Elevate the power of your work
รับคำปรึกษาฟรีวันนี้!
ดิจิทัลดีท็อกซ์ วิธีปฏิบัติจริงในการจัดระเบียบ ROT
บล็อกและบทความ
การเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วของปริมาณข้อมูลเป็นประเด็นสำคัญสำหรับผู้จัดการข้อมูลในปัจจุบัน ข้อมูลที่ซ้ำซ้อน ล้าสมัย และไม่สำคัญ (ROT) เพิ่มความเสี่ยงและทำให้มูลค่าสินทรัพย์ดิจิทัลของคุณลดลง ผู้เชี่ยวชาญจากเซสชันซีรีส์การศึกษาปี 2024 ล่าสุดของเราแบ่งปันคำแนะนำเชิงปฏิบัติสำหรับโครงการจัดระเบียบข้อมูลครั้งต่อไปของคุณ
มาร่วมดิจิทัลดีท็อกซ์กับฉัน: วิธีปฏิบัติจริงในการจัดระเบียบ ROT ประกอบด้วยผู้ร่วมอภิปราย Chantel Johnson รองประธานและหัวหน้าเจ้าหน้าที่ฝ่ายข้อมูลที่ธนาคารแห่งประเทศจีน และ Steve Matthews หัวหน้าฝ่ายบริการลูกค้าระดับมืออาชีพที่ Iron Mountain เราจัดการกับทุกสิ่งตั้งแต่ความเสี่ยงและความท้าทายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูลในสมัยใหม่ไปจนถึงกลยุทธ์ที่ได้รับการทดสอบแล้วสำหรับการจัดระเบียบและการบริหารจัดการข้อมูลที่ซ้ำซ้อน ล้าสมัย และไม่สำคัญ (ROT) อย่างมีประสิทธิภาพ ผู้เชี่ยวชาญของเราได้แบ่งปันข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับวิธีการรับมือกับงานที่มีเดิมพันสูงนี้ ซึ่งรวมไปถึง:
- การทำความเข้าใจว่าข้อมูล ROT คืออะไรและมีความเสี่ยงอย่างไร
- กระบวนการจัดระเบียบข้อมูล ROT ซึ่งรวมทั้งเครื่องมือและทรัพยากรที่จำเป็น
- ความสำคัญของการจัดการและการดูแลข้อมูลอย่างต่อเนื่อง
ข้อมูล ROT คืออะไร และทำไมจึงมีความเสี่ยง
องค์กรต่างๆ กำลังต่อสู้กับการเติบโตของข้อมูลแบบทวีคูณ ซึ่งสร้างความท้าทายในด้านปริมาณข้อมูล ต้นทุนการจัดเก็บ และความเสี่ยงที่มากกว่าตอนที่ใช้ระเบียนกระดาษ ข้อมูลส่วนมาก ไม่ว่าจะมีโครงสร้างหรือไม่มีโครงสร้าง มักซ้ำซ้อน ล้าสมัย และไม่สำคัญ ข้อมูล ROT สามารถระบุได้จากการขาดมูลค่าทางธุรกิจและครอบคลุมถึงข้อมูลดิจิทัลส่วนเกินในวงกว้าง ตั้งแต่ภาพถ่ายวันหยุดส่วนตัวไปจนถึงข้อมูลที่ตรงตามข้อกำหนดในการเก็บรักษา
ROT ประกอบด้วยข้อมูลขององค์กรได้ตั้งแต่ 50% ขึ้นไป
ROT คือปัญหาที่มีนัยสำคัญ: องค์กรมากมายมีข้อมูลที่ไม่จำเป็นจำนวนมาก ซึ่งก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อการปฏิบัติการได้ ข้อมูล ROT ขัดขวางการจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ และนำไปสู่ต้นทุนที่เพิ่มขึ้น ช่องโหว่ในการรักษาความปลอดภัย และการตัดสินใจที่ไม่ดี
ความเสี่ยงของ ROT
ข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง
ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างจะเป็นตัวการใหญ่เกี่ยวกับ ROT ข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง คือ ข้อมูลที่ไม่มีรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในลักษณะที่คุณจะพบได้ในแถวและคอลัมน์ของฐานข้อมูล จึงกลายเป็นปัญหาสำหรับองค์กรเนื่องด้วยความคลุมเครือ ผู้จัดการข้อมูลเพียงแค่ “ไม่รู้สิ่งที่ตัวเองไม่รู้”
