Elevate the power of your work
Få en GRATIS konsultation i dag!
Et digitalt detox: Praktiske måder at fjerne overflødige, forældede og trivielle data (ROT) på
Blogs og artikler
Eksplosivt stigende datamængder er et fokusområde for nutidens informationschefer. Hvis du identificerer og fjerner overflødige, forældede og trivielle (ROT) data nedsættes din risikoeksponering, og dine data bliver betydeligt mere brugbare (og dermed også mere værdifulde!).
På ARMA International InfoCon var stemningen omkring datastyring og digitalt detox begejstret. I løbet af det tre dage lange arrangement havde jeg mulighed for at sætte mig sammen med to informationsledere og drøfte dette vigtige emne i forbindelse med vores Virtual Forum-program.
Med mig var paneldeltagerne Chantel Johnson, VP og Chief Data Officer hos Bank of China, samt Steve Matthews, Client Principal i afdelingen for Professional Services hos Iron Mountain. Vi drøftede alt, lige fra risici og udfordringer i forbindelse med moderne datastyring til gennemprøvede strategier til effektiv oprydning og håndtering af overflødige, forældede og trivielle (ROT) data. Vores eksperter delte deres værdifulde viden om, hvordan denne vigtige opgave håndteres, bl.a.:
- Hvad er ROT-data, og hvilke risici indebærer de
- Processen i forbindelse med oprydning i ROT-data, inklusive nødvendige værktøjer og ressourcer
- Vigtigheden af løbende styring og overvågning af data
Hvad er ROT-data, og hvorfor udgør de en sikkerhedsrisiko?
Mange organisationer står over for en eksponentiel vækst i data, der medfører større udfordringer med datamængder, øgede omkostninger til dataopbevaring og en højere risikoeksponering, end med de tidligere papirbaserede dokumenter. En betydelig del af disse data – både strukturerede og ustrukturerede – er ofte overflødige, forældede eller trivielle. ROT-data er kendetegnet ved manglende forretningsmæssig værdi, og de omfatter en bred vifte af overflødige data, lige fra personlige feriebilleder til data, der ikke længere er krav om at opbevare.
ROT kan udgøre 50 % eller mere af dataene i en organisation.
ROT er et væsentligt problem: Mange organisationer har store mængder unødvendige data, der kan udgøre en sikkerhedsrisiko for deres drift. ROT-data forhindrer effektiv informationshåndtering og resulterer i øgede omkostninger, ringere sikkerhed og nedsætter evnen til at tage beslutninger.
Ustrukturerede data
Det er nok ikke den store overraskelse, at ustrukturerede data er en stor synder, når det drejer sig om ROT. Ustrukturerede data – altså data, der ikke har et foruddefineret format som det, man finder i rækker og kolonner i en database – udgør et problem i mange organisationer som følge af deres tvetydige natur. Informationschefer "ved simpelthen ikke, hvad de ikke ved."
Ustrukturerede data kan være digitale filer såsom tekstdokumenter, billeder, lydfiler, videofiler, opslag på sociale medier, e-mails og meget mere. Mange af disse filer er ofte kopier, og nogle gange endda kopier af kopier. Vores paneldeltagere anslår, at hele 50-60 % af en organisations data er ustrukturerede.
Der er stor risiko og eksponering forbundet med blot at beholde data, som du ikke aner noget om.
Derfor har din organisation brug for et digitalt detox
Oprydning i ROT-data letter arbejdsbyrden i forbindelse med håndtering af enorme datasæt ved retssager, revision, fusioner og opkøb og andre forretningsmæssige aktiviteter. Jo flere data du har, jo flere data skal du identificere og fremskaffe i disse situationer. Ved regelmæssigt at rydde op i dine data og fjerne ROT kan du også:
- Reducere sikkerhedsrisici og beskytte dine følsomme oplysninger
- Øge produktiviteten på tværs af din organisation
- Optimere digital lagring og reducere din miljømæssige påvirkning
Herved øges brugernes produktivitet, da de kan finde de rette oplysninger på det rette tidspunkt.
Endnu en stor fordel ved et digitalt detox er, at din organisation er bedre forberedt til fremtidige trends såsom AI. Efter et ROT-oprydningsprojekt er de resterende data sandsynligvis mere præcise og brugbare for avanceret teknologi, så du kan være mere tryg ved at levere input til modellen. Præcise data giver værdifuld viden om forretning og kunder.
Den rigtige tilgang til dataoprydning
Selvom teknologi kan hjælpe med at håndtere ROT-data, er det altafgørende, at mennesker og processer er på plads til at løse problemet på en effektiv måde. Det indebærer ofte en forandringsindsats med støtte fra ledelsens side. Det kan være, at medarbejderne er vant til at lave kopier af kopier og gemmer data i mange forskellige mappetyper uden at tænke på konsekvenserne. Selv dataansvarlige kan være svære at få til at ændre måden at gemme data på.
Oprydning i millionvis af digitale filer
Under diskussionen delte paneldeltageren Chantel Johnson, VP og Chief Data Officer hos Bank of China, nogle af de nøglestrategier, hun har anvendt i sin tilgang tll ROT-oprydning.
Opbakning fra ledelsen
Chantel sikrede sig topledelsens støtte til dataoprydningsprojektet og var bevidst om dens vigtighed, hvis der skulle fjernes mest mulig ROT-data.
Målrettet datavurdering:
Organisationen fokuserede på de ustrukturerede data, der blev vurderet til at udgøre den største risiko som følge af manglende struktur og risiko for eksponering af følsomme oplysninger. Arkivering af juridiske årsager og personligt identificerbare informationer (PII) var punkter, der var vigtige at overveje under oprydningsprocessen . Begge disse faktorer påvirkede direkte, hvilke ROT-data man kunne kassere.
Implementering af teknologi:
Organisationen gjorde brug af teknologiske løsninger og værktøjer til klassificering af indhold for at få overblik over ustrukturerede data, identificere ROT-filer og vurdere compliancekrav.
Inddragelse af interessenter og SMV´er
Dataansvarlige, afdelingsledere og juridiske eksperter blev involveret for at bidrage med deres specialviden og for at sikre korrekt dataklassificering og -disponering.
Løbende oprydning:
Organisationen anvendte en trinvis tilgang til oprydningsprocessen, så man startede med lavrisikodata og gradvist behandlede mere komplekse datasæt.
Løbende vedligeholdelse:
Organisationen indførte processer og politikker for at forhindre, at der blev ophobet nye ROT-data og for at sikre løbende datahygiejne.
ROT-oprydning er ikke et engangsprojekt. Det er en løbende proces.
Oprydning i ROT-data er ikke en engangsforeteelse, det er en løbende proces, der kræver regelmæssig gennemgang og opdatering. Eksperter anbefaler at gennemføre processen mindst en gang om året, så de dataansvarlige tilskyndes til at bruge en løbende strategi. Det er altafgørende, at der er mennesker i loopet. Hvis ikke der er de rette medarbejdere til stede under ROT-oprydningsprocessen, kan beslutningerne gå i stå. Teknologien kan komme med forslag, men den kan ikke træffe kritiske forretningsmæssige og juridiske beslutninger.
Reduktion af ROT og etablering af en strategi for løbende oprydning er i dag af afgørende betydning for en informationschef. Der frembringes hele tiden nye data, og problemet med alt for store informationsmængder vil fortsætte i takt med den hurtige udbredelse af AI.
Du har ikke råd til ikke at gøre noget.
Sådan kan du anvende denne viden
Er du interesseret i at drøfte, hvordan du på en praktisk måde rydder op i ROT-data og optimerer din informationshåndtering? Så er du velkommen til at kontakte din lokale Iron Mountain-konsulent. Vi kan levere skræddersyet viden og vise dig løsninger, der passer til dine specifikke behov. Du kan også tjekke vores ressourcecenter, der indeholder seneste viden om, hvordan du effektivt håndterer dine data.
Udvalgte tjenester og løsninger
Relaterede ressourcer
Se flere ressourcerSe flere ressourcer
