Cyfrowe archiwum dla jednostek samorządu terytorialnego

Większość jednostek samorządowych spotyka się dziś z podobnymi wyzwaniami:

• Rosnące ilości dokumentacji papierowej zajmujące cenne miejsce w urzędzie.
• Trudności w szybkim dostępie do dokumentów wpływające na jakość obsługi mieszkańców.
• Obowiązki prawne wymagające szczególnej dbałości o bezpieczeństwo danych w kontekście RODO.
• Wymagające regulacje związane z zarządzaniem dokumentacją historyczną zgodnie z przepisami Archiwum Państwowego.

Iron Mountain wspiera samorządy w płynnym przejściu do świata cyfrowego.

Rozwiązanie hybrydowe – połączenie formy papierowej i cyfrowej.

Rozwiązanie Iron Mountain pozwala na zarządzanie dokumentacją papierową i cyfrową z jednego repozytorium, co daje możliwość kontroli – bez względu na format dokumentów.

Korzyści dla jednostek samorządowych

1. Archiwum hybrydowe – jeden system, wszystkie dokumenty w różnych formatach

• Pełna kontrola i natychmiastowy dostęp do dokumentacji niezależnie od formatu.
• Jeden system do zarządzania wszystkimi dokumentami zgodnie z przepisami Archiwum Państwowego.
• Szybka integracja z Państwa istniejącymi systemami IT.
• Dostęp 24/7 do wszystkich zasobów zgodnie z wcześniej ustaloną autoryzacją.

2. Dedykowana strefa archiwalna – bezpieczeństwo na najwyższym poziomie

• Wyłączna, zamknięta przestrzeń archiwalna z autoryzowanym dostępem, zapewniająca pełną skalowalność wraz z rosnącymi potrzebami Państwa organizacji
• Przestrzeń dostosowana do wymogów prawnych dla dokumentacji (np. zabezpieczenia przeciwpożarowe, utrzymywanie odpowiedniej temperatury i wilgotności)
• Monitorowanie i kontrola dostępu
• Skan dokumentów „na żądanie” – szybko i wygodnie

3. Centrum digitalizacji w Radomiu – jedno z największych w Europie

• Profesjonalne skanowanie oraz inteligentne, automatyczne zarządzanie informacją
• Kompleksowe przetwarzanie dokumentacji z pełną walidacją i integracją z Państwa systemami IT
• Mobilne grupy skanujące – mogące pracować także u Państwa w placówce
• Bezpieczne przechowywanie oryginałów w archiwum
• Obsługa cyfrowej kancelarii (Digital Mailroom), czyli otrzymywanie cyfrowych wersji korespondencji pocztowej

4. Ogólnopolska sieć logistyczna

Posiadamy 13 centrów logistycznych w całej Polsce, a także własną flotę kurierską, gwarantującą sprawną i bezpieczną obsługę transportową dzięki profesjonalnym kurierom i monitoringowi transportu na każdym jego etapie.