Slik fungerer saksarkiver for stat og kommuner

Hvordan få bedre kontroll over offentlige arkiver

Saksarkiv er en sentral del av informasjonshåndteringen i både statlige og lokale myndigheter. Arkivene inneholder dokumentasjon knyttet til saker, vedtak og kommunikasjon. Dette er informasjon som ofte må bevares i lang tid.

Samtidig opplever mange organisasjoner at saksarkivet er spredt på forskjellige systemer, arkivrom eller fysiske mapper. Dette gjør det vanskelig å raskt finne riktig dokumentasjon når det trengs, og det brukes ofte mye tid på å lete etter informasjon.

Ved å strukturere og digitalisere saksarkivet kan du få bedre kontroll over dokumentasjonen, gjøre den mer tilgjengelig for organisasjonen og sikre at arkivet bevares på riktig måte for fremtiden.

Hva er et saksarkiv?

Et saksarkiv er et arkiv som inneholder dokumentasjon knyttet til saksbehandling i en organisasjon. Dette kan for eksempel omfatte innkommende og utgående korrespondanse, vedtak, rapporter, notater og annen dokumentasjon som har vært en del av en sak.

For offentlige organisasjoner er saksarkivet en viktig del av organisasjonens dokumentasjon. Arkivet sikrer at vedtak kan følges opp, at historikken bevares og at informasjon kan hentes frem ved behov, for eksempel ved en begjæring om innsyn eller en revisjon. Det er derfor viktig at saksarkivet er strukturert, tilgjengelig og lagret på en måte som muliggjør langvarig bevaring.

Vanlige utfordringer med saksarkiver

Mange organisasjoner opplever flere utfordringer når det gjelder håndtering av saksarkiver. En vanlig utfordring er at arkivet lagres i fysiske mapper eller arkivrom. Dette kan gjøre det tidkrevende å finne riktig dokumentasjon når det er behov for det.

I andre tilfeller kan arkivmaterialet være spredt på flere forskjellige systemer eller arkivløsninger. Dette gjør det vanskelig å få oversikt over hvilken dokumentasjon som er tilgjengelig og hvor den er lagret.

Når dokumenter ikke er søkbare eller strukturert på en oversiktlig måte, kan det føre til at ansatte bruker mye tid på å lete etter informasjon.

Fordeler med å digitalisere saksarkiv

Når saksarkiv digitaliseres og struktureres, blir informasjonen mye enklere å finne og bruke. Dokumenter kan gjøres søkbare på tvers av flere deler av arkivet, slik at du raskt kan finne riktig sak eller dokument. Du trenger ikke å gå gjennom fysiske mapper eller flere arkivsystemer for å finne riktig informasjon.

Digitalisering betyr også at dokumentasjon kan gjøres tilgjengelig for de rette personene, uavhengig av hvor de jobber. Informasjonen kan hentes frem når det er behov for det, noe som letter arbeidet og samarbeidet i organisasjonen.

Noen av de viktigste fordelene er:

• All informasjon blir digitalt tilgjengelig – de rette personene kan få tilgang til dokumentene uavhengig av hvor de jobber
• Dokumenter blir søkbare i hele arkivet – du kan raskt finne riktig sak eller dokument
• Du sparer tid på å søke etter dokumenter – informasjonen er samlet og strukturert
• Bedre samarbeid i organisasjonen – flere personer kan jobbe med samme dokumentasjon
• Arkivet er sikret for fremtiden – dokumentasjonen blir bevart og beskyttet over tid

Samtidig bidrar digitalisering til bedre bevaring av saksarkivet. Dokumentasjonen blir sikret for fremtiden og kan lagres i systemer som gjør det enklere å oppfylle arkiveringskrav og regelverk.

Slik fungerer prosessen

Digitalisering og strukturering av et saksarkiv er en prosess i flere trinn. For mange organisasjoner kan dette virke som et skremmende prosjekt, spesielt hvis arkivmaterialet er spredt, omfattende eller inneholder dokumenter som må håndteres på forskjellige måter.

Generelt ser prosessen slik ut:

1. Gjennomgang og kartlegging av arkivet

Først gjennomgås arkivmaterialet for å få et klart bilde av omfang, innhold og struktur. Dette gjør det mulig å identifisere hvilke typer dokumenter som finnes, hvordan materialet er organisert og hva som må gjøres for å forberede arkivet til neste trinn.

Arkivverket krever at statlige organer som skal avlevere materiale har utarbeidet bevarings- og kassasjonsbestemmelser før avlevering. Om dette ikke finnes, kan vi bistå med å utarbeide dette etter å ha gjort en kartlegging av arkivbestanden. En slik kartlegging vil gjerne kunne føre til store besparelser ved at man ikke bruker unødvendig med tid eller ressurser på materiale som ellers skulle vært kassert.

Kommunene må ha egne bevarings- og kassasjonsplaner. Kommunesektorens organisasjon (KS) og Arkivverket har utarbeidet standardiserte veiledere for dette som de fleste kommuner vedtar lokalt (ofte kalt bevarings- og kassasjonsveilederen for kommuner).

Hva som skal tas vare på og hva som kan kasseres er regulert i Riksarkivarens forskrift for både statlige, kommunale og fylkeskommunale arkiver.

2. Sortering og klargjøring av materialet

Når arkivet er kartlagt, sorteres materialet og klargjøres for digitalisering. Dette kan innebære å organisere dokumenter, sikre riktig struktur og skape forutsetninger for at informasjonen kan registreres og gjøres søkbar på en effektiv måte.

3. Pakking og transport

Hvis arkivmaterialet må flyttes, tar vi oss av det på en sikker og strukturert måte. Dokumentene pakkes og transporteres slik at materialet er beskyttet gjennom hele prosessen og håndteres med riktig sikkerhetsnivå.

4. Skanning og digitalisering

Deretter skannes dokumentene og konverteres til digitale filer. Dette betyr at materiale som tidligere bare var tilgjengelig i fysisk form, nå kan brukes digitalt i virksomheten.

5. Indeksering og søkbarhet

For å gjøre saksarkivet brukervennlig er det ikke nok å bare skanne dokumentene. Informasjonen må også struktureres og indekseres slik at dokumentene kan søkes på tvers av ulike deler av arkivet. Dette gjør det mulig å raskt finne riktig sak eller dokument når du trenger det.

6. Digitalt tilgjengelig

Når dokumentene er digitalisert og strukturert, kan du få tilgang til dem digitalt via Iron Mountain Connect.

7. Levering, retur eller fortsatt oppbevaring

Avhengig av arkivtype kan materialet deretter leveres til riktig arkivdepot, som for kommunale arkiver er IKA (interkommunale arkiver) og for statlige arkiver er Nasjonalarkivet.

8. Sikker makulering av materiale som kan destrueres

Hvis deler av arkivmaterialet er godkjent for makulering, destruerer vi det på en sikker måte etter at prosessen er fullført. Dette sikrer at sensitiv informasjon håndteres riktig og ikke risikerer å havne i feil hender.

Hos Iron Mountain kan vi hjelpe deg gjennom hele prosessen, fra den første gjennomgangen av arkivet til digitalisering, levering, overføring og sikker makulering. Dette gir deg en jevnere prosess, bedre kontroll og et saksarkiv som er enklere å bruke i det daglige.

Overføring til arkivdepoter

Offentlige organisasjoner er underlagt spesielle regler når de overfører arkivmateriale. Kommuner leverer vanligvis arkivene sine til IKA eller andre arkivdepoter. Statlige etater leverer arkivmateriale til Nasjonalarkivet.

Levering innebærer at arkivmaterialet må forberedes og struktureres i henhold til kravene som er satt av arkivinstitusjonene. Dette kan innebære sortering, dokumentasjon og kvalitetssikring før materialet overføres til arkivdepotet.

Når arkivet allerede er strukturert og digitalisert, blir denne prosessen mye enklere.

En partner som kan ta seg av hele prosessen

Strukturering, digitalisering og overføring av et saksarkiv kan være en omfattende oppgave. Med den rette partneren kan prosessen bli både enklere og mer effektiv.

Hos Iron Mountain har vi lang erfaring med å hjelpe både statlige etater og kommuner med saksarkivhåndtering. Når arkivet er digitalisert, blir dokumentasjonen søkbar i alle deler av arkivet, og informasjonen kan gjøres tilgjengelig for de rette personene uavhengig av hvor de jobber. Dette sparer tid i hverdagen og gjør det enklere å finne riktig dokumentasjon når det trengs.

Vi kan også hjelpe til med levering til både IKA og Nasjonalarkivet, samt sikker makulering av arkivmateriale som er godkjent for destruksjon.

Dette gir deg bedre kontroll over saksmappene dine, samtidig som dokumentasjonen blir trygt bevart for fremtiden. Kontakt oss for mer informasjon.