Praktyczny poradnik wykorzystania doręczeń elektronicznych w cyfryzacji procesów

Asseco Data Systems proponuje dwa podejścia w oferowaniu usługi e-Doręczeń dla blisko 800 tys. firm zarejestrowanych w KRS, które od 1 kwietnia 2024 muszą korzystać z tego systemu. Czym one się różnią?

Pierwsze przeznaczone jest głównie dla firm z sektora MŚP lub osób fizycznych, które nie mają potrzeby integrować e-Doręczeń z własnymi systemami IT, albo wysyłają i odbierają małą liczbę korespondencji wymagającej potwierdzenia. W tym przypadku kierują przedsiębiorcę na stronę www.certum.pl/e-doreczenia.

Ma tam możliwość wyboru jednego z trzech pakietów – Free, Standard albo Premium. Dostosować można je do liczby użytkowników – odpowiednio 1, 5 lub 50, liczby wysyłek do podmiotów komercyjnych oraz pojemności samej skrzynki. W każdym przypadku korespondencja z urzędami administracji publicznej jest bezpłatna.

W pakietach tych oferują zakup skrzynki do e-Doręczeń wraz z możliwością złożenia wniosku o założenie adresu do doręczeń elektronicznych tzw. ADE. Sama skrzynka umożliwia nam zarządzanie całą korespondencją – zarówno przychodzącą, jak i wychodzącą.

Jak wygląda oferta dla dużych firm?

Dla dużych firm – które traktują usługę e-Doręczeń jako element większego systemu, np. klasy workflow – jest możliwość ich integracji, poprzez API, z usługą Certum.

Interfejsem dla użytkownika systemu e-Doręczeń jest wtedy system, z którego korzysta na co dzień do zarządzania elektroniczną dokumentacją. Może to być np. system obiegu dokumentów, gdzie usługa elektronicznego doręczenia będzie tylko jednym z jego wielu modułów. Usługa e-Doręczeń może być zintegrowana z dowolnym systemem.

Integracja przez API to usługa dla organizacji, które wykorzystania systemu e-Doręczeń nie ograniczają wyłącznie do tego, aby zrealizować ustawowy obowiązek, zalogować się na konto i sprawdzić, czy przyszła jakaś korespondencja urzędowa. Jest ona dedykowana dla tych organizacji, które chcą otrzymać pewną wartość dodaną mechanizmu e-Doręczeń, która w przyszłości da im przewagę konkurencyjną.

Jaka może być ta wartość dodana?

Po pierwsze usługa e-Doręczeń adresuje potrzebę komunikacji transgranicznej. Możemy więc mówić o wzajemnej komunikacji na rynku międzynarodowym, szczególnie na uregulowanym rynku europejskim. Definicja e-Doręczenia wywodzi się bowiem z rozporządzenia eIDAS, które jest kluczową regulacją prawną w Unii Europejskiej.

Dzięki eIDAS obywatele UE mają już dziś możliwość korzystania z systemów identyfikacji elektronicznej swojego państwa. Mogą także posługiwać się podpisami elektronicznymi, które uznawane są w innych krajach. Również e-Doręczenia będą implementowane w poszczególnych krajach unijnych. W niedalekiej przyszłości powinno mieć to duże znaczenie w kontekście dodatkowych metod komunikacji i działania w zgodzie z ideą paperless.

Drugą wartością e-Doręczeń jest walor prawny. Dowody nadania i odbioru korespondencji w tym systemie stanowią bowiem dowód w postępowaniu sądowym. Jest to wartość, która pozwala użytkownikom czuć się bezpiecznie podczas korzystania z tego narzędzia.

Trzeci aspekt to podejście Unii Europejskiej do usług kwalifikowanych jako tych, które – w zakresie cyberbezpieczeństwa – traktowane są na najwyższym poziomie. Należy do nich też usługa e-Doręczenia. Jej wartości można więc szukać na różnych płaszczyznach.

Jak funkcjonuje usługa e-Doręczenia w zakresie transgraniczności?

Każdy z krajów UE albo miał już pewną historię związaną z e-Doręczeniami, albo zaczyna ją od podstaw. Mamy więc zupełnie różne perspektywy i różne „prędkości” ich wdrażania. Podstawą są jednak normy, które na poziomie UE definiują standard doręczeń elektronicznych z punktu widzenia transgraniczności. Kraje UE będą więc dążyć do wspólnych integracji – czy to przez węzły krajowe, czy transgraniczne – dostawców takich usług z różnych krajów. Proces ten jeszcze się kształtuje.

Natomiast jeżeli będą już wzajemne interakcje pomiędzy krajami, to automatycznie rozpoznawalność i akceptacja tego typu mechanizmów będzie się szybciej rozwiajała. Podobnie jak z e-podpisami, polskie podpisy kwalifikowane traktujemy jako rozwiązania pierwszego wyboru, ale nie można przeciez odmówić skuteczności wykorzystania podpisów kwalifikowanych dostawców z zagranicy.

Ale możliwość wysyłania przesyłek transgranicznych to kolejny etap wejścia w życie e-Doręczeń. W pierwszym rząd zobowiązał wszystkie firmy zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych ADE. Mam nadzieję, że firmy zobaczą nie tylko obowiązek korzystania z e-Doręczeń, ale i korzyść z tego tytułu.

Wróćmy do tematu integracji systemu e-Doręczeń z wewnętrznymi systemami IT. Z jakimi wyzwaniami się ona wiąże? W jaki sposób wspieracie klientów w tych projektach?

Jest to nowa usługa i dużo czasu zajmuje przede wszystkim samo zrozumienie jej idei. Jest to istotna kwestia szczególnie przy integracjach typu system-system, gdzie trzeba odpowiednio stosować pewne metody API.

Jedną stroną medalu jest więc integracja stricte techniczna, a drugą wzajemne zrozumienie, co tak naprawdę oznaczają poszczególne elementy samego doręczania elektronicznego. A mamy wśród nich np. mnóstwo zagadnień związanych z tym co oznaczają dowody nadania, czy odbioru. Trzeba to odpowiednio i umiejętnie zintegrować.

Asseco udostępnia środowisko integracyjne do takich działań, ale także zapewnia wsparcie eksperckie. Stara się przybliżyć, jak adresować poszczególne elementy – także ustawowe – w zakresie e-Doręczeń.

Ważne jest, aby firmy miały świadomość tego, jak działają te usługi. Tak naprawdę integracja z jednym z operatorów oznacza wejście w ekosystem krajowego systemu e-Doręczeń. Liczymy na wzajemną interakcję pomiędzy dostawcą, odbiorcą i integratorem, aby systemy e-Doręczeń integrować w sposób właściwy technologicznie i prawnie. Asseco Data Systems oferuje wsparcie zarówno w integracji, jak i w realizacji całego projektu.

Zazwyczaj robimy wzajemne testy na środowisku integracyjnym albo przeprowadzane warsztaty. Podczas takich testów można wykonać pełną integrację, a następnie przenieść gotowe rozwiązanie na środowisko produkcyjne. Możliwe są różne scenariusze.

Co istotne, podmioty które się integrują, zdobywają podczas takich testów wiedzę na temat działania całej usługi. Przejście na system produkcyjny stanowi dla nich wtedy mniejsze wyzwanie. Warto podkreślić, że w ramach pakietu dla dużych firm oferują też wsparcie techniczne przez okres zdefiniowany we wzajemnej umowie.

Jakie korzyści przynosi usługa kwalifikowana?

Podmioty które świadczą usługi kwalifikowane traktowane są jako kluczowe, chociażby w zakresie dyrektywy NIS2 i cyberbezpieczeństwa. Wykorzystując rozwiązania kwalifikowane przedsiębiorcy zapewniają więc sobie istotny element cyberbezpieczeństwa.

Drugi element jest formalno-prawny. Na poziomie UE mamy jednolite przepisy, jeśli chodzi o akceptacje e-Doręczeń w skali europejskiej. I to jest istotna kwestia zgodności prawnej, która funkcjonuje na jednolitym, europejskim rynku cyfrowym.

Trzeci element to interoperacyjność – usługi kwalifikowane są wzajemnie rozpoznawalne. W ich ramach możemy myśleć w przyszłości o przesyłkach transgranicznych, a tak naprawdę o realizacji procesów biznesowych pomiędzy podmiotami, które często wymagają korespondencji zdalnej, ale też szybkiej i bezpiecznej. Te aspekty się ze sobą łączą.

Czym wyróżnia się oferta Asseco Data Systems w porównaniu do konkurencji?

Marka Certum i rozwiązania usług kwalifikowanych są obecne na rynku już od ponad 25 lat. e-Doręczenia są więc kolejną usługą kwalifikowaną. Jest też elementem uzupełniającym cały ekosystem rozwiązań paperless.

To czym dzielą się z klientami – szczególnie na poziomie integracyjnym – to wiedza i wieloletnie doświadczenie. Starają sie wejść nie tylko w rolę dostawcy usług, ale też konsultanta. Wskazują firmom, co jest możliwe prawnie i technicznie. Uświadamiają także, jak najlepiej do tego zagadnienia podejść, aby uzyskać rzeczywistą wartość z systemu e-Doręczeń. Wspólnie z klientami wskazują różne, możliwe sposoby wykorzystania systemu e-Doręczeń.