Trazando el camino hacia lo digital: 3 desafíos de Gestión Documental que debes superar Blogs y artículos

A continuación, te presentamos tres de los principales desafíos que debes superar para trazar el camino hacia tu futuro digital:

1. Organiza tu inventario de registros en papel

Las razones por las que una organización no avanza en la limpieza de registros pueden variar: falta de recursos, poca visibilidad del archivo o la magnitud y complejidad del proyecto. La ausencia de códigos de clasificación, contenidos desconocidos y archivos mezclados dificultan aún más el proceso, y pueden poner en pausa tanto la limpieza como el control de los registros. Sin importar la causa, la consecuencia de no actuar es la misma: no se pueden tomar decisiones seguras y justificadas sobre los registros legados, lo que impide avanzar con otras prioridades. También se mantienen costos innecesarios y riesgos latentes. Entender qué tienes y tomar decisiones inteligentes sobre la disposición de registros sigue siendo uno de los mayores retos para quienes lideran la gestión de la información.

2. Tomar decisiones estratégicas de digitalización para mejorar el acceso y potenciar la IA

La idea de una oficina sin papel existe desde hace décadas, pero muchas organizaciones aún no la han logrado. El camino hacia lo digital suele verse afectado por la falta de estrategia y recursos, lo que frena el avance y reduce el entusiasmo. Y la solución nunca es “digitalizarlo todo”. Un enfoque equilibrado, que considere el acceso, los litigios, el uso de IA y otras prioridades, permite tomar decisiones acordes al presupuesto y los objetivos de tu organización, y que no se esté simplemente transfiriendo la falta de control de sus registros en papel a un entorno digital.

Como ya sabemos, la IA está revolucionando la forma en que trabajamos. El impacto de la IA en la Gobernanza de Datos e Información transforma el panorama día a día. En todo el mundo, las organizaciones están adoptando herramientas de IA y analítica avanzada para operacionalizar sus datos de mayor valor. Al decidir de forma estratégica qué registros en papel digitalizar, los líderes de Gestión Documental pueden enriquecer los datos que alimentan los modelos de IA y generar resultados más precisos y útiles.

. Realiza la limpieza de tus datos digitales

Las organizaciones en todo el mundo están enfrentando un crecimiento exponencial de datos, con desafíos de volumen incluso mayores que los de los registros en papel. Una parte significativa de esa información —estructurada o no— suele ser redundante, obsoleta o trivial/transitoria (ROT). Estos datos ROT no solo ocupan espacio de almacenamiento, sino que también dificultan la gestión eficiente de la información, lo que genera costos altos, vulnerabilidades de seguridad y decisiones menos acertadas.

Abordar la complejidad de la higiene de datos requiere un enfoque sistemático: clasificar los datos ROT, eliminar y archivar los redundantes, entender la cadena de suministro de datos y prepararlos para su uso con IA. Este proceso incluso puede comenzar con la limpieza de registros. Después de todo, registros físicos organizados = datos digitales más limpios.

Almacenar, proteger y gobernar: la base del éxito

El camino hacia un futuro digital más optimizado puede estar más cerca de lo que crees. Hay muchos desafíos, pero también grandes oportunidades al tomar el control de tus registros y adoptar tecnologías emergentes.

Iron Mountain es tu aliada para almacenar, proteger, gobernar y transformar los activos más valiosos de tu organización. Conoce la solución Smart Records Cleanup Suite de Iron Mountain y empieza tu camino hacia la limpieza de registros.