Backoffice als Wachstumstreiber: So gelingt die Transformation im Finanzwesen

Führungskräfte im Finanzwesen sind sich einig: Die Tage des Backoffice sind gezählt. Doch die meisten von ihnen haben gerade erst begonnen, es zu ersetzen. Laut einer neuen globalen Umfrage von HFS Research in Zusammenarbeit mit Iron Mountain sind 77 % der Führungskräfte im Bereich Banking, Finanzdienstleistungen und Versicherung (Banking, Financial Services and Insurance, BFSI) überzeugt, dass das klassische Backoffice in den nächsten drei Jahren ausgedient haben wird. Dennoch ergreifen nur 21 % bereits entschlossene Maßnahmen zur Transformation.

Veraltete Plattformen und Prozesse, eine weiterhin hohe Abhängigkeit von physischen Dokumenten, strenge behördliche Vorgaben und instabile Governance – all das hindert Unternehmen daran, die Geschwindigkeit und Agilität zu erreichen, die Cloud-Plattformen und künstliche Intelligenz versprechen.

Diese Kluft zwischen ehrgeiziger Vision und vorsichtiger Umsetzung stellt ein echtes Hindernis auf dem Weg zur digitalen Transformation dar. Das gilt insbesondere in einer Zeit, in der sich Kundenvorlieben schnell ändern und der Wettbewerb durch unzählige FinTech-Startups zunimmt. Denn um dieser Entwicklung zu begegnen, braucht es blitzschnelle und tiefgreifende Veränderungen. Entsprechend entwickelt sich das Backoffice, das früher als reine Kostenstelle galt, zu einem wichtigen Wachstumstreiber für digitale Unternehmen. Und Führungskräfte sind sich dessen bewusst – das Problem liegt darin, das auch in die Tat umzusetzen.

Die Ergebnisse einer weltweiten Umfrage unter 500 leitenden Führungskräften zeigt deutlich, dass digitale Transformation heute keine Option mehr ist, sondern Notwendigkeit:

• 78 % glauben, dass digitale Transformation unerlässlich ist, wenn sie auf dem Markt weiterhin eine Rolle spielen wollen.
• 58 % planen in den nächsten Jahren ein voll digitales Backoffice. Sie geben im Durchschnitt 25 Millionen US-Dollar für Modernisierungsinitiativen aus und erwarten innerhalb von 24 Monaten einen ROI.
• 81 % der Befragten erwarten, dass KI-Agenten letzten Endes mindestens drei Viertel der Routineaufgaben übernehmen werden, aber nur 13 % haben sie bereits flächendeckend eingeführt.

Mehr als nur Effizienz

Die Ziele dieser Entwicklung gehen über bloße Kosteneinsparungen hinaus: Digitale Workflows ermöglichen nicht nur schnellere, sondern auch stärker personalisierte Erfahrungen und unterstützen sogar die Entwicklung neuer Produkte. Modulare Systeme, die neue Funktionen ermöglichen, ohne dass bestehende Komponenten vollständig ersetzt werden müssen, erhöhen die betriebliche Agilität. Eingebettete Prüfprotokolle, Echtzeitkontrollen und adaptive Überwachung verbessern die Übersicht für das Management sowie die behördliche Compliance.

Doch die Realität sieht anders aus. Diese sieben Punkte sollten BFSI-Führungskräfte beachten:

1. Zwar glauben 78 %, dass autonome, API-basierte Workflows manuelle Aufgaben ersetzen sollten, doch nur 21 % gehen dieses Ziel entschlossen an. Die meisten stecken weiterhin in ihrer veralteten Infrastruktur fest.
2. Trotz der Begeisterung für KI-Agenten, die Aufgaben mit wenig bis gar keiner Aufsicht erledigen können, haben nur 13 % der Unternehmen diese Agenten auch unternehmensweit eingeführt. Die Skalierung wird durch fragmentierte Systeme und unklare Governance verhindert.
3. Generative KI kann Einblicke in Jahrzehnte an Daten gewinnen, doch nur 23 % der Unternehmen verbuchen in diesem Bereich Erfolge. Die breite Einführung von Technologie gestaltet sich weiterhin äußerst kompliziert – selbst wenn sie, wie optische Zeichenerkennung und intelligente Dokumentenweiterleitung, schon länger verfügbar und entsprechend ausgereift ist.
4. Physische Dokumente stellen nach wie vor ein echtes Hindernis für die Effizienz dar: Zwar stufen 72 % der leitenden Führungskräfte die Digitalisierung als Top-Priorität ein, doch nur ein Drittel glaubt, dass ihr Unternehmen seine Daten flächendeckend mit der nötigen Sicherheit und Compliance digitalisieren kann.
5. Weniger als ein Drittel hat prädiktive Echtzeit-Compliance erreicht, bei der Kontrollen direkt in Workflows eingebettet sind. Fragmentierte Daten, manuelle Prozesse und veraltete Governance-Modelle sorgen hier auch weiterhin für eine kostspielige und komplexe Compliance.
6. Nur 34 % haben Document Intelligence (also intelligente Funktionen, die Einblicke aus Dokumenten gewinnen) umgesetzt, um eine schnellere Verarbeitung, optimierte Compliance und eine bessere Kundenerfahrung zu unterstützen. Das Problem ist hierbei weniger die Technologie, sondern eher das Fehlen einer einheitlichen Content-Strategie.
7. Die Produktivitätsvorteile von KI- und No-Code-Tools werden durch Fachkräftemangel sowie die Abhängigkeit von Anbieter:innen beeinträchtigt, deren veraltete Produkte die Modernisierung behindern.

Von Zielen zu Ergebnissen

Der Bericht fordert Führungskräfte im Finanzsektor auf, mutige Schritte zu unternehmen und schrittweises Denken durch ein systemisches Neudesign zu ersetzen. Alles beginnt damit, aus der „Effizienzfalle“ herauszukommen, also dem Glauben, dass Kosteneinsparungen der einzig wichtige Faktor für Veränderungen sind. Erfolgsmetriken für das Backoffice müssen über Effizienz hinausgehen und auch Vertrauen, Compliance und Kundenerfahrung abdecken.

Unternehmen müssen einen proaktiven Ansatz bei der Einführung von Künstlicher Intelligenz verfolgen: Sie sollten Governance-Playbooks entwickeln, die den verantwortungsvollen Einsatz definieren, Dashboards zur Leistungsüberwachung implementieren und Erklärbarkeit, Ethik sowie menschliche Kontrollmechanismen („Human-in-the-loop“) in jede Implementierung integrieren.

Die in der Branche weit verbreitete „Not-invented-here“-Mentalität muss einem stärker kollaborativen Ansatz für Transformation weichen – einem Ansatz, der Regulierungsbehörden, Fintechs und Anbieter:innen in die gemeinsame Entwicklung skalierbarer und sicherer Rahmenwerke einbezieht. Wenn sich die Branche zusammentut, können hierdurch langfristige Standards entstehen und Kosten untereinander geteilt werden.

Das fragmentierte Ökosystem an Anbieter:innen, das viele BFSI-Unternehmen über die Jahre durch Übernahmen und Ad-hoc-Projekte aufgebaut haben, muss endlich konsolidiert und überholt werden. Unternehmen müssen auf ein gemeinsames Innovationsmodell setzen, mit dem sie – nicht ihre Anbieter:innen – die Governance und Verantwortlichkeit fest im Griff haben. Und auch wenn etwa 80 % der Führungskräfte aktiv eine Anbieter:innenkonsolidierung in Betracht ziehen, sollten sie hierbei nicht nur versuchen, die Anbieter:innenzahl zu verringern, sondern auch auf zukunftsgerichtete Anbieter:innen setzen.

Es braucht umfassende interne Weiterbildungsmaßnahmen, um Mitarbeitende auf die KI-gestützte Arbeitswelt der Zukunft vorzubereiten. Führungskräfte sollten KI-Agenten als digitale Mitarbeitende positionieren und Schulungsprogramme entwickeln, die ihre Teams darauf vorbereiten, strategischere Rollen zu übernehmen und Agententeams so zu betreuen, dass der Wert jedes Einzelnen für die Organisation steigt.

Gemeinsam Richtung digitale Zukunft

Die Transformation verläuft schneller, wenn bewährte Partner:innen involviert werden. Die Backoffice-Produkte und -Services von Iron Mountain können viele der Herausforderungen meistern, die Führungskräfte in der Umfrage nennen. Die Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP) geht diese Herausforderungen direkt an, indem sie KI und Large Language Models (LLMs) für eine umfassende Datenaufnahme, -verarbeitung und -anreicherung nutzt und so eine einheitliche Plattform für KI-gestützte Entdeckung und Suche über unterschiedlichste Assets hinweg schafft. Diese leistungsstarke, skalierbare Lösung erschließt verborgene Dateninsights für strategisches Wachstum, geht proaktiv komplexe regulatorische Anforderungen an und steigert die operative Effizienz erheblich, indem manuelle Aufgaben automatisiert und Arbeitsabläufe gestrafft werden, um das Kundenerlebnis zu verbessern. Mit InSight DXP können Finanzinstitute modernste Technologien flächendeckend einsetzen – so entlasten sie ihre Mitarbeitenden, damit diese sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren können, und erzielen messbare Ergebnisse, die das Wachstum fördern.

Die 21 % der Befragten, deren Unternehmen im Bericht als „Radical Transformers“ kategorisiert werden, heben sich dadurch ab, dass sie auf eine ambitionierte unternehmensweite Umgestaltung setzen, statt auf schrittweise Veränderung. Die 21 % der Befragten, die in dem Bericht als „Radical Transformers“ eingestuft werden, heben sich von den übrigen ab, indem sie mutige, unternehmensweite Neugestaltungen anstelle schrittweiser Veränderungen umsetzen. Sie brechen Silos auf, digitalisieren in großem Maßstab und nutzen Automatisierung, KI sowie datengestützte Erkenntnisse, um agile Betriebsstrukturen zu schaffen, die sich schnell an wechselnde Märkte und Kundenanforderungen anpassen, Resilienz, Compliance und Innovation sind hierbei zentrale Werte, doch das wichtigste Ziel besteht darin, das Kundenerlebnis zu verbessern.

Die Iron Mountain InSight Digital Experience Platform (DXP) ermöglicht diese beschleunigte Transformation, indem sie physische und digitale Informationen zusammenführt, Governance und Arbeitsabläufe automatisiert und im gesamten Unternehmen umsetzbare Erkenntnisse liefert. Mit Insight DXP können Unternehmen nicht nur ihre vorhandenen Daten effektiver nutzen und die Effizienz steigern. Sie schaffen auch die nötige Grundlage für die Agilität, das Vertrauen und die Skalierbarkeit, die eine wirklich radikale Transformation ausmachen. InSight DXP liefert schnellere und transparentere Ergebnisse, die Kund:innen überzeugen und die langfristige Kundentreue fördern.

BFSI-Führungskräfte stehen an einem Scheideweg: Sie wissen, dass das klassische Backoffice nicht mehr zukunftsfähig ist, doch veraltete Prozesse, ein unklarer ROI und ihre Risikoaversion bremsen sie aus. Am Ende werden jene Unternehmen ihre digitale Transformation erfolgreich meistern, die das Backoffice in einen Wettbewerbsvorteil verwandeln, ihre Projekte über die Pilotphase hinaus skalieren, gezielt in die Weiterbildung ihrer Teams investieren, um neue Technologien effektiv zu nutzen, und mit Partner:innen zusammenarbeiten, die sich dem Erfolg ihrer Kund:innen verpflichtet fühlen. Sie werden das Paradoxon der Branche „digitale Versprechen, analoge Ergebnisse“ auflösen.

Wollen Sie mehr über die Schritte erfahren, mit denen auch Ihr Unternehmen zum „Radical Transformer“ wird und im Zeitalter des ständigen Wandels erfolgreich sein kann? Dann lesen Sie den vollständigen Bericht von HFS Research, um die Strategien für bahnbrechende Innovationen und nachhaltiges Wachstum zu entdecken.