Desintoxicação digital: formas práticas de eliminar dados ROT

ROT é um problema significativo: muitas organizações mantêm grandes volumes de dados desnecessários que podem gerar riscos às suas operações. Dados ROT comprometem a eficiência da gestão da informação e resultam em aumento de custos, vulnerabilidades de segurança e prejuízos à tomada de decisão.

Dados não estruturados

Não é surpresa que os dados não estruturados sejam um dos principais responsáveis pelo acúmulo de ROT. Dados não estruturados — ou seja, aqueles que não possuem um formato predefinido, como o encontrado nas linhas e colunas de um banco de dados — tornam-se um desafio para as organizações devido à sua ambiguidade. Muitas vezes, os gestores de informações simplesmente “não sabem o que não sabem”.

Dados não estruturados podem incluir arquivos digitais como documentos de texto, imagens, arquivos de áudio, vídeos, publicações em redes sociais, e-mails, entre outros. Muitos desses arquivos são cópias — e, em alguns casos, cópias de cópias. Nossos painelistas estimam que entre 50% e 60% dos dados de uma organização sejam não estruturados.

Por que sua organização precisa de uma desintoxicação digital

A eliminação de dados ROT reduz o volume de trabalho necessário para gerenciar grandes conjuntos de dados durante litígios, auditorias, fusões e aquisições e outras atividades corporativas. Quanto maior o volume de dados, maior será a quantidade de informações que precisará ser identificada e apresentada nessas situações. Ao gerenciar seus dados regularmente e eliminar ROT, você também:

• Reduzir riscos de segurança e proteger melhor suas informações sensíveis
• Otimizar o armazenamento digital e reduzir seu impacto ambiental
• Aumentar a produtividade em toda a organização

Outro benefício significativo da desintoxicação digital é a preparação da sua organização para tendências futuras, como a IA. Os dados remanescentes após um projeto de eliminação de ROT tendem a ser mais precisos e úteis para tecnologias avançadas, permitindo alimentar modelos com maior confiança. Dados limpos geram insights estratégicos para o negócio e para o cliente.

A abordagem correta para a limpeza de dados

Embora a tecnologia ajude a gerenciar dados ROT, é fundamental contar com pessoas e processos estruturados para lidar com a questão de forma eficaz. Isso geralmente envolve um esforço de gestão de mudanças com apoio da liderança executiva. O colaborador médio pode ter o hábito de criar cópias de cópias de cópias e armazenar dados em diversos tipos de pastas, sem considerar o impacto dessa prática. Até mesmo gestores de registros podem demonstrar resistência à atualização de seus hábitos de armazenamento de dados.

Limpando milhões de arquivos digitais

Durante nossa discussão, a painelista Chantel Johnson, Vice-Presidente do Chief Data Office do Bank of China, compartilhou algumas estratégias-chave adotadas em sua abordagem para a eliminação de dados ROT.

Apoio da liderança:

A obtenção de respaldo executivo foi essencial para viabilizar a iniciativa de limpeza de dados e eliminar o máximo possível de ROT. 

Avaliação direcionada dos dados:

O foco foi nos dados não estruturados, considerados de maior risco devido à falta de organização e ao potencial de exposição de informações sensíveis. Aspectos como bloqueios legais (legal holds) e informações pessoalmente identificáveis (PII) foram determinantes na definição do que poderia ser descartado. 

Implementação de tecnologia:

Foram utilizadas ferramentas de tecnologia e classificação de conteúdo para mapear dados não estruturados, identificar ROT e avaliar conformidade. 

Engajamento de stakeholders e especialistas:

Coordenadores de registros, líderes departamentais e especialistas jurídicos contribuíram com conhecimento técnico para garantir a correta classificação e destinação dos dados. 

Limpeza gradual:

Adotou-se uma abordagem faseada, iniciando por dados de baixo risco e avançando progressivamente para conjuntos mais complexos. 

Manutenção contínua:

Foram estabelecidos processos e políticas para evitar o acúmulo de novos dados ROT e assegurar higiene contínua dos dados. 

A eliminação de dados ROT não é uma atividade pontual, mas um processo contínuo que exige revisões e atualizações regulares. Especialistas recomendam uma frequência superior a uma vez por ano, incentivando gestores de registros a adotarem uma estratégia permanente. Contar com um Human-in-the-Loop é fundamental. Sem as pessoas certas envolvidas no processo de limpeza de ROT, a tomada de decisões pode ser interrompida. A tecnologia pode oferecer recomendações, mas não é capaz de tomar todas as decisões críticas de negócio e jurídicas.

Reduzir ROT e estabelecer uma estratégia de limpeza contínua é essencial para os gestores de informações atualmente. Novos dados são criados constantemente, e o problema da sobrecarga informacional continuará a crescer com a rápida expansão da IA.

Você não pode ficar parado

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