De la complexité à la conformité

Secteur d'activité

Banque, Services financiers et Assurance

Défi

Sécuriser le portefeuille, améliorer la satisfaction des clients et se conformer aux cadres réglementaires

Solution

Iron Mountain Gestion intelligente des processus métier (iBPM)

Valeur

Atteindre un taux de signature de 70 % sur les avenants des clients, un record absolu qui représente le double de la moyenne du secteur

Une société d'assurance mutuelle européenne a pour objectif d'aider ses clients à vivre en toute confiance et en toute sécurité.

Pour ce faire, la compagnie a récemment lancé une initiative globale dans toutes ses filiales, couvrant l'ensemble de son portefeuille. L'objectif ? Titriser le portefeuille et renforcer l'alignement sur les exigences réglementaires légales et de réassurance pour des millions de clients européens.

La compagnie d'assurance a dû relever de nombreux défis pour atteindre cet objectif, notamment la complexité du flux de travail, la confidentialité et les risques de sécurité. L'initiative audacieuse et de grande envergure de la compagnie nécessitait une expertise spécifique au secteur, une sécurité solide, un savoirfaire en matière de réglementation et une solution personnalisable.

Iron Mountain Gestion intelligente des processus métier, un service géré qui comprend les personnes, les processus et la technologie, a été déployé pour s'attaquer à ce projet complexe et de grande envergure. Avec la mise en place de l'iBPM, des millions de clients d'assurance existants ont reçu des avenants mis à jour à signer. La compagnie d'assurance a ainsi obtenu un taux de signature de 70 %, un record inédit pour l'organisation et un taux de retour deux fois supérieur à la moyenne du secteur.

Relever des défis complexes

Confrontée à des défis de taille et à des éléments de projet risqués, la compagnie d'assurance a commencé par un projet pilote avant de passer à un déploiement complet. Cela a permis à la compagnie de gérer des flux de travail doubles et parallèles utilisant des supports numériques et papier et de tirer parti de l'expertise d'Iron Mountain. Par exemple, la compagnie avait besoin d'une solution couvrant des fonctionnalités telles que les signatures électroniques, la publication, les lettres de rappel électroniques, etc.

En outre, la compagnie devait se doter d'un processus standardisé à l'échelle du groupe qui tienne compte des différentes fonctions et pratiques de chacune de ses 15 filiales. Pour ce faire, la compagnie d'assurance s'est conformée aux lois et régulations régissant à la fois les investissements et l'assurance.

Atteindre 100 %

Malgré la complexité du projet, la compagnie d'assurance voulait s'assurer que chaque investissement était protégé et conforme aux réglementations légales et de réassurance. La compagnie a titrisé 100 % de son portefeuille, en rassemblant divers actifs financiers, tels que des hypothèques, des prêts automobiles, etc. Cet ensemble d'actifs est ensuite converti en un instrument financier négociable ou en un titre.

La titrisation a nécessité la mise à jour et l'envoi d'environ 1,5 million d'avenants à toutes les entités. L'équipe iBPM d'Iron Mountain a conçu un flux de travail sophistiqué, gérant les complexités et l'échelle du projet avec une précision totale tout en suivant chaque document papier et numérique, son statut et le taux de signature. Le principal indicateur de réussite du projet est le taux de signature de 70 %, un nouveau record historique.

Répéter pour réussir

Avec le recul, le fait d'avoir piloté le projet avant de l'étendre a été déterminant pour sa réussite à grande échelle. La complexité de la solution et du flux de travail a révélé plusieurs problèmes au cours du projet pilote. Cette transparence a permis de résoudre ces problèmes de manière proactive et efficace, avec le moins d'impact possible. Plus précisément, les défis techniques ont été résolus grâce à des ressources opérationnelles spécialisées ; un changement de gouvernance a permis d'accélérer le temps de réponse aux incidents ; l'amélioration des rapports et de la surveillance a permis de détecter les problèmes à un stade précoce et d'y apporter des solutions rapides.

En savoir plus sur Iron Mountain Gestion intelligente des processus métier.