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Iron Mountain® 工作流程自動化
客戶成功案例
儘管其他地方有一致的數碼策略，但當涉及重複性任務和流程時，許多組織仍然默採用電子郵件管理。 這些全都是隱藏的，佔用大量資源，存在無法追蹤、報告或審計的漏洞。 儘管用戶可能沒有意識到這點，但這種過時的無人監督活動可能會威脅公司遵守對外部的監管，同時對生產力和客戶體驗產生負面影響。
Iron Mountain® 工作流程自動化™ 以可管理 安全的數碼流程取代了以電子郵件為中心的任務
儘管其他地方有一致的數碼策略，但當涉及重複性任務和流程時，許多組織仍然默採用電子郵件管理。 這些全都是隱藏的，佔用大量資源，存在無法追蹤、報告或審計的漏洞。 儘管用戶可能沒有意識到這點，但這種過時的無人監督活動可能會威脅公司遵守對外部的監管，同時對生產力和客戶體驗產生負面影響。
確保資料安全性和合規性
在此用例中，客戶是一家位於中歐的知名銀行，已經使用 Iron Mountain 進行記錄管理、數碼掃描以及備份磁帶和硬碟的儲存。
然而，很明顯地，員工花費了大量時間管理來自客戶和同事的電子郵件，其中隱藏的訊息導致難以控制投訴和索賠處理、出差和活動管理，以及董事會會議成果等其他流程。 由於無法集中監控和報告任務狀態，無可避免地會錯過後續行動和最後期限。
這就是 Iron Mountain® 工作流程自動化™ 出現的原因。此解決方案易於擴展，目前涵蓋 22 個工作流程、29 種文件類型和 660 個元資料索引。
現在，當收到電子郵件時，文件便會被快速記錄並分配為嚴格控制的數碼工作流程中的任務。 文件的所有者會定期收到自動提醒，並可以根據需要輸入電子簽名。 重要的是，此解決方案還能夠滿足銀行對高資料安全性和合規性的嚴格要求。
典型可實現的性能改進1
1顯示結果是最近客戶參與的例證。
工作流程自動化如何運作
Iron Mountain 工作流程自動化可讓管理層定義必須遵循的流程，並自動將文件路由給需要採取行動或回應的人員，無論他們位於何處或選用何種行動裝置。
可以透過使用拖放工具匯入電子郵件來自動啟動任務或流程，也可以透過直接在系統中建立票證來手動啟動。
然後，系統啟動該程序的下一步和/或為單一使用者或使用者群組指派任務。 通知可以轉發到特定的電子郵件地址，例如在設定的截止日期之前執行流程中的步驟。 如有必要，可以自動處理流程延遲和遺失文件的升級通知，以及支援查詢、稽核請求和未決訴訟所需的文件檢索。
主要優點
- 工作流程自動化消除了繁瑣的步驟，例如建立清單和搜尋遺失的文件。
- 與 Outlook 和其他應用程式輕鬆整合，意味著該系統適用於大多數工作場景。
- 所有資料在靜態和透過安全網路傳輸期間都經過加密，從而降低了合規性、安全性和隱私風險。
- 對更改使用者以及在文件和資料夾層級執行的活動進行完整的審計追踪，以確保法規遵從性。
- 透過簡單的儀表板報告列出服務水準協議(SLA)、關鍵績效指標(KPIs) 和任務狀態更新來實現集中管理可見性。
- 一份可預測的每月訂閱費，避免資本投資並簡化預算。