayesinde İK personeli evrak işinden çok çalışanlara odaklanmaya başladı. 

Iron Mountain’ın İnsan Kaynakları İçin Elektronik Doküman ve Süreç Yönetim Sistemi, dijital dünyada karşılaşılan çok sayıda ihtiyacı karşılayan esnek bir çözümdür. 

Devamını okumak için başarı hikayesini indirin.