Smart Sort 銷毀金融服務中的記錄

挑戰

一家大型金融服務公司希望透過銷毀符合銷毀資格的記錄來降低成本和風險。 他們在 Iron Mountain 的開放式貨架存儲中存儲了超過 1000 萬個活動和非活動文件，隨著業務的不斷增長，他們需要更好的方法來管理他們的記錄。 獨自管理這個專案需要大量資源且成本高昂，因此他們向 Iron Mountain 尋求協助。

解決方案

透過利用Smart Sort解決方案，Iron Mountain 專家按銷毀資格年份對所有文件進行了審查和排序，並相應地將它們裝箱。 透過利用Smart Sort，該公司能夠使用更便宜的儲存介質，並透過銷毀所有滿足保留要求的文件來節省更多。

結果

• 對數百萬個文件進行排序成本高昂，但Smart Sort的技術驅動方法使其成為一種經濟高效的解決方案
• 所有文件均以符合銷毀資格的年份進行識別、分類和裝箱
• 安全、可靠地粉碎超過 300 萬個文件
• 記錄儲存成本降低了 33%
• 建立了更無縫和高效的防禦性銷毀流程

透過Smart Sort，您可以

• 輕鬆識別銷毀資格
• Iron Mountain 利用現有資料庫和保留計劃中的資料來評估銷毀資格。
• 啟用盒子等級銷毀
• 記錄將根據銷毀資格年份進行分類，以簡化持續保留和銷毀管理。
• 降低專案成本和風險
• 立即銷毀符合條件的記錄，以降低儲存成本並減輕法律發現、審計和合規風險。
• 提高查找率
• Smart Sort專案完成後，您將擁有最新的文件級列表，可實現準確、高效的記錄管理。

保留記錄的時間超過需要的時間，只會隨著時間的推移增加成本和風險。 不要再為了延後不可避免的事情而浪費寶貴的預算和資源。 利用這項經濟高效的解決方案，將混亂轉化為合規性，使您能夠高效組織、立即銷毀符合條件的資訊，並最終消除記錄管理計劃中不必要的成本和風險。

要了解更多資訊，請直接聯繫您的 Iron Mountain 客戶經理，或填寫此表格以索取更多資訊。 在評論部分中添加「Smart Sort」 一詞。