ข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างอาจประกอบไปด้วยไฟล์ดิจิทัล เช่น เอกสารข้อความ รูปภาพ ไฟล์เสียง ไฟล์วิดีโอ โพสต์บนโซเชียลมีเดีย อีเมล และอีกมากมาย ไฟล์มากมายเหล่านี้มักจะเป็นสำเนา และบางครั้งก็เป็นสำเนาของสำเนาอีกที ผู้ร่วมอภิปรายของเราประเมินว่าข้อมูลขององค์กรถึง 50–60% ไม่มีโครงสร้าง
เพียงแค่การเก็บข้อมูลที่คุณไม่รู้จักก็ทำให้มีความเสี่ยงและช่องโหว่อยู่มากมาย
เหตุผลที่องค์กรของคุณต้องทำดิจิทัลดีท็อกซ์
การจัดระเบียบข้อมูล ROT ลดภาระงานที่จำเป็นในการจัดการชุดข้อมูลขนาดใหญ่ในระหว่างการฟ้องร้อง การตรวจสอบ การควบรวมและซื้อกิจการ และกิจกรรมทางธุรกิจอื่นๆ ยิ่งคุณมีข้อมูลมากเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งจำเป็นจะต้องระบุและผลิตข้อมูลมากขึ้นเท่านั้นในสถานการณ์เหล่านี้ นอกจากการจัดการข้อมูลของคุณและกำจัด ROT เป็นประจำ คุณก็ยังจะ:
- ลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยและปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของคุณได้ดีขึ้น
- เพิ่มประสิทธิภาพพื้นที่เก็บข้อมูลดิจิทัลและลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทั่วทั้งองค์กรของคุณ
ประสิทธิภาพการทำงานของผู้ใช้เพิ่มขึ้นเนื่องจากคุณสามารถค้นหาข้อมูลที่ถูกต้องได้ในเวลาที่เหมาะสม
อีกหนึ่งประโยชน์มหาศาลของดิจิทัลดีท็อกซ์ คือ ความพร้อมขององค์กรคุณสำหรับแนวโน้มในอนาคต เช่น AI ข้อมูลที่เหลือหลังโครงการจัดระเบียบ ROT มีแนวโน้มมากกว่าที่จะแม่นยำและเป็นประโยชน์สำหรับเทคโนโลยีขั้นสูง คุณจึงสามารถให้อินพุตโมเดลได้อย่างมั่นใจ ข้อมูลที่เป็นระเบียบจะสร้างข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับธุรกิจและลูกค้าที่มีค่า
ประโยชน์ของการจัดระเบียบ ROT
แนวทางที่ถูกต้องสำหรับการจัดระเบียบข้อมูล
แม้ว่าเทคโนโลยีจะช่วยจัดการข้อมูล ROT ได้ แต่การมีบุคลากรและกระบวนการเพื่อแก้ไขปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพก็เป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งด้วย ซึ่งมักจะเกี่ยวข้องกับความพยายามในการจัดการการเปลี่ยนแปลง โดยมีการสนับสนุนจากฝ่ายบริหาร พนักงานทั่วไปอาจมีนิสัยชอบทำสำเนาซ้ำซ้อนไปมาแล้วจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์หลายประเภท โดยไม่คำนึงถึงผลกระทบ แม้แต่ผู้จัดการระเบียนเองก็อาจจะปรับปรุงนิสัยการจัดเก็บข้อมูลของตัวเองได้ยาก
การจัดระเบียบไฟล์ดิจิทัลนับล้าน
ในระหว่างการพูดคุยกันของเรา ผู้ร่วมอภิปราย Chantel Johnson รองประธานและหัวหน้าเจ้าหน้าที่ฝ่ายข้อมูลที่ธนาคารแห่งประเทศจีนได้แบ่งปันกลยุทธ์หลักบางส่วนที่เธอใช้ในระหว่างการจัดระเบียบ ROT
การสนับสนุนจากฝ่ายบริหาร:
Chantel ได้รับการสนับสนุนจากฝ่ายบริหารสำหรับความคิดริเริ่มในการจัดระเบียบข้อมูล โดยตระหนักถึงความสำคัญของการกำจัดข้อมูล ROT ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
การประเมินข้อมูลแบบมีเป้าหมาย:
องค์กรมุ่งเน้นไปที่ข้อมูลไม่มีโครงสร้าง ซึ่งถือว่ามีความเสี่ยงสูงสุด เนื่องจากขาดการจัดระเบียบและมีความเสี่ยงต่อการเปิดเผยข้อมูลที่ละเอียดอ่อน การเก็บรักษาข้อมูลเพื่อใช้ในทางกฎหมายและข้อมูลส่วนบุคคลที่ระบุตัวตนได้ (PII) เป็นข้อพิจารณาที่สำคัญในระหว่างขั้นตอนการจัดระเบียบข้อมูล ปัจจัยทั้งสองนี้ส่งผลโดยตรงต่อข้อมูล ROT ที่สามารถกำจัดได้
การนำเทคโนโลยีมาใช้:
องค์กรใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีและเครื่องมือการจำแนกประเภทเนื้อหาเพื่อแสดงข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง ระบุไฟล์ ROT และประเมินสถานะการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
การยอมรับจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและ SME:
ผู้ประสานงานระเบียน หัวหน้าแผนก ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายได้รับการว่าจ้างมาให้ความรู้หลักเฉพาะทางและรับประกันการจำแนกประเภทและการกำจัดข้อมูลอย่างถูกต้อง
การทยอยจัดระเบียบ:
องค์กรได้นำแนวทางแบบแบ่งเป็นระยะๆ มาใช้ในกระบวนการจัดระเบียบ โดยเริ่มจากข้อมูลที่มีความเสี่ยงต่ำแล้วค่อยๆ คืบหน้าไปที่ชุดข้อมูลที่ซับซ้อนมากขึ้น
การบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่อง:
องค์กรได้กำหนดกระบวนการและนโยบายเพื่อป้องกันการสะสมข้อมูล ROT ใหม่และทำให้แน่ใจว่ามีการทำความสะอาดข้อมูลอย่างต่อเนื่อง
โปรแกรมจัดระเบียบ ROT ไม่ได้ทำครั้งเดียวจบ แต่เป็นกระบวนการแบบต่อเนื่อง
การจัดระเบียบข้อมูล ROT ไม่ใช่งานที่ทำครั้งเดียวเสร็จ แต่เป็นกระบวนการต่อเนื่องที่ต้องมีการตรวจสอบและการอัปเดตเป็นประจำ ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ทำบ่อยกว่าหนึ่งครั้งต่อปี เพื่อกระตุ้นให้ผู้จัดการระเบียนพิจารณากลยุทธ์แบบต่อเนื่อง การมีมนุษย์อยู่ในกระบวนการคือสิ่งสำคัญ เมื่อไม่มีบุคคลที่เหมาะสมในกระบวนการจัดระเบียบ ROT การตัดสินใจก็อาจจะหยุดชะงัก เทคโนโลยีสามารถให้ข้อเสนอแนะได้ แต่ไม่สามารถทำการตัดสินใจทางธุรกิจและทางกฎหมายที่สำคัญทั้งหมดได้
การสร้างกลุ่มผู้ประสานงานระเบียนที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดระเบียบ ROT
การลด ROT และการกำหนดกลยุทธ์สำหรับการจัดระเบียบอย่างต่อเนื่องคือสิ่งจำเป็นสำหรับผู้จัดการข้อมูลในปัจจุบัน ข้อมูลใหม่ถูกสร้างขึ้นอย่างต่อเนื่อง และปัญหาข้อมูลโอเวอร์โหลดจะยังคงสะสมต่อไปจากการขยายตัวอย่างรวดเร็วของ AI
คุณอยู่เฉยไม่ได้
รับชมการสัมมนาออนไลน์แบบเต็ม
สนใจเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อนี้และรับฟังคำถามและคำตอบแบบสดๆ กับผู้ร่วมอภิปรายของเราหรือไม่ ไปที่ซีรีส์การศึกษาปี 2024 ของ Iron Mountain เพื่อรับชมการบันทึกตามความต้องการเรื่องดิจิทัลดีท็อกซ์ วิธีปฏิบัติจริงในการจัดระเบียบ ROT และลงทะเบียนสำหรับการสัมมนาออนไลน์ที่กำลังจะมาถึง
บริการและโซลูชั่นที่โดดเด่น
ทรัพยากรที่เกี่ยวข้อง
ดูแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมดูแหล่งข้อมูลเพิ่มเติม
