Ihr Fahrplan für die Digitalisierung

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Wer den digitalen Wandel meistern will, braucht geordnete Daten. Hier sind drei Hürden, die Sie auf Ihrem Digitalisierungsweg jetzt angehen sollten.

Sue Trombley

27. Mai 20247 Min.

Charting the course to digital: 3 RIM challenges to overcome

Von umfangreichen Projekten zur Bereinigung der Datenbestände und rasanten technologischen Fortschritten bis hin zu Datenüberlastung und neuen Sicherheitsbedrohungen – der Bedarf an zukunftsorientierten Verfahren im Bereich Archiv- und Informationsmanagement (Records and Information Management, RIM) war noch nie so groß wie heute. Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Datenlandschaft rasant und schafft sowohl Chancen als auch eine Flut sich ständig weiterentwickelnder Vorschriften.

Als Marktführer im Bereich Archiv- und Informationsmanagement sind Sie in der einzigartigen Position, Ihr Unternehmen durch diese Veränderungen zu navigieren und dabei nicht nur Daten zu schützen, sondern auch Möglichkeiten für die Zusammenarbeit zu erschließen. Das starke Fundament, das Sie mit Ihrem Informationsmanagement aufbauen, trägt Sie (garantiert!) selbst durch stürmische Zeiten.

Diese 3 Hürden gilt es heute zu überwinden, während Sie den Kurs in Ihre digitale Zukunft einschlagen:

1. Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Papierunterlagen

Weshalb Organisationen die Bereinigung ihrer Bestände oft vor sich herschieben, hat unterschiedliche Ursachen – etwa Ressourcenmangel, mangelnde Übersicht oder die schiere Dimension und Komplexität eines anstehenden Bereinigungsprojekts. Unvollständige Datensatzcodes, unbekannte Akteninhalte und mangelnde Struktur bremsen diesen Prozess massiv aus. Die Folge: Die Bereinigung Ihrer Bestände – und somit auch die Kontrolle darüber – liegt auf Eis. Unabhängig von der Ursache führt Untätigkeit stets zum selben Resultat: Fehlende Handlungssicherheit bei Ihren alten Datensätzen verhindert, dass Sie sich voll und ganz auf Ihre strategischen Prioritäten konzentrieren können. Außerdem entstehen Ihnen weiterhin unnötige Kosten und Risiken. Die eigenen Datenbestände präzise zu überblicken und Entscheidungen zu Datensätzen zu treffen, ist nach wie vor eine der größten Herausforderungen, vor denen IT- und Informationsverantwortliche heute stehen.

2. Treffen Sie Digitalisierungsentscheidungen, um hochwertige Daten für Ihre KI-Anwendungen zu liefern

Das Konzept des papierlosen Büros gibt es schon seit Jahrzehnten, doch viele Unternehmen haben es bis heute noch nicht umgesetzt. Der Übergang zur Papierlosigkeit scheitert häufig an unklaren Strategien und Ressourcenmangel. Das verlangsamt nicht nur den Prozess, sondern dämpft auch die Begeisterung im Team. Der Weg nach vorn besteht niemals darin, einfach „alles zu digitalisieren“. Ein durchdachter Digitalisierungsansatz, der Zugriffsanforderungen, rechtliche Vorgaben, KI-Anwendungsfälle und weitere Prioritäten berücksichtigt, garantiert budget- und zielgerechte Entscheidungen. So vermeiden Sie, dass mangelnde Kontrolle über Ihre physischen Bestände nahtlos in ein digitales Format übergeht.

Wie wir alle wissen, revolutioniert KI im Eiltempo die Art und Weise, wie Unternehmen Geschäfte machen. Die Auswirkungen von KI auf Daten- und Information Governance verändern die Informationslandschaft bereits heute grundlegend. Unternehmen weltweit setzen auf KI- und fortschrittliche Analysetools, um ihre wertvollen Daten nutzbar zu machen. Durch die gezielte Auswahl der zu digitalisierenden Papierakten schaffen Führungskräfte im Informationsmanagement eine hochwertige Datenbasis für KI-Anwendungen, die zu fundierteren Erkenntnissen und exakteren Resultaten führt.

3. Bereinigen Sie Ihre digitalen Daten

Organisationen weltweit sehen sich mit einem exponentiellen Anstieg ihrer Datenmengen konfrontiert, der noch komplexere Herausforderungen mit sich bringt als die Verwaltung physischer Aktenbestände. Ein erheblicher Teil dieser Daten – ob strukturiert oder unstrukturiert – ist häufig redundant, obsolet und trivial/transitorisch (ROT). Diese ROT-Daten belegen nicht nur wertvollen Platz, sondern behindern auch ein effizientes Informationsmanagement, was zu erhöhten Kosten, Sicherheitslücken und einer beeinträchtigten Entscheidungsfindung führt.

Die Bewältigung komplexer Datenhygiene-Anforderungen erfordert ein strukturiertes Vorgehen. Dazu gehören die Klassifizierung von ROT-Daten, die Bereinigung und Archivierung redundanter Bestände, das Verständnis der eigenen Datenlieferkette sowie die Aufbereitung von Daten für KI-Anwendungen. Dieser Prozess kann bereits mit der Bereinigung Ihrer physischen Aktenbestände beginnen. Schließlich gilt: Ordentliche Papierakten = übersichtlichere digitale Daten.

Speichern, schützen und verwalten: Die Grundlage für den Erfolg

Der Weg zu einer optimierten digitalen Zukunft ist vielleicht leichter erreichbar, als Sie denken. Zwar gibt es zahlreiche Herausforderungen, doch ebenso zahlreich sind die Möglichkeiten, die sich ergeben, wenn Sie die Kontrolle über Ihre Datensätze erlangen und neue Technologien nutzen.

Iron Mountain ist Ihr Partner für die Speicherung, den Schutz, die Verwaltung und die Transformation der wertvollsten Assets Ihres Unternehmens. Entdecken Sie die Smart Records Cleanup Suite von Iron Mountain und erfahren Sie, wie wir Ihnen den Einstieg in die Bereinigung Ihrer Datenbestände erleichtern können.