Outsourcing des Aktenbestandes bei Hoist Finance
Kundenprojekte
Schneller Aktenabruf hilft Finanzdienstleister, hohe Kosten zu sparen und zugleich strenge rechtliche Anforderungen zu erfüllen.
Industrie
Finanzdienstleistungen
Herausforderung
Lagerung und Verwaltung eines stetig wachsenden Aktenbestands bei gleichzeitigem schnellem Zugriff auf einzelne Dokumente.
Lösung
Outsourcing der Dokumentenlagerung in ein sicheres Iron Mountain Archivierungszentrum, verbunden mit Aktenlieferservices.
Nutzen
- Weniger Lager- und Personalkosten
- Jederzeit Zugriff auf einzelne Dokumente
- Dynamische Anpassung der Lagerfläche bei Wegfall von Altakten
- Revisionssichere Aktenvernichtung
- Höchste physische Dokumenten- und Datensicherheit
Dynamischer Aktenbestand
Hoist Finance ist ein schwedischer Finanzdienstleister, der momentan in dreizehn Ländern agiert. In Deutschland ist Hoist Finance seit 1997 aktiv und beschäftigt ca. 200 Mitarbeiter:innen am Standort Duisburg. Das Geschäftsmodell basiert darauf, den Kund:innen flexible Rückzahlungsmöglichkeiten anzubieten und so die Wahrscheinlichkeit für eine erfolgreiche Schuldenbegleichung zu erhöhen. Als Vermögensverwalter für notleidende Kredite konzentriert sich das Unternehmen auf europäische Banken und Kreditinstitute und trägt zu einem funktionierenden Finanzökosystem bei. Im Jahr 2024 belief sich das verwaltete Gesamtvermögen auf 300 Mrd. SEK.
Mit dem Wachstum des Unternehmens in Deutschland ging auch ein rapides Wachstum des Aktenbestandes einher. Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen der Akten führen zu einer dynamischen Natur des Bestandes, der sich durch Zu- und Abgänge laufend verändert. Die Lagerung der Akten erfordert eine Menge Platz sowie auch das Personal, um die Bestände zu verwalten.
Deshalb unterhält Hoist Finance drei Aktenlager: eines im eigenen Haus, ein weiteres in der unmittelbaren Nähe der Zentrale sowie - als weitaus größtes Lager - seit 2007 das Archivzentrum von Iron Mountain in Bochum. „Wir klassifizieren unsere Akten in drei große Gruppen“, erläutert Üzeyir Bulat, Operations Support Manager bei Hoist Finance und unter anderem verantwortlich für das Dokumentenmanagement.
„Kurzfristige Dokumente, also diejenigen, die häufiger benötigt werden, lagern wir bei uns im Haus oder in unserem eigenen Außenlager, ebenso wie Titel und Kfz-Briefe. Mittel- und langfristige Dokumente lagern wir bei Iron Mountain ein und fordern sie nur bei Bedarf an.“
Sensible Dokumenteninhalte
Wenn neue Akten ins Haus kommen, werden sie von den Mitarbeiter:innen von Hoist gescannt und strukturiert. „Das sind zum Beispiel Dokumente von Vorgläubigern, Schuldnerberatungen oder Rechtsanwaltskanzleien“, so Üzeyir Bulat. „Da gibt es unterschiedliche vom Gesetzgeber vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen und Erledigungsdaten, nach denen die Dokumente vernichtet werden müssen. Das wird bei der Digitalisierung alles systematisch erfasst. Nur wenn wir ein Portfolio mit Tausenden von Dokumenten erwerben, beauftragen wir punktuell einen externen Dienstleister mit dieser Arbeit. Das kann durchaus auch Iron Mountain sein.“
Wir arbeiten mit einem Frontend von Iron Mountain, in das sich jeder User von uns einloggen und Bestellungen aufgeben kann. Sofern ein Dokument dringend benötigt wird, gibt es dafür einen Express- Service, bei dem Iron Mountain die angeforderten Unterlagen am folgenden Tag anliefert.
Der Großteil der Unterlagen bezieht sich auf die wirtschaftliche Situation der Kund:innen. Somit enthält das Archiv besonders sensible persönliche Daten, für deren Handhabung es eine Reihe von Rechtsvorschriften gibt, darunter vor allem auch das Bundesdatenschutzgesetz. Das gilt auch für diejenigen Akten, die von Iron Mountain eingelagert werden. Die Archivzentren sind deshalb durch Rauchmelder, Brandschutzwände und Stahltüren vor Bränden geschützt. Zonenzugangskontrollen und Videoüberwachung halten Unbefugte fern.
Anlieferung per Express
Der Aktenaustausch zwischen Hoist Finance in Duisburg und dem Iron Mountain Archivzentrum in Bochum erfolgt im wöchentlichen Rhythmus. Sofern Dokumente aus dem bei Iron Mountain gelagerten Aktenbestand benötigt werden, können die Hoist Mitarbeiter:innen diese ganz einfach anfordern.
Üzeyir Bulat erklärt, wie das funktioniert: „Wir arbeiten mit einem Frontend von Iron Mountain, in das sich jeder User von uns einloggen und Bestellungen aufgeben kann. Wir haben festgelegt, dass bestellte Dokumente montags zu uns ins Haus geliefert und die bearbeiteten Dokumente gleichzeitig wieder abgeholt werden. Sofern ein Dokument dringend benötigt wird, gibt es dafür einen Express- Service, bei dem Iron Mountain die angeforderten Unterlagen am folgenden Tag anliefert.“
Revisionssichere Aktenvernichtung
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist Hoist Finance verpflichtet, die Akten zu vernichten.
Das kann nicht automatisch nach einem vorher festgelegten Zeitraum geschehen, weil der Verjährungsprozess in manchen Fällen unterbrochen werden kann, zum Beispiel durch ein Gerichtsverfahren, in dem der gesamte Fall noch einmal aufgerollt wird.
Deshalb gibt es bei Hoist Finance so genannte Aktenvernichtungszyklen, wie Üzeyir Bulat berichtet: „Wir teilen Iron Mountain alle sechs Monate mit, welche Akten vernichtet werden können und bekommen anschließend ein Vernichtungszertifikat darüber, damit wir revisionssicher sind. Anschließend werden die digitalen Duplikate aus unserem System entfernt.“
Regelmäßige Aktenverdichtung
Derzeit sind bei Iron Mountain über 40.000 Boxen für Hoist Finance eingelagert, das sind mehrere Hunderttausend Akten. Durch die regelmäßigen Zu- und Abgänge verändert sich der Aktenbestand ständig. So leeren sich nach einer gewissen Zeit bestimmte Lagerplätze der Akten, beispielsweise durch Aktenvernichtung.
„Dann sind irgendwann nur noch wenige Akten auf einem Lagerplatz, aber wir zahlen für den gesamten Lagerplatz“, sagt Üzeyir Bulat. „Das ist natürlich unwirtschaftlich. Deshalb verdichtet Iron Mountain auf unseren Wunsch die Lagerplätze und die Kosten für Miete und Klimatisierung, verringern sich entsprechend.“
Diese Optimierung der Lagerfläche besteht nicht nur aus einem Hin- und Herschieben von Boxen. Vielmehr muss die gesamte Umlagerung digital dokumentiert werden, um die Akten auch nach der Verdichtung sofort wiederzufinden, wenn sie benötigt werden.
Üzeyir Bulats Fazit ist eindeutig: „Wir müssen keine Lagerplätze vorhalten und verwalten, das heißt, wir sparen Lagerraummiete und auch die entsprechenden Personalkosten. Die Zusammenarbeit im Tagesgeschäft läuft sehr gut. Wir haben eine direkte und Schnelle Kommunikation zueinander. Wenn mal etwas nicht passt, rufe ich meinen Kollegen bei Iron Mountain an und wir finden schnell eine Lösung.
Die Zusammenarbeit im Tagesgeschäft läuft sehr gut. Wir haben eine direkte und schnelle Kommunikation zueinander. Wenn mal etwas nicht passt, rufe ich meinen Kollegen bei Iron Mountain an und wir finden schnell eine Lösung.
